Jak kilka godzin rozmowy zaoszczędziło dwa lata kosztownego sporu

Czy można rozwiązać skomplikowany spór w skuteczny sposób bez udziału sądu? Tak, jeżeli obie strony sporu są skłonne do rozmowy, zależy im na szybkim rozwiązaniu problemu i szybkim powrocie do robienia biznesu. O takich przypadkach opowiedziały dr Ewelina Stobiecka, Grażyna Kuźma i Monika Dębska FRICS podczas spotkania dedykowanego rozwiązywaniu sporów w branży nieruchomości.

Najczęstsze podłoże konfliktów

Branża nieruchomości to biznes, w którym liczba sporów jest bardzo duża a każdy z nich wiąże się z ogromnymi kosztami biznesowymi i finansowymi. Proces sądowy niszczy nie tylko istniejącą relację biznesową, ale i wprowadza element niepewności trwający niejednokrotnie kilka lat, którego obsługa generuje dodatkowe (nieraz nieprzewidywalne) koszty.

„W nieruchomościach szeroko pojętych możemy wyszczególnić różne pola konfliktów – powstają one na gruncie nieprawidłowości związanych z wykonaniem zobowiązań wynikających z zawartych pomiędzy stronami umów, czy to umowy o roboty budowlane, czy w związku z komercyjnymi umowami najmu, czy też w związku z nabyciem lub zbyciem nieruchomości. Najczęstszym powodem sporów są oczywiście kwestie dotyczące rozliczeń i tak w przypadku umów o roboty budowlane zwrot kaucji gwarancyjnej czy rozliczenie poszczególnych etapów robót, ale także kwestie jakości wykonanych prac czy terminów. W przypadku najmów komercyjnych spory bardzo często dotyczą rozliczeń mediów oraz udziału w kosztach utrzymania części wspólnych. Częstym polem konfliktów są także wady nabytych nieruchomości zarówno prawne jak i faktyczne”, wyjaśnia Grażyna Kuźma, radca prawny, partner w kancelarii Taylor Wessing.

Ustawa wspierająca polubowne metody rozwiązywania sporów

Do sądów powszechnych wpływa ok. 15 mln spraw, z czego ok. 9 mln. to sprawy cywilne, 1,5 mln sprawy gospodarcze. Według szacunków ok 3,8 mln spraw to spory nadające się do mediacji. Upowszechnieniu wykorzystywania mediacji i arbitrażu w sprawach cywilnych służy wprowadzenie systemu usprawnień proceduralnych i organizacyjnych, które mają zachęcać strony do prób polubownego rozwiązania sporu przed skierowaniem sprawy do sądu lub w toku postępowania sądowego, a także zapewnić wysoką jakość usług mediacyjnych.

Do najważniejszych zmian, które weszły w życie 1 stycznia 2016 możemy zaliczyć obowiązek informowania w pozwie o podjęciu próby polubownego rozwiązania sporu przed skierowaniem sprawy do sądu. W przypadku, gdy nie podjęto takiej próby, powód powinien wyjaśnić przyczyny. Sędziowie muszą też nakłaniać do mediacji. Sprawę do mediacji można skierować na każdym etapie postępowania sądowego.

„Zmiany dotyczą trzech wymiarów: proceduralnego, ekonomicznego oraz podatkowego. Niezwykle ważny dla biznesu jest fakt, iż wśród nowych rozwiązań znajdują się zachęty podatkowe. Ustawa wprowadza także szereg zmian w procedurze cywilnej, w tym w zakresie kosztów sądowych i pozwala na zaliczenie kosztów mediacji prowadzonej na skutek skierowania przez sąd do wydatków sądowych. Wszystkie rozwiązania zaproponowane w ustawie mają przede wszystkim skłaniać strony do podejmowania prób polubownego rozwiązywania sporu zamiast kierowania sprawy do sądu”, informuje Dr Ewelina Stobiecka, radca prawny, partner zarządzający w Kancelarii Taylor Wessing w Warszawie, inicjator i koordynator Międzynarodowego Centrum Mediacji, członek Zespołu ds. Prawa Gospodarczego przy Ministrze Rozwoju.

Klauzula mediacyjna

Chęć polubownego rozwiązywania konfliktów można wyrazić już na poziomie zawierania umowy, kiedy emocje są pozytywne a spór jeszcze się nie pojawił. Wystarczy w treści umowy umieścić klauzulę mediacyjną, która jest rodzajem prewencji i szansą na szybkie i mniej kosztowne rozwiązanie sporu.

Jak podkreśla Grażyna Kuźma: „W sporze warto rozważyć dwa czynniki tj. koszt vs. czas. Pięcioletni proces jest dramatem, który może „zabić” spółkę a miesiąc, 60 dni w mediacji – to szansa, którą warto wykorzystać i spróbować, bo niewiele ryzykujemy podejmując próbę mediacji.”

„Podmioty regularnie stosujące metody unikania konfliktu i techniki wczesnej interwencji mogą funkcjonować sprawniej, dedykując kapitał i zasoby ludzkie realizacji aktualnych potrzeb biznesowych. Umieszczanie w umowach kluczowych zapisów dotyczących alternatywnego rozwiązywania sporów zachęca strony konfliktu do uznania i przejęcia odpowiedzialności za rozwiązanie konfliktowych kwestii, umożliwia koncentrację na profesjonalnym i obiektywnym podejściu do problemu i ułatwia komunikację między stronami. Umiejętnie przeprowadzona mediacja tworzy środowisko współpracy poprzez zachęcanie stron do wspólnych działań w celu poszukiwania rozwiązań” – przekonuje Monika Dębska-Pastakia FRICS, członek The Royal Institution of Chartered Surveyors, organizacji z ponad 40-letnim doświadczeniem w zarządzaniu sytuacjami konfliktowymi i polubownym rozwiązywaniu sporów na rynku nieruchomości.

13 maja 2016 roku w siedzibie Taylor Wessing w Warszawie, przy ul. Mokotowskiej 1, odbyło się spotkanie pt. „Rozwiązywanie sporów w branży nieruchomości” zorganizowane przez Brytyjsko-Polską Izbę Handlową i Międzynarodowe Centrum Mediacji, pod honorowym patronatem UKTI i Ambasady Brytyjskiej. Partnerem merytorycznym spotkania była Kancelaria Taylor Wessing a partnerem wspierającym RICS (The Royal Institution of Chartered Surveyors).

PRZYKŁADOWA KLAUZULA MEDIACYJNA

„Wszelkie spory wynikające z niniejszej umowy lub pozostające w związku z nią, będą rozwiązywane polubownie w ramach Międzynarodowego Centrum Mediacji działającego przy międzynarodowych Izbach Przemysłowo-Handlowych w Polsce. W przypadku braku porozumienia i niemożliwości rozwiązania sporu w postępowaniu mediacyjnym w terminie 60 dni od dnia złożenia wniosku o przeprowadzenie mediacji lub innym terminie uzgodnionym pisemnie przez strony, każda ze stron może poddać spór pod rozstrzygnięcie właściwego sądu.”

CASE STUDY

Sprawa zaistniała pomiędzy niemieckim deweloperem, będącym właścicielem budynku biurowego, usytuowanego w centrum dużego miasta, a jego skandynawskim kontrahentem, będącym Najemcą w tymże budynku. Umowa najmu zawarta była na czas określony i regulowała szczegółowo wszelkie sprawy, związane z wzajemnymi rozliczeniami. Na skutek m.in. informatycznych błędów systemowych, zaistniałych po stronie Wynajmującego, oraz błędów, wynikających z błędnie przejętej powierzchni najmu występujących po stronie Najemcy, pomiędzy Stronami doszło do sporu, który w chwili zgłoszenia sprawy opiewał na półtora miliona złotych.

Z uwagi na fakt, iż Umowa najmu dobiegała końca, a wartość przedmiotu sporu stanowiła znaczną część rocznego budżetu spółki Najemcy, sprawa stanęła na wokandzie sądowej. Mając na uwadze konieczność zapewnienia płynności finansowej po stronie Najemcy, Strony postanowiły rozwiązać sprawę pozasądownie.

Zadaniem Mediatora była pomoc w znalezieniu takiego rozwiązania, aby zapewniło w miarę szybkie zaspokojenie roszczeń Wynajmującego, przy jednoczesnym usunięciu błędów systemowych po jego stronie, które powodowały błędne naliczenia, oraz odzyskanie płynności finansowej po stronie Najemcy i sprawną przeprowadzkę do nowego biura. W wyniku postępowania mediacyjnego, po niespełna trzech godzinach spotkania Wynajmujący zrezygnował z odsetek od długu oraz zredukował wartość długu głównego o część, która mogła być (w opinii obu stron) wygenerowana przez błędnie działający system, naliczający opłaty. Najemca zobowiązał się do płatności należności w ratach, ustalając przy tym harmonogram, który pozwolił mu na zachowanie płynności finansowej.

Dodatkowo strony porozumiały się także w odniesieniu do innych lokalizacji swoich spółek córek w Europie Środkowo – Wschodniej, i wstępnie przedyskutowały warunki potencjalnego najmu powierzchni biurowych w tychże lokalizacjach.

W wyniku działań Mediatora i postępowania mediacyjnego Strony nie tylko znalazły rozwiązanie swojego bieżącego problemu, tj. zaległości wynikającej z błędów, które zaistniały po obydwu stronach stosunku najmu, ale i umówiły się co do innych rynków, na których operowały poprzez swoje spółki córki. Zadowolenie Stron ze sposobu rozwiązania sprawy przełożyło się także na ich dobre relacje w Polsce i kontynuowanie rozmów co do potencjalnego najmu innej powierzchni biurowej.

RICS