Dopasuj biuro do potrzeb swojej organizacji

Miejsce pracy oddziałuje na pracowników w sposób ciągły. Według badań CABE odpowiada aż za 24% ich satysfakcji. Dlatego tak ważne jest zapewnienie zatrudnionym komfortowych warunków do wykonywania zadań.

Zacznijmy od dopasowania typu biura do potrzeb danej organizacji. Obecnie wyróżniamy cztery główne typy biur: komórkowe, open space, strefowe oraz Activity Based Workplace, które różnią się rozmieszczeniem ścian, okien, drzwi i mebli pod względem funkcjonalnym. Zapraszamy do zapoznania się z naszą analizą, w której pokazujemy zalety i wady różnych rodzajów aranżacji przestrzeni.

4 typy biur

Każdy z czterech typów biur, ze względu na inny układ przestrzeni, tworzy środowisko wspierające inną specyfikę pracy.

1. Biuro komórkowe składa się z zamkniętych wieloosobowych pokojów do pracy i gabinetów usytuowanych wzdłuż korytarzy. Taki układ oferuje zazwyczaj dużą ilość miejsc do przechowywania (szaf czy regałów). W założeniu biuro komórkowe wyposażone jest w kilka dużych sal spotkań o charakterze formalnym oraz część socjalną (kuchnię).
+ ułatwia pracę w skupieniu
+ zapewnia poufność i prywatność

+ oferuje przestrzeń do organizowania oficjalnych, formalnych spotkań
+ umożliwia personalizację przestrzeni
- powoduje izolację poszczególnych zespołów
- utrudnia swobodną komunikację między pracownikami i przepływ wiedzy
- brak możliwości współdzielenia urządzeń
– każdy pokój jest zazwyczaj osobno wyposażany w drukarki, faksy itd.
- utrudnia zarządzanie zespołami i nadzorowanie ich pracy

2. Biuro open space jest oparte na otwartej przestrzeni wyposażonej w biurka ustawione szeregowo. Ilość miejsca do przechowywania zostaje zredukowana. Zazwyczaj pojawiają się tu sale spotkań z mobilnymi ścianami, które można w szybki sposób przearanżować. Rekomendujemy, by w tym układzie uwzględnić choć kilka miejsc do spotkań spontanicznych (soft seating). Pozwalają one na skonsultowanie jakiegoś problemu, bez konieczności rezerwowania sali i odseparowują od siebie rzędy biurek.

+ sprawny przepływ informacji i wiedzy
+ szybka komunikacja między współpracownikami
+ łatwość w udzielaniu informacji zwrotnej
+ idea współdzielenia przestrzeni, urządzeń przez pracowników z różnych zespołów = większa integracja
+ możliwość rearanżacji przestrzeni i dostosowania jej do rozwoju firmy
- wysoki poziom hałasu
- brak komfortowych warunków do pracy w ciszy i koncentracji
- brak prywatności i tajności pracy czy dokumentów
- brak komfortowych warunków do rozmów telefonicznych

3. Biuro strefowe jest zaprojektowane tak, by zapewniać dostęp do różnych stref ułatwiających wykonywanie poszczególnych zadań. W zależności od potrzeb danej organizacji i charakteru pracy, projektuje się różnorodne miejsca w biurze. Na przykład jeśli w danej firmie współpraca jest istotnym elementem, w układzie będą przeważać strefy spotkań. Biurka są umiejscowione na otwartej przestrzeni, z częstymi przepierzeniami w celu poprawy komfortu pracy. Ten typ biura charakteryzuje się dużą liczbą sal spotkań o różnej wielkości oraz różnorodnymi miejscami do spontanicznych konsultacji na terenie biura. By pracownicy mogli efektywnie wykonywać poszczególne zadania, w projekcie pojawiają się budki telefoniczne oraz jednoosobowe pokoje do pracy w ciszy.

+ dostęp do stref wspierających wykonywane zadania – komfort odbywania spotkań, rozmów telefonicznych i pracy w skupieniu
+ sprawny przepływ informacji i wiedzy
+ szybka komunikacja między współpracownikami na terenie biura, niezakłócająca pracy innym
+ niższy poziom hałasu niż w open space
- brak prywatności i tajności pracy czy dokumentów

4. Activity Based Workplace to rozwiązanie, które oferuje dostęp do różnych stref ułatwiających trzy podstawowe aktywności podejmowane podczas pracy biurowej – Administrację, Koncentrację i Komunikację. W tym typie biura znajdziemy dużą liczbę sal do spotkań różnej wielkości, miejsca spotkań spontanicznych, budki telefoniczne, strefy pracy w ciszy (czytelnia, silence room) oraz audytorium.

W takim środowisku pracy, w mobilnych działach dodatkowo obowiązuje idea desk sharingu – czyli współdzielenia biurek. Oznacza to, że pracownicy nie mają przypisanych stanowisk pracy, biurek jest mniej niż wszystkich zatrudnionych.

+ możliwość wyboru miejsca pracy zgodnie z podejmowaną aktywnością
+ elastyczny styl pracy
+ ułatwiona komunikacja między współpracownikami
+ dostęp do stref wspierających wykonywaną pracę
+ możliwość zmiany otoczenia i pracowania obok różnych osób
+ wymiana wiedzy i integracja ze współpracownikami
- brak biurka przypisanego do pracownika
- brak możliwości personalizacji
- obowiązek pracy w strefach zgodnie z wykonywanym zadaniem
- zasada sprzątania biurka po zakończonej przy nim pracy i składowania wszystkich swoich rzeczy w zamykanej szafce (tzw. lockers).

Ile to kosztuje?

W czasach, kiedy każdy metr kwadratowy powierzchni jest cenny, warto podczas wyboru typu biura obok elementów wspierających pracę, uwzględnić także aspekty ekonomiczne. A każdy z przedstawionych typów biura, ze względu na charakterystyczny dla siebie układ przestrzenny, zajmuje inną powierzchnię oraz mieści różną liczbę biurek.

Często klienci mają określoną wielkość powierzchni i muszą zadecydować, dla ilu pracowników mogą ją przeznaczyć. Poniższa tabelka pokazuje porównanie liczby pracowników i biurek w każdej z czterech aranżacji na przykładowej powierzchni 913 m2.

Jak widać na poglądowym przykładzie, biuro komórkowe, ze względu na swój zamknięty układ przestrzeni, mieści znacznie mniej pracowników niż biura open space. Natomiast różnica pomiędzy biurem open space a biurem strefowym pod tym względem nie jest bardzo znacząca. Decydując się na strefowy układ biura, „traci się” miejsce tylko dla 4 pracowników, a zyskuje dostęp do różnych stref pracy wspierających codzienne wykonywanie zadań. Różnica jakościowa dla zatrudnionych jest więc bardzo znacząca.

Biuro Activity Based Workplace jest najbardziej wydajne pod względem miejsca do pracy. Wynika to z obowiązującej w mobilnych działach idei desk sharingu, zakładającej mniejszą liczbę biurek niż pracowników i obowiązek ich współdzielenia. Oznacza to, że przy wskaźniku flex, mierzącym poziom elastyczności pracy, na poziomie 0,7 (czyli rekomendowanych 7 biurek na 10 pracowników działów mobilnych), możemy zapewnić przestrzeń dla 104 pracowników, którzy będą zajmować 77 biurek. Jednak przed wprowadzeniem takiego rozwiązania warto zaplanować wewnętrzną akcję informacyjną oraz warsztaty, które pomogą w zarządzaniu zmianą. Nasi eksperci mają bardzo pozytywne doświadczenia z przeprowadzania takich procesów.

Nowe technologie oraz elastyczność pracy dają możliwość zaaranżowania biura w ciekawy i funkcjonalny sposób. Jednak prawdziwą sztuką jest stworzenie miejsca pracy nie tylko nowoczesnego, ale przede wszystkim dopasowanego do potrzeb danej organizacji. Nie ma lepszych i gorszych typów biur. Wszystko zależy od specyfiki danej firmy, charakteru procesów biznesowych oraz potrzeb pracowników. Chcemy, żeby nasze projekty zawsze trafiały w sedno, dlatego chętnie doradzamy klientom, jakie rozwiązania w ich przypadku będą najbardziej korzystne. Jeśli zajdzie taka potrzeba, przeprowadzamy także badania i analizy, dotyczące np. poziomu wykorzystania biurek, efektywności sal spotkań, profilu aktywności w poszczególnych zespołach czy siatki powiązań między działami. Biuro to inwestycja, która powinna być dobrze przemyślana.

Ewelina Adamus, Starszy konsultant ds. badań i rozwoju przestrzeni pracy Nowy Styl Group