Co każdy przedsiębiorca powinien wiedzieć o pracy tymczasowej?

Zmiany społeczno-ekonomiczne, zachodzące, zarówno w Polsce, jak i w całej Europie, bardzo mocno przekładają się na stan gospodarki, zmuszając przedsiębiorców do nieustannego dostosowywania się do dynamicznej sytuacji na rynku. Zmiany te dotyczą także rynku pracy, który przechodzi burzliwą rewolucję, przekształcając się z rynku pracodawcy na rynek kandydata.

Co to oznacza dla poszukujących pracy i potencjalnych pracodawców ?

Pracownicy zyskali większą swobodę wyboru i znacznie lepszą pozycję w negocjacjach warunków oferty z pracodawcami, nie ograniczając się do najbliższej okolicy, często decydując się na wyjazd do innych regionów Polski, czy też za granicę.

Pracodawcy borykają się z coraz większymi trudnościami w znalezieniu zarówno wysoko wykwalifikowanych specjalistów, jak i pracowników fizycznych (w tym sezonowych) w wielu branżach. Braki kadrowe i zwiększająca się rotacja już zatrudnionych pracowników odbijają się niekorzystnie na funkcjonowaniu poszczególnych działów organizacji, niejednokrotnie paraliżując ich pracę.

Może w takim razie warto skorzystać z pomocy specjalistów? Na rynku pracy funkcjonuje wiele podmiotów, dla których korową działalnością stanowią wyspecjalizowane działania rekrutacyjne dla innych firm.

„Agencja pracy? – nie dziękuję!”

Z takim stwierdzeniem osoba oferująca usługi pracy tymczasowej spotyka się często. Wynika ono zazwyczaj z nieznajomości zagadnienia, złej ogólnej opinii wśród osób nie mających żadnych doświadczeń z tego typu przedsięwzięciem. Praca tymczasowa kojarzona jest zwykle z tzw. Umowami śmieciowymi. Tymczasem agencje pracy zatrudniają zwykle ponad 95% pracowników na umowę o prace tymczasową.

Jakie stwierdzenia można najczęściej usłyszeć w trakcie takiej konwersacji?

„Wolę sam rekrutować niż płacić za to agencji”

Proces poszukiwania i zatrudniania nowych pracowników, mimo iż jest zadaniem coraz trudniejszym, nadal bywa traktowany przez pracodawców jako jedna z tych spraw, którą spycha się na dalszy plan i w efekcie realizowaną przez niemal przypadkowe osoby w obrębie firmy. Tymczasem brak jest świadomości, iż rekrutacja jako dołożony dodatkowy obowiązek dla np. kierownika działu produkcyjnego jest czynnością o tyle uciążliwą, co przynoszącą coraz mniej wymiernie rezultaty. Taka osoba nie ma na to czasu, a nawet jak go znajdzie ma o wiele mniejsze możliwości pozwalające na znalezienie odpowiednich ludzi. Nawet posiadanie wewnętrznego działu HR, z dedykowaną osobą do przeprowadzania procesów rekrutacji, nie zawsze zapewni sukces. Tutaj przewagą agencji jest posiadanie zarówno przeszkolonego personelu, doświadczonego w weryfikacji kandydatów, zajmującego się praktycznie tylko tym oraz odpowiednio duża baza kandydatów, uzupełniania na bieżąco świeżymi aplikacjami z większego wachlarza portali, niż ten, na jaki może sobie pozwolić przeciętny przedsiębiorca.

„Ale to są dla mnie tylko dodatkowe koszty”

Nie można zaprzeczyć, że agencje pracy nie są instytucjami charytatywnymi. Tak jak inne podmioty na rynku pracy działają po to, aby generować zysk. Nie oznacza to jednak, iż korzyści z tej transakcji odnosi tylko jedna strona – agencja. Korzyści ze współpracy, także te finansowe, są wymierne również dla pracodawcy.

Jako, że każdy kij ma dwa końce należałoby również wymienić jakie korzyści otrzymuje firma:

• oszczędność na koszcie ogłoszeń – mnie, jako przedsiębiorcę nie stać na to, aby ogłaszać że szukam pracowników na wszystkich największych portalach płatnych; agencja z racji specyfiki swojej pracy posiada szersze kanały dotarcia z informacją o ofercie do kandydatów
• dedykowana osoba, która rekrutuje – zajmuje się tym delegowany specjalista, więc rekrutacja nie stanowi dodatkowego działania, realizowanego w tak zwanym międzyczasie od standardowych obowiązków na stanowisku pracy. Niweluje to także potrzebę tworzenia osobnego stanowiska właśnie do tego celu oraz zatrudnienia we własnym zakresie, a w przypadku istniejącego działu personalnego, stanowi uzupełnienie własnych sił.
• zmniejszenie rotacji – czyli oszczędność czasu i kosztów potrzebnych do przeszkolenia co rusz nowych pracowników, dzięki odpowiedniemu-jakościowo doborowi kandydatów przez realizującego, zgodnie z wytycznymi klienta, zlecenie konsultanta.
• zmniejszenie lub całkowite zniwelowanie straty wynikającej z braku specjalisty – brak odpowiedniego specjalisty to też koszty, których najczęściej przedsiębiorstwa nie są świadome. W długiej perspektywie czasu wydatkowane są środki na pozyskanie odpowiedniej osoby, a po wtóre strata wynika z samego braku tej osoby. Nie ma człowieka, więc nie ma zysku z jego potencjalnej pracy.

„Dziękuję, ale ja już szukam przez urząd pracy”

Powodzenia! – stwierdzenie, którego oczywiście żaden klient nigdy w życiu nie usłyszał, jednak jest w tym wiele prawdy. Nie umniejszając niczego urzędom pracy, te instytucje z powodu takiej a nie innej mechaniki działania, odstają od współczesnych realiów i standardów, co niestety wiąże się z tym, iż nawet na najprostsze stanowiska nie są wstanie zapewnić odpowiedniej puli kandydatów. Jak najbardziej można się posiłkować pomocą takich instytucji, jednak traktowanie ich jako głównego źródła pozyskiwania pracowników w ostatnich latach straciło większy sens.

„Praca przez agencje jest mniej wartościowa”

W czyich oczach? Pracownika, czy pracodawcy? Osoby poszukające pracy poprzez agencje pracy tymczasowej są najczęściej bardzo zmotywowanymi osobami, które włożyły więcej wysiłku, aby pozyskać kontakt do agencji i dobrze się zaprezentować. Paradoksalnie, właśnie taka forma współpracy sprawia, że stają się lojalniejszymi pracownikami wobec pracodawcy. Często obserwujemy ich większe zaangażowanie ze względu na chęć przejścia bezpośrednio do pracodawcy.

„Pracownicy gorzej patrzą na takie zatrudnienie”

Jednak dotyczy to tylko osób, które wcześniej nie współpracowały z agencjami. W obiegowej opinii nadal pokutuje przekonanie, że agencja dokonuje potrąceń z wynagrodzenia pracownika, „zabierając” mu część należnych poborów. Jest to dalekie od prawdy. Zgodnie z zapisami obowiązującymi agencje pracy tymczasowej, nie ma prawa ona dokonywać tego typu operacji finansowych, wszystkie kwestie związane z opłatami są ustalane w umowie pomiędzy pracodawcą użytkownikiem a agencją – co nie dotyczy już bezpośrednio samego pracownika. Kolejną często poruszaną kwestią jest przestrzeganie prawa pracy, a właściwie nagminnego łamania go w ramach pracy tymczasowej. Tutaj trzeba mocno zaakcentować, iż paradoksalnie to agencje pracy tymczasowej kładą bardzo duży nacisk na przestrzegania przepisów BHP i prawa pracy, dbając o zapewnienie odpowiednich warunków pracy, współpracując w tym zakresie z pracodawcą, do którego delegują pracowników.

„Ale my zatrudniamy tylko na umowę o pracę, nie chcemy nikogo na zlecenie”

W wielu rozmowach z potencjalnymi klientami pada stwierdzenie, że jesteśmy „uczciwą i solidną firmą” i nikt tutaj nie będzie zatrudniał na umowy śmieciowe. Wielu przedsiębiorców agencje pracy utożsamia właśnie tylko z tego typu umowami, nie zdając sobie sprawy, że umowy cywilno-prawne stanowią w wielu przypadkach mniejszy odsetek zawieranych umów. W obecnych realiach coraz częściej z pracownikami zawiera się umowę o pracę tymczasową, która w warunkach nie różni się zbytnio od standardowej umowy o pracę.

To tylko najczęściej pojawiające się opinie wyrażane w trakcie rozmów z pracownikami agencji. W Polsce nadal pokutuje „samozaradczość”, która nie zawsze zdaje egzamin, czasami warto się zastanowić, czy pracownik „za postawioną flaszkę” (autentyczny zwrot z rozmowy handlowej) jest wart ponoszonego przez pracodawcę ryzyka. Niechęć, wynikająca również z niewiedzy na temat mechanizmów działania tego typu organizacji, jakimi są agencje, nie ułatwia partnerskich stosunków w trakcie rozmów.

Agencje nie gryzą – może warto spróbować?

„Agencja pracy tymczasowej? Że co proszę?”

Zaczynając od początku – agencja pracy tymczasowej to nie urząd pracy. I to jest punkt wyjścia do zrozumienia działania takich instytucji. Jak działają urzędy pracy – ich misja i cele są znane. Zupełnie inaczej jest w przypadku mylonych z nimi agencjami pracy tymczasowej (APT)

APT są podmiotami biznesowymi, działającymi w ramach rynku pracy. Są to instytucje, których celem jest generowanie zysków, tak jak każdego innego przedsięwzięcia biznesowego na rynku. Jedyną różniącą jest rodzaj świadczonych usług, ponieważ kapitałem, w ramach którego agencje operują, jest to na czym przedsiębiorcom coraz bardziej zależy (a przynajmniej powinno) – czyli ludzie, wraz z ich kompetencjami i umiejętnościami. To podmioty świadczące usługi w zakresie rekrutacji pracowników oraz doradztwa personalnego, które w ramach partnerskiej współpracy działają na korzyść swoich kontrahentów, kompleksowo realizując powierzone procesy rekrutacyjne oraz pomagając odnaleźć się w dynamicznie zmieniającej się sytuacji na rynku pracy.

„Ok… Ale co będę z tego miał?”

Tutaj zależy od potrzeb konkretnego klienta. Agencja jest w stanie „skroić ofertę na miarę”. Usługi oferowane przez agencje obejmują szeroki wachlarz działań, jak np. direct/executive search, assessment/development centre, outplacement. W tym miejscu skupimy się na głównych obszarach działalności związanych wprost z zapotrzebowaniem organizacji na nowych pracowników, czyli rekrutacjach stałych oraz pracy tymczasowej.

Zacznijmy od rekrutacji stałych. Agencja realizuje proces rekrutacji na stanowisko/stanowiska wskazane przez klienta. Osoby po zakończonym naborze zostają zatrudnione bezpośrednio w firmie zamawiającej proces. W przypadku tej usługi agencja jest instytucją pośredniczącą w procesie zatrudnienia. Jest to dobre rozwiązanie przy poszukiwaniu specjalistów w określonych dziedzinach, gdyż agencja w ramach swojej działalności posiada już bazę kandydatów oraz odpowiednie narzędzia (nie ograniczające się tylko do kilku portali pracowych), poszerzając tym samym grono aplikujących na daną ofertę. Tego typu działanie pozwala na wyłonienie odpowiedniej osoby w krótszym czasie oraz daje możliwość dotarcia do szerszego kręgu specjalistów. W praktyce oznacza to, że zamiast inwestować środki, ludzi i czas w ramach jednorazowej opłaty otrzymuje się usługę rekrutacji. Paradoksalnie koszt wynajęcia agencji może być niższy od sumy opłat np. za ogłoszenia (rzędu kilkuset złotych miesięcznie per portal, a ogłoszenia zwykle publikowane są w kilku) i wynagrodzenia dla osoby z wewnątrz firmy zajmującej się z doskoku rekrutacją.

Znacznie szerszym tematem jest praca tymczasowa. W ramach tej formy zatrudnienia agencja prowadzi proces rekrutacji (tak jak przy rekrutacjach stałych) oraz zatrudnia pracowników wykonujących swoje obowiązki na terenie zakładu pracodawcy – nazywanego pracodawcą użytkownikiem.

W jakich przypadkach takie zatrudnienie ma sens?

• prace sezonowe – brak zwolnień grupowych po sezonie, elastyczne planowanie i zarządzanie zatrudnieniem
• chwilowe zwiększenie zapotrzebowania na pracowników – zapotrzebowanie na czas zwiększonego zamówienia, o którym wiadomo, iż są stanem tymczasowym
• zmienny plan produkcji – okresowe skoki zapotrzebowania na pracowników
• limity zatrudnienia wynikające z założeń polityki personalnej firmy – brak możliwości zwiększenia zatrudnienia wewnętrznego, wymuszającego szukania alternatyw w momencie większego zapotrzebowania na pracowników
• traktowanie pracy tymczasowej jako wydłużonego okresu próbnego, po którym pracownik przechodzi na zatrudnienie bezpośrednio w firmie – możliwość lepszego przeszkolenia i sprawdzenia pracownika przed podjęciem ostatecznej decyzji o przejęciu go bezpośrednio do siebie

Plusem takiego zatrudnienia jest niewątpliwie jego elastyczność, ponieważ nie jesteśmy ograniczeni liczbą podpisywanych umów z pracownikiem tak jak w przypadku standardowych umów o pracę, a całkowitym czasem trwania stosunku pracy, który zgodnie z Ustawą o Pracy Tymczasowej obejmuje 18 miesięcy.

Jak to wygląda w praktyce?

Proces rekrutacji leży po stronie agencji i w zależności od ustaleń z klientem może obejmować różną liczbę etapów, w tym również określone testy np. manualne. Wszystkie szczegóły dotyczące warunków pracy oraz oczekiwań co do kandydatów są przekazywane przez klienta konsultantowi odpowiedzialnemu za realizację. Bodźcem do rozpoczęcia naboru jest przekazanie przez klienta informacji o zapotrzebowaniu na pracowników. Formalnym pracodawcą jest agencja pracy (odpowiada za wszelkie kwestie kadrowo-płacowe), zaś pracodawca użytkownik wskazuje zadania do wykonania przydzielonemu pracownikowi. Na koniec ustalonego okresu rozliczeniowego pracodawca użytkownik otrzymuje od agencji całościową fakturę obejmującą koszty pensji pracowników wraz z oskładkowaniem i opodatkowaniem wynikającym z przepisów prawa oraz ustalonym na etapie negocjacji umowy z agencją wynagrodzeniem za wykonane usługi (rekrutację, obsługę administracyjną i kadrowo-płacową) - zwyczajowo jest to ustalony procent od stawki pracownika.

W tym układzie pracodawca użytkownik przekształca proces rekrutacji w zakup usługi, takiej jak każda inna funkcjonująca na rynku, gdzie np. VAT od niej może odliczyć od płaconego podatku.

Słowem podsumowania…

Agencja pracy tymczasowej to usługodawca funkcjonujący na rynku. Działa w delikatnej materii pozyskiwania i zarządzania zasobami ludzkimi, co przy dzisiejszym tempie zachodzących zmian urasta do rangi swego rodzaju sztuki. Służąc swą wiedzą i znajomością rynku pracy może stać się równorzędnym partnerem dla swoich kontrahentów, nie tylko w ramach zleconych działań, ale również biorąc czynny udział w kształtowaniu polityki personalnej przedsiębiorstwa. Wzajemna współpraca oparta na zasadach partnerskich, a nie tylko ograniczanie się do traktowania agencji jako dostawcy, niejednokrotnie przynosi wymierne korzyści. Biznes to nie tylko słupki w zestawieniach finansowych, to także umiejętność dostosowywania się do zastanych warunków oraz współpracy z innymi działającymi podmiotami. Każde przedsięwzięcie, w tym także to związane z czynnikiem ludzkim, wymaga wcześniejszego zainwestowania puli środków, więc w takich kategoriach można rozpatrywać również nawiązanie współpracy z zewnętrznym HR-em.

A tutaj swoją pomocą służą agencje pracy tymczasowej.

Autorzy:

Monika Mollus, Paweł Rosiński