Edukacja

Cienie i blaski prowadzenia firmy z perspektywy zapewnienia odpowiednich pracowników

1 625

Prowadzenie firmy z sukcesem – bez względu na jej wielkość – to nie tylko dobry pomysł na to, aby jak najlepiej odpowiedzieć na potrzeby rynku, ale także dokładne zaplanowanie tego, w jaki sposób i za pomocą jakich narzędzi możemy to zrobić. Pod tymi hasłami kryją się strategia biznesowa i ściśle z nią powiązane strategie wspierające, m.in. rekrutacyjna, marketingowa, finansowa i inne.

Rozwój technologii wiąże się z coraz szybciej zmieniającym się rynkiem – w tym rynkiem pracy. Coraz więcej funkcji, do tej pory realizowanych przez ludzi, przejmowanych jest przez maszyny czy systemy, dzięki którym następuje automatyzacja wielu czynności. Optymalizacja ta zapewnia skrócenie czasu pracy, zminimalizowanie błędów oraz ograniczenie kosztów. Zmianom podlegają także ludzie, ich potrzeby i oczekiwania. To wszystko sprawia, że jedynie najlepiej przygotowane i elastycznie działające firmy są w stanie skutecznie konkurować na dynamicznym rynku. Wiele obszarów rzeczywiście udaje się zastąpić za pomocą sztucznej inteligencji i oprogramowania szytego na miarę, jednak niejednokrotnie okazuje się, że tym, z czym firmy borykają się najbardziej to konieczność zaspokojenia bieżących potrzeb rekrutacyjnych. Każdy pracodawca wie, jak trudne jest realizowanie działań, jeśli zatrudnieni ludzie są niedopasowani do firmy, brakuje im niezbędnych kwalifikacji albo nagle decydują się opuścić szeregi organizacji. Z takimi sytuacjami zmagają się wszyscy – mali przedsiębiorcy i wielkie, międzynarodowe koncerny.

Przedsiębiorstwa dobrze znają wyzwania, jakie są związane z masowymi rekrutacjami spowodowanymi między innymi natężeniem pracy w związku z sezonem produkcyjnym (tzw. peak) czy wprowadzeniem nowego produktu lub usługi i koniecznością rozbudowania zespołu odpowiedzialnego za obsługę klientów. Rotacja pracowników dotyczy każdej firmy. Oczywiście w dużych firmach stopień tego zjawiska i atrycji jest o wiele wyższy, bo dotyczy mniej wyspecjalizowanych pracowników. W takich przypadkach, szybkie zatrudnienie potrzebnych ludzi jest koniecznością. W firmach z rozbudowaną strukturą, procedury zwykle są bardziej skomplikowane, więc procesy rekrutacyjne nie prowadzone na bieżąco przez odpowiednio wyszkolonych pracowników kończą się sytuacją, w której zaangażowanych jest więcej osób niż potrzeba. Kolejna kwestia to trudność w pozyskaniu przyszłych pracowników. Firmy działające na polskim rynku pracy od wielu lat zgłaszają coraz większe trudności w dotarciu do takich osób, które z chęcią podjęłyby pracę i były zaangażowanymi i lojalnymi pracownikami. Kolejnym wyzwaniem, z którym coraz więcej pracodawców musi się na co dzień mierzyć jest pokolenie Y, tzw. Milenialsi, których potrzeby związane z aktywnością zawodową wydają się być inne niż wcześniejszych generacji. Zachęcenie i zbudowanie zaangażowania wśród uczestników tej grupy zawodowej jest nie lada wyzwaniem.


Najwięksi gracze doskonale wiedzą jak trudne jest realizowanie rekrutacji, jeśli procesy z nią związane nie są traktowane jako istotny temat. Czy istnieje remedium na przytoczone wcześniej wyzwania rekrutacyjne pracodawców? Czy są narzędzia, pomysły i rozwiązania powodujące, że osoby odpowiedzialne za sprawne działanie firm mogą spać spokojnie, bo ktoś za nie poukłada procesy tak, aby wszystko funkcjonowało jak idealnie zsynchronizowany organizm?

Naiwnością byłoby uważać, że istnieje uniwersalny sposób, dobry dla wszystkich. Możemy się jednak pokusić o uszycie takich rozwiązań, które odpowiadałyby potrzebom konkretnej firmy. Czasem, aby zapewnić sprawne działanie firmy i odpowiedzieć na potrzeby rekrutacyjne, wystarczy powołać wewnętrzny dział odpowiedzialny za rekrutację. Czasami może to być jeden specjalista, a innym razem – stanowisko połączone np. z obsługą marketingową czy sprawnym działaniem biura.

Niektórzy pracodawcy zwracają się również do agencji rekrutacyjnych czy doradztwa personalnego, aby zapewnić sobie ciągłość zatrudnienia. Jest to świetny pomysł i w niektórych sytuacjach rozwiązanie wystarczające. Konsultant ds. rekrutacji szuka dla twojej firmy osób odpowiadających profilowi pracownika, jakiego potrzebujesz. Dzięki temu firma oszczędza czas, a pracownicy odpowiedzialni za kwestie personalne mogą skupić się na budowaniu lub ulepszaniu procesów.

Co jednak, jeśli firma stoi przed koniecznością przeprowadzania co najmniej kilkudziesięciu rekrutacji w roku? Korzystanie z agencji rekrutacyjnej wydaje się być posunięciem nieefektywnym biznesowo, jeśli rekrutacje zlecane są jako poszczególne projekty. Nieefektywne biznesowo z kilku powodów: koszty finalne będą dosyć wysokie, pracować będziesz z kilkoma konsultantami ds. rekrutacji – co prawda prawdopodobnie specjalizującymi się w określonym obszarze, jednak czas poświęcony na koordynowanie każdego z procesów, w efekcie będzie zajmował znaczną część dnia pracy. Tłumaczenie każdemu osobno jaka jest twoja firma, jakich ludzi szukacie, co jest dla ciebie ważne to są niezwykle istotne sprawy, których pominięcie może skutkować nieudaną, nietrafioną rekrutacją i – całkiem prawdopodobne – rozpoczęciem procesu rekrutacji od nowa. Można skorzystać z opcji utworzenia centrum usług wspólnych (Shared Service Center), które będzie realizowało procesy rekrutacyjne na nasze potrzeby. Kiedy jednak pod uwagę weźmiemy koszty i fakt, że projekty realizowane są z innego miejsca niż siedziba firmy, zauważymy sporo minusów. Ryzyko związane z tym, czy ludzie pracujący w takim centrum rzeczywiście zrozumieją nasze potrzeby wciąż jest duże. Tak samo jak koszty, które związane są z korzystaniem z centrum usług wspólnych.

Wiemy już które rozwiązania sprawdzają się najlepiej w jakich przypadkach, ale co, jeśli firma ma ogromne potrzeby rekrutacyjne, ograniczoną możliwość utworzenia zespołu rekrutacyjnego (brak zgody na nowe stanowiska), a jednocześnie zależy jej na jakościowym podejściu do pozyskiwania pracowników i dodatkowo marzy jej się, aby procesy rekrutacyjne ktoś w końcu uporządkował? Istnieje już od kilku lat na rynku polskim outsourcing procesów rekrutacyjnych (Recruitment Process Outsourcing), który łączy w sobie wszystkie wyżej wspomniane opcje i jest optymalny w przypadku firm, które mają duże potrzeby pozyskiwania nowych pracowników.

Outsourcing procesów rekrutacyjnych to kompleksowe zarządzanie wszystkimi procesami rekrutacyjnymi firmy. Firma dostarczająca takie usługi jest jednocześnie doradcą i partnerem rekrutacyjnym na wyłączność. Dzięki temu usługa realizowana jest płynnie i efektywnie. W praktyce, firma realizująca usługę oddelegowuje zespół rekruterów lub rekrutera do siedziby pracodawcy, jednocześnie oddając do dyspozycji Klienta całe zaplecze, bazę kandydatów oraz kontakty agencji doradztwa personalnego. Z obserwacji konsultantów People podczas ponad siedmioletniej współpracy z jednym z czołowych banków wynika, że wtedy zespół działa tak, jakby był częścią firmy. Ucząc się specyfiki działania, rozumiejąc formalne i nieformalne struktury, a przede wszystkim wiedząc jakie osoby sprawdzą się w danej kulturze najlepiej, są nieocenionym wsparciem w rekrutacji. Będąc na co dzień w siedzibie pracodawcy, zespół RPO poświęca cały swój czas na działania związane z potrzebami firmy, a nie – jak w agencji rekrutacyjnej – realizuje procesy dla kilku firm w tym samym czasie. Dodatkowo, mając zaplecze w postaci konsultantów specjalizujących się w rekrutacjach w różnych obszarach i wiedzę z rynku rekrutacyjnego, jest doradcą patrzącym na sytuację pracodawcy holistycznie.

Dane firmy doradztwa personalnego People wskazują na to, że firma zyskuje 100% zaangażowania rekrutera on-site i jednocześnie koszty zespołu rekrutacyjnego spadają o 30-40% w stosunku do sytuacji, kiedy musiałby zatrudniać taki zespół bezpośrednio u siebie czy polegać na mniejszym zespole i być zmuszonym w konsekwencji do współpracy z kilkoma agencjami. Wartością dodaną, jaką pracodawca ma współpracując z firmą świadczącą usługę RPO jest również pozytywny wizerunek pracodawcy (employer branding), jaki rekruterzy on-site budują każdego dnia. Warto zauważyć, że dostawca RPO staje się także głównym koordynatorem rekrutacyjnym (master vendor), dzięki czemu zdejmuje z barków firmy codzienną kontrolę, planowanie i egzekwowanie poszczególnych działań. Zespół taki może być dowolnie powiększany w przypadku rosnących potrzeb rekrutacyjnych firmy bez potrzeby tworzenia nowych wakatów. Dodatkowo, mając bogate doświadczenie rekrutacyjne, zespół RPO ujednolica procesy rekrutacyjne dopasowując je do kultury organizacyjnej i wartości firmy.

W dobie ogromnej konkurencji na rynku pracy, kiedy coraz więcej branż i specjalizacji zaczyna być rynkiem pracownika, to firmy mają problem z tym, by zachęcić osoby aktywne na rynku pracy do tego, aby to do ich zespołów dołączyły. Przejrzysty sposób komunikacji, widoczny w procesie rekrutacyjnym, to jeden z najprostszych sposobów, aby pokazać rynkowi, jakim wartościom firma hołduje i jacy ludzie dobrze będą się w niej czuli. Rynek pracy XXI wieku to nie tylko wytwarzanie dóbr czy oferowanie usług na coraz to lepszym poziomie, ale także autentyczność i idealne dopasowanie pracowników do firmy. Dodatkową jego zaletą jest to, że jeśli i firma, i pracownik wyznają te same zasady, minimalizuje się zachowania piętnowane przez którąkolwiek ze stron.

Zatem decyzja o wdrożeniu RPO przez profesjonalną firmę doradztwa personalnego to dla przedsiębiorstwa także doskonały moment na uporządkowanie lub odświeżenie wartości, które powinny być nierozerwalnym elementem wszystkich procesów rekrutacyjnych oraz całej komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej.

Usługa RPO szyta na miarę firmy, jest optymalnie dopasowana do jej potrzeb i zapewnia maksimum korzyści. Warto podkreślić, że firmy, które poszukują stałego partnera wspierającego w obszarze rekrutacji, powinny się nią zainteresować. Pozostałe cechy, jakie charakteryzują odbiorcę RPO:

  • duża firma i korporacja
  • firma wchodząca na rynek i budująca nowe struktury, np. centra usług wspólnych
  • firma, która rozwija się dynamicznie lub przeprowadzają migracje funkcji i procesów
  • firma, która widzi wartość w dostępie do: eksperckiej wiedzy rynkowej i unikalnego know-how rekrutacyjnego, obszernej bazy kandydatów
  • firma, dla której istotny jest krótszy, ale nadal jakościowy proces rekrutacji oraz dobry wizerunek jako pracodawcy

Powyższe cechy RPO powodują, że jakość procesów rekrutacyjnych, jak i pozyskiwanych pracowników są wyższe niż w przypadku tradycyjnego outsourcingu, leasingu pracowniczego bądź rekrutacji własnymi siłami.

Marta Czopek, menadżer w firmie doradztwa personalnego People odpowiedzialna za RPO