Edukacja

Dlaczego warto outsourcować usługi PR?

2 456

Mówiąc o outsourcingu na myśli mamy najczęściej usługi call contact center, finansowo-księgowe czy te, z zakresu HR. Agencje Public Relations rzadko nazywane są „firmami outsourcingowymi”, a przecież obsługują wydzielenie ze struktury organizacyjnej klienta procesy związane z komunikacją. Dlaczego tak wiele firm decyduje się powierzyć własny wizerunek w ręce zewnętrznego podmiotu?

Aby być obiektywnym, trzeba przyznać, że wewnętrzna obsługa PR również posiada swoje zalety. Specjalista na pokładzie dobrze zna firmę, jej produkty i usługi. Uczestniczy w tworzeniu strategii komunikacji od podstaw. Może być zaangażowany w inne działania firmy takie jak content marketing, komunikacja wewnętrzna, reprezentowanie firmy na różnego typu wydarzeniach. Często ma doświadczenie kierunkowe, co pozwala mu na sprawną i skuteczną komunikację z mediami branżowymi. Pracując wewnątrz organizacji, szybciej i łatwiej zdobywa informację dla dziennikarza lub akceptację tekstu potrzebną „na wczoraj”.

Co sprawia zatem, że model współpracy z zewnętrznym partnerem jest nadal tak często wybierany przez klientów? Co takiego może zaproponować agencja PR, że firmy, zatrudniając nawet własnego specjalistę, decydują się na outsourcing usług Public Relations?

Po pierwsze – interdyscyplinarność. Agencja oferuje różnorodne doświadczenie i wiedzę poszczególnych konsultantów wyniesioną z pracy dla klientów z rożnych branż. Kompetencje i kwalifikacje wielu osób kumulują się, co stwarza możliwość szerszego spojrzenia na strategię PR czy codzienne działania dla klienta. Po drugie agencji łatwiej jest spojrzeć na firmę i jej działania z boku - wychwycić mocne strony, ale również zasugerować co można zrobić lepiej.

Dzięki intensywnym, budowanym przez lata kontaktom z dziennikarzami, agencji łatwiej jest zrozumieć ich punkt widzenia i skutecznie zarządzać komunikacją pomiędzy firmą a mediami. Agencje dysponują rozbudowaną bazą kontaktów do wielu dziennikarzy. Jeśli jest taka potrzeba, to szybko i skutecznie nawiązuje relacje z nową grupą mediów - mówi Agnieszka Malesza-Woźniak, partner w agencji Triple PR.

W przypadku współpracy z agencją liczyć można również na jej dyspozycyjność. Wewnętrzny specjalista PR, w przypadku urlopu lub zwolnienia, musi przekazać swoje obowiązki – działań komunikacyjnych nie da się zawiesić na tydzień lub dwa. W agencji nad każdym projektem pracuje kilkuosobowy zespół i zawsze ktoś pozostaje na posterunku, gotowy zareagować na potrzeby i pytania dziennikarzy.

Pracując dla wielu firm, agencja jest bieżąco z nowymi technologiami wspierającymi działania Public Relations i innymi niestandardowymi możliwościami wzbogacania strategii PR. Ze względu na szersze portfolio usług i elastyczność, często są angażowane do większych i bardziej złożonych projektów, a co za tym idzie mają więcej okazji do wzbogacania swojego doświadczenia.

Outsourcingowy model współpracy w przypadku działań PR zapewnia również większe bezpieczeństwo – klienci delegują agencji nie tylko zadania, ale także odpowiedzialność. To agencja martwi się o to jak, aby zapewnić odpowiedni zespół o właściwych kompetencjach i w razie czego szybko go powiększyć. Podmiot zewnętrzny w większości odpowiada również za finalny efekt działań. Oczywiście nie może być on osiągnięty bez współpracy ze strony klienta. Zaangażowanie Zarządu lub zespołu PR jest niezbędne, aby móc dostarczyć oczekiwaną jakość i satysfakcję. Zadaniem agencji jest szybkie zrozumienie biznesu klienta, aby skutecznie komunikować się z mediami i innymi liderami opinii.

Nie należy również pomijać aspektu finansowego. Proste zestawienie wynagrodzenia agencji i pracownika nie daje jeszcze odpowiedzi na pytanie która opcja jest korzystniejsza. Należy wziąć pod uwagę również takie koszty jak stworzenie stanowiska pracy, niezbędne szkolenia, badania i opiekę lekarską czy dodatkowe benefity, jakie firmy oferują pracownikom. Nie należy zapominać również o niematerialnych, a ważnych czynnikach, jak czas, który trzeba poświecić na wdrożenie i szkolenie nowej osoby.