Zarządzasz powrotem do biura? Pięć rzeczy, które musisz wiedzieć.

Raz jeszcze użyję słowa p a n d e m i a. Tym razem wykorzystam je do przedstawienia innej sytuacji, w której Organizacja rozpoczyna projekt pt.: “powrót pracowników do biura”. Przypomnę, że globalny eksperyment pracy z domu pokazał, że może on być częścią polityki pracy, niemniej będzie wymagał od każdej firmy kilku kwestii do rozważenia, a mianowicie:

• własnej kultury,
• procesów,
• infrastruktury technologicznej,
• i w końcu - strategii dotyczącej nieruchomości.

Dlaczego wspominam o tym na samym początku? Ponieważ wielu z nas, ostatnie kilkanaście miesięcy spędziło w domu i będzie oczekiwało kontynuowania tej możliwości w jakimś stopniu. I właśnie to konkretne oczekiwanie, wpłynie na to jak liderzy powinni wspierać ludzi w niezliczonych zmianach - nie zawsze przez nich oczekiwanych - z którymi będą musieli się zmierzyć w najbliższej przyszłości. Chociaż może się wydawać, że wszystko się zmieni, wciąż wiele fundamentalnych kwestii pozostanie taka sama.

Zapewne nie tylko dla mnie pandemia była pewną niepewnością. Stąd “powrót” z niej i wybory, jakich dokona Twoja organizacja, sposób w jaki przeprowadzicie ludzie przez tę zmianę, będą miały długofalowy wpływ na kolejne lata. Mogą być one oknem na zmianę wartości w firmie, większą integrację lub wzmocnienie przywództwa, niemniej na pewno spotkacie się z dużą presją, ale jednocześnie ogromną szansą na wprowadzenie firmy w świetlaną przyszłość.

Oto to co musisz wiedzieć, zapraszając ludzi ponownie do biura:

Jesteśmy w tym razem

Prawdopodobnie najważniejszą kwestią w zarządzaniu zmianą jest tym razem grono jej odbiorców. Przed pandemią zawsze istniały grupy, które przechodziły więcej zmian niż inne. Zauważmy, że nawet przy ogromnych wysiłkach na wielką skalę, wciąż mogliśmy znaleźć osoby, które zachowywały dystans do zmiany nie biorąc w niej aż tak czynnego udziału.

Trudno nie zauważyć, że dzisiaj wszystko jest inne, ponieważ każda osoba została dotknięta mniej lub bardziej pandemią. Każdy region, każde stanowisko pracy, i co więcej, każdy typ pracownika – bez względu na to jaka pracę wykonywał czy jakie stanowisko piastował - musiał poradzić sobie ze skutkami koronawirusa. Jest jeden pozytywny wymiar tej sytuacji - który nie wynika bezpośrednio z dobrego zarządzania - a jest nim wzmocnienie więzi między ludźmi. Możesz więc oczekiwać, że wspólne przeżycie tego trudnego doświadczenia może sprawić, że ludzie będą względem siebie bardziej empatyczni – bo to wydarzenie ich bezsprzecznie wzmocniło.

Niemniej wciąż sporo pracy przed Tobą do wykonania, aby odpowiednio zaplanować i wesprzeć wszystkich i pokierować te emocje w dobrym, konkretnym kierunku wspierającym Twoją organizację. Wszystko trzeba brać pod uwagę, choćby wybrać jakie podejście szkoleniowe lub coachingowi będzie najlepsze oraz jaka ilość czasu poświęcona każdego pracownikowi sprawi, że poczuje się zaopiekowany. Pamiętaj, że nikt nie może zostać pominięty, a szczególnie patrząc na archetypy zarządzania zmianą, możesz trafić na “cichą myszkę” czyli osobę, która nie będzie się wyróżniała, niemniej będzie czuła i myślała bez dzielenia się tym na zewnątrz.

Oczekiwania pracowników się zmieniają

Jako społeczeństwo jesteśmy bardzo silni, a przejście przez pandemię zmieniło nas wszystkich. To może mocno odbić się na wysiłkach związanych z zarządzaniem zmianą, ponieważ ostatni rok dość mocno zmienił oczekiwania pracowników. Najnowsze badania* pokazują, że istnieją elementy w pracy z domu, które ludzie pokochali. Istnieją również te, które chętnie by porzucili już dziś, gdyby oczywiście mogli. Podobnie wygląda kwestia biura, za jego pewnymi atrybutami tęsknią już dziś. Jedno wiemy na pewno, że rozszerzyły się oczekiwania pracowników dotyczące ich kontroli nad tym, jak i gdzie pracują.

Wszystkie te zmiany w oczekiwaniach będą miały kluczowe znaczenie dla Twojego zrozumienia jak zarządzić tą zmianą. Musisz właściwie ocenić oczekiwania pracowników i sposób, w jaki się zmieniły, wyjaśnić im warunki, do których powrócą - zarówno w perspektywie długoterminowej, jak i krótko terminowej – oraz pomóc im dostosować się do tych zmian.

Podstawy zarządzania zmianą pozostaną bez zmian – z kilkoma poprawkami

Przy tak wielu zmianach i tak dużej stawce w przywróceniu ludzi do nowych warunków, można dojść do wniosku, że zarządzanie zmianą również musi przybrać właściwy kierunek. W rzeczywistości jednak podstawy zarządzania zmianą pozostają takie same — z pewnymi ważnymi poprawkami.

1. Zaczynaj od dlaczego

Bez względu na to jakie zmiany wprowadzasz, upewnij się, że jasno komunikujesz kontekst zmiany oraz potrzebę zmiany. Ten obraz, który zobaczą pracownicy oraz Twoja wizja będą miały kluczowe znaczenie dla zrozumienia i zaangażowania pracowników. Pamiętaj, że przekaz, który zbudujesz musi być odpowiedni i powiązany z pandemią. I może będzie on już związany ze zmianą, która była planowana, a może użyjesz pandemii do zmian, które były pierwotnie planowane. Być może podejmiesz zupełnie nowe kroki, aby dostosować swoje biuro do kompletnie nowej strategii. Niezależnie od tego co planujesz pamiętaj, aby jasno określić jak Twoje działania odpowiadają na pandemię, jak wpisują się w aktualny kontekst, a co najważniejsze, jak są związane z Twoją firmą i pracownikami.

2. Kontynuuj budowę zaangażowania

Pandemia zaatakowała nas znienacka. Nawet, jeśli role które pełniliśmy lub nasze obciążenie pracą nie zmieniły się, mogliśmy być świadkami tych zmian u innych. Prowadząc zaangażowanie zmianą, staraj się w szczególności zaangażować ludzi, zapraszaj ich i wyjaśnij, jak wpasowują się w zmianę. Upewnij się, że widzą swoje miejsce w firmie i biurze. Nie każdy musi otrzymać głoś, niemniej każdy musi czuć się zaopiekowany i powinien mieć poczucie, że jego zdanie się liczy.

3. Modeluj zachowanie pracowników

Zmiana miejsca pracy jest katalizatorem do zmiany w zachowaniu. Prawdopodobnie wprowadzasz zmiany w biurze, aby wspierać współpracę, innowacyjność itp. Nie pozostawiaj zachowania ludzi przypadkowi. Wyjaśnij czego od nich potrzebujesz, co się zmieni i na co będzie miało wpływ nowe biuro. W krótkim okresie możesz podejmować kroki, takie jak sprawdzanie temperatury lub dostosowywanie przestrzeni w zależności od sytuacji epidemicznej. W dłuższej perspektywie, te rutyny mogą ulec zmianie, ale musisz informować ludzi jak powinni postępować i dostosowywać swoje zachowanie, aby przyczynić się do rozwoju firmy i własnego zadowolenia.

4. Aktualizuj narzędzia i protokoły

Po przejściu tego trudnego czasu, ludzie mogą stać się bardziej wrażliwi. Podaj im jak najwięcej szczegółów na temat tego, jak będzie wyglądało miejsce pracy, jak zostanie dostosowany ich proces pracy i jakich zmian mogą się spodziewać. Kiedy przechodzi zmiana, jedną z największych obaw ludzi jest to, że nie będą w stanie skutecznie wykonywać swojej pracy. Odpowiedz na tę kwestię podając szczegółowe informacje o tym, w jaki sposób proces pracy będzie wspierany przez nowe doświadczenie w biurze. Ogólnie rzecz biorąc, zmniejszając niejednoznaczność, zmniejszasz postrzegane ryzyko — lub koszty — związane ze zmianą.

5. Zachęcaj liderów, aby dawali przykład

Badania* pokazują, że ludzie pragną miejsc pracy, w których liderzy są obecni i dostępni, a przywództwo ma zawsze kluczowe znaczenie dla skutecznego zarządzania zmianą. W procesie powrotu do lepszego biura jest to szczególnie ważne. Ze względu na presję i trudności biznesowe związane z pandemią, skupiano się głównie na zdolnościach przywódców. Upewnij się, że rozwijasz liderów i wyjaśniasz zachowania, które muszą modelować. Muszą być transparentni, zarządzać wydajnością, a nie obecnością, zachęcać do nawiązywania kontaktów między członkami zespołu i stosować nowe strategie w miejscu pracy. Ponadto liderzy powinni być dostępni, aby odpowiadać na pytania, dostarczać informacji i przecierać drogę dla większej akceptacji zmian.

Jak zarządzasz zmianą - to ma znaczenie

Ostatecznie sposób, w jaki zarządzasz zmianą, ma ogromne znaczenie, ponieważ jest odzwierciedleniem Twojej kultury, Twoich wartości, Twoich mocnych stron i – tak – Twoich słabości. Ludzie będą wyciągać wnioski na temat Twojej organizacji na podstawie rzeczywistych zmian, które wprowadzasz oraz na podstawie tego, jak zarządzasz procesem zmiany. Dobrze zarządzana zmianą ma pozytywny wpływ na zaangażowanie, samopoczucie i wydajność.

Możesz skutecznie zareagować na pandemię. Ale prawdziwą szansą jest wykorzystanie najnowszych doświadczeń i wyników badań do uczenia się i doskonalenia — do lepszej pracy. Najbardziej znaczące trudności mogą być paliwem dla największych ulepszeń. Jest to szansa na zarządzanie zmianą — poprowadzenie organizacji przez zmianę i wdrożenie lepszego miejsca pracy, które wspiera pracę i pracowników w nowy sposób.

*Steelcase Research: https://www.steelcase.com/research/articles/topics/post-covid-workplace/designing-home-office-works/