Avaya spaces - kompleksowa platforma do współpracy
W dzisiejszych czasach popularne są rozwiązania do wideokonferencji, takie jak Microsoft Teams czy Zoom. Zaawansowaną i bezpieczną alternatywą do pracy wideokonferencji i pracy grupowej jest Avaya Spaces.
To rozbudowane, a jednocześnie proste w użyciu narzędzie działa w oparciu o plat- formę chmurową i umożliwia korzystanie z niego za pomocą przeglądarki. Avaya Spaces jest wykorzystywane do współpracy między zespołami w firmach, z funkcją grupowych połączeń wideo nawet w 1000 osób jednocześnie. Rozwiązanie jest kierowane do firm dowolnej wielkości, ale także do edukacji, służby zdrowia i innych branż. Wszystkie funkcjonalności Avaya Spaces można wypróbować przez 60 dni za darmo.
Avaya Spaces pozwala tworzyć „przestrzenie” w ramach jednej organizacji, w których spotykać się mogą zespoły pracujące nad różnymi projektami. Konfigurację przestrzeni można zrealizować według własnych potrzeb – mogą być one ogólnodostępne i każdy może do nich dołączyć, ale też dostęp do nich może zostać przyznany tylko wybranym pracownikom, którzy dodatkowo przy dołączaniu muszą się autoryzować kodem PIN.
Avaya Spaces umożliwia ciągłą pracę nad projektami, a więc nie tylko w momencie spotkań członków zespołu, lecz także przed czy po. Pracownicy mają dostęp do wszystkich zasobów związanych z projektem w dowolnym miejscu i czasie – niezależnie czy są to pliki, dokumentacja czy ustalenia między współpracownikami w formie chatu.
AVAYA SPACES TO USŁUGA CHMUROWA
Avaya Spaces nie wymaga instalowania żadnego oprogramowania ani zakupu sprzętu do firmy. Usługa działa w chmurze. Jej podstawowym elementem jest czat tekstowy między członkami zespołu. Mogą oni dyskutować na otwartych dla wszystkich przestrzeniach lub tworzyć zamknięte grupy.
Narzędzie udostępnia też możliwość realizowania grupowych połączeń wideo, w których może uczestniczyć nawet 1000 osób jednocześnie. Ponieważ Avaya Spaces w trybie ciągłym otrzymuje nowe funkcje, jedną z nich, jest możliwość wyświetlenia 61 okienek wideo jednocześnie na ekranie. Funkcja ta jest szczególnie przydatna w szkołach na potrzeby nauczania zdalnego.
To tylko niektóre z przydatnych funkcjonalności, bo Avaya Spaces oferuje znacznie więcej możliwości. Platformę można w zasadzie porównać do czegoś w rodzaju połączenia Teams, Slacka i Trello.
Oprócz wspomnianych funkcji czatowania oraz połączeń głosowych i wideo, członkowie zespołu mogą też współdzielić pliki. Avaya oferuje w tym celu własną przestrzeń chmurową.
Przy zarządzaniu projektami przyda się też funkcja tworzenia list zadań. Zadania można przypisywać wybranym członkom zespołu lub całym zespołom.
DZIAŁA NA WSZYSTKICH URZĄDZENIACH
Ważną cechą Avaya Spaces jest to, że usługa działa w przeglądarce, i w wersji przeglądarkowej udostępnia wszystkie swoje funkcjonalności. Nie jest wymagane instalowanie żadnych dodatkowych aplikacji.
Narzędzie dostępne jest dla wszystkich typów urządzeń – czyli komputerów stacjonarnych (PC i Mac), smartfonów i tabletów.
PROSTE ZAPRASZANIE WSPÓŁPRACOWNIKÓW – TAKŻE SPOZA ORGANIZACJI
Jedną z funkcjonalności, za którą użytkownicy szczególnie cenią aplikację Zoom, jest bardzo proste zapraszanie do wideorozmowy uczestników spoza organizacji. Bardzo podobny mechanizm oferuje również Avaya Spaces. Można łatwo wygenerować link, który wysyłamy do osób spoza firmy mailem, SMS-em albo komunikatorem internetowym. Po kliknięciu zaproszony może dołączyć do udostępnionej przestrzeni, w ramach której można np. odbyć połączenie wideo. Zaproszony uczestnik nie musi instalować na swoim komputerze żadnych aplikacji ani wtyczek do przeglądarki. Wystarczy, że kliknie w link. To niezwykle wygodne rozwiązanie ułatwiające współpracę.
Co więcej, w tym wypadku można zaprosić do swojej „przestrzeni” osoby spoza organizacji nie tylko na czas wideo-rozmowy, ale można im udostępniać wszystkie zasoby potrzebne do realizacji projektu – a więc także współdzielone pliki czy zadania. To ważny element, który odróżnia Avaya Spaces od Zooma czy Cisco Webex – narzędzie pozwala na współpracę nie tylko w trakcie rozmów wideo, ale także przed czy po nich.
Avaya zapewnia ponadto, że usługa ma o połowę mniejsze wymagania na transfer danych od konkurencyjnych rozwiązań, co jest szczególnie cenne, gdy mamy dostęp do nienajlepszego łącza internetowego.
Ważną cechą Avaya Spaces jest też wsparcie dla realizacji zadań i projektów nieplanowanych. W tym wypadku aplikacja Avaya może służyć jako uzupełnienie innych używanych w organizacji narzędzi, takich jak WhatsApp, Slack, Teams czy chociażby Google Drive. Wszystkie można w prosty sposób integrować ze środowiskiem Avaya Spaces.
Sama aplikacja Avaya Spaces hostowana jest w serwerowni należącej do Google z obszaru EU, co gwarantuje też zgodność z wymogami RODO/GDPR. Usługa korzysta z platformy Google Cloud do realizowania połączeń wideo, a także przechowywania plików swoich użytkowników. W tym wypadku użytkownicy Avaya Spaces są przekierowywani do najbliższej siebie serwerowni, które są zlokalizowane na całym świecie. To zapewnia najwyższy komfort korzystania z rozwiązania, bo dane, na których pracujemy, znajdują się cały czas relatywnie blisko nas. Przechowywanie danych geograficznie blisko użytkownika pozwala też na lepszą kontrolę nad prywatnością i bezpieczeństwem tych danych. Avaya Spaces ma wszystkie certyfikaty zgodności z GDPR. Rozwiązanie od początku było projektowane z myślą o najwyższym poziomie bezpieczeństwa.
Usługa Avaya Spaces dostępna jest w kilku modelach subskrypcyjnych. Podstawowy – jest zupełnie bezpłatny. Pozwala na realizowanie połączeń wideo – przez pierwsze 60 dni nawet z 50 osobami, a potem już tylko z jedną osobą. Bez limitów czasowych można za to prowadzić czaty głosowe, a także wymieniać się plikami (obowiązuje jednak limit miejsca na dane1 GB). Pełnię możliwości uzyskać można jednak dopiero wykupując miesięczną subskrypcję w jednym z dwóch pakietów: Business lub Power.
Autor: Łukasz Kulig, dyrektor zarządzający, Avaya Polska
