Jak powinna wyglądać profesjonalna ocena roczna?

Obecny deficyt kandydatów aktywnie poszukujących pracy zwiększył nacisk firm na wzmocnienie swojego wizerunku wewnątrz organizacji. Jednym z podstawowych kierunków rozwoju strategii employer brandingowej jest kultura feedbacku – obowiązek udzielania pracownikowi informacji zwrotnej na temat jego działań. Wraz z początkiem roku, w większości firm przeprowadza się podsumowanie efektów i kompetencji zatrudnionych osób. Jak powinna wyglądać profesjonalna ocena roczna? Ekspertki z firmy HRK przedstawiają najważniejsze elementy rozmowy i płynące z niej korzyści.

Ocena roczna – miękki dialog czy twarde dane?

Standardem firm z wysoka kulturą organizacyjną jest przeprowadzanie oceny rocznej wśród wszystkich zatrudnionych – od najniższego do najwyższego szczebla stanowiska, bez rozróżnienia na wiek, płeć czy staż pracy. Rozmowa polega na zestawieniu dwustronnej perspektywy na wyniki i poziom kompetencji poszczególnych członków organizacji. Jest to audyt zarówno twardych danych, takich jak osiągnięte KPI czy zrealizowane zadania, ale również dialog na temat dalszego rozwoju i planów zawodowych oraz przekazanie opinii o podejściu do obowiązków zawodowych.

Dzięki omówieniu oczekiwań obu stron - oceniającego i ocenianego - można szybciej dość do porozumienia – komentuje Magdalena Lewy, Associate Consultant HRK Financial Markets. – Rozmowa roczna to dobry moment na otrzymanie informacji zwrotnej nie tylko od menedżera, ale również od pracownika. Na co dzień, w natłoku obowiązków, niekiedy nie ma możliwości ani warunków na szczerą rozmowę twarzą w twarz z przełożonym. Często niesłusznie bagatelizuje się funkcję ocen w firmach, ze względu na to, że wymaga ona poświęcenia zbyt dużej ilości czasu i zaangażowania. Warto zaznaczyć, że bywa ona jednak niezwykle istotnym czynnikiem angażującym pracownika do osiągania celów biznesowych organizacji.

Szczerą rozmowę można wykorzystać do rozwiązania kwestii spornych i przekazania konstruktywnego feedbacku. Menedżer może wyrazić swoje zadowolenie z poszczególnych wyników, a także sprecyzować obszary, w których potrzebna jest poprawa. Głównym celem oceny rocznej jest pochylenie się nad ukierunkowaniem działań zespołu, poprawieniem jego efektywności, a także zmotywowaniem pracowników do pełnienia obowiązków i wzmocnieniem ich poczucia wartości czy przynależności do firmy.

Do najważniejszych tematów poruszanych w trakcie rozmowy należą twarde KPI, cele wyznaczone na początku współpracy oraz kompetencje miękkie – chęć do nauki, zdolność do adaptacji, otwarcie na innych członków zespołu czy zdolności organizacyjne. Wraz z nimi, przedstawia się działania podjęte w konkretnych obszarach np. udział w szkoleniach czy zaangażowanie w projekty międzydziałowe. Finałem rozmowy jest ocena realizacji celów i dyskusja ich temat.

Często przygotowanie takiego podsumowania należy do obowiązków podwładnego, jednak przełożony również przygotowuje własną ocenę realizacji wyników – mówi Olga Korlak, Senior Consultant HRK Retail. – Rozmowa jest zestawieniem dwóch ocen, a przy okazji pretekstem do feedbacku ze strony szefa. Nie powinna jednak być ona celem samym sobie. Warto ją zaliczyć do szerszego zestawu narzędzi menedżerskich, które służą doskonaleniu efektywności pracowników.

Istotne czynniki oceny rocznej - ilość i jakość

Ocena kompetencji pracownika powinna się opierać na dwóch podstawowych filarach – analizie osiągniętych wyników oraz poznaniu poziomu posiadanych umiejętności. Warto, aby twarde dane i miękkie kompetencje przenikały się wzajemnie i holistycznie przedstawiały obraz pracownika. Podczas przygotowywania rozmów rocznych, warto zwrócić uwagę na takie czynniki, jak:

• Kompleksowość – ocena obejmuje wszystkie obszary działania pracownika,
• Długofalowość oceniania – wraz wydłużeniem perspektywy czasowej, która obejmuje działania, wnioski są bardziej trafne i dokładniejsze,
• Systematyczność – dobrze, by ocena była wykonywana co roku,
• Elastyczność – kryteria oceny powinny być rozróżnione na poziom stanowiska ocenianego,
• Dojście do zgodności – pracownik i menedżer powinni akceptować wzajemnie swoje racje.

Niezbędnym elementem w dobrze przeprowadzonej ocenie pracownika jest uwzględnienie tych kompetencji, które były kluczowe podczas rozpoczęcia współpracy. Warto, aby menedżerowie przeprowadzający rozmowę podsumowującą uwzględnili fakt, że do każdego pracownika należy podchodzić indywidualnie i ze zróżnicowaną skalą ocen. Ponadto, same kryteria nie powinny bazować na bieżących podsumowaniach, np. ostatnio zakończonych projektów, ale na znacznie szerszym polu działań.

Jasno określone kryteria umożliwiają dyskusję na temat poszczególnych ocen i ewentualną wymianę różnych spojrzeń. Może to istotnie wpłynąć na motywację i zaangażowanie pracownika w życie firmy. Oceniany dzięki budującej informacji zwrotnej ma często chęci podejmowania się coraz trudniejszych wyzwań czy pokonywaniu słabych stron – dodaje Magdalena Lewy, Associate Consultant HRK Financial Markets.

Ocena roczna dobrą okazją do rozwoju zawodowego

Z perspektywy pracownika, ocena roczna to moment, w którym można podkreślić swoją efektywność i zaproponować kierunki samorozwoju. Informacje płynące od menedżera ukierunkowują dalsze działania na stanowisku i pomagają wskazać obszary wymagające większych starań. Często pozytywne wyniki KPI i ponadprzeciętne kompetencje miękkie są nagradzane w postaci zwiększonego wynagrodzenia bądź przyznania pakietu benefitów, np. sfinansowania szkoleń.

Dobre wyniki niekoniecznie od razu przekładają się na awans, z tego względu, że niemożliwym jest nagrodzenie wszystkich dobrych pracowników wyższym stanowiskiem w strukturze firmy. Ocena roczna jest okazją do docenienia w różny sposób - często awansem, nierzadko podwyżką, dodatkową premią czy specjalną nagrodą – mówi Olga Korlak, Senior Consultant HRK Retail. – I przede wszystkim warto pamiętać, że nie ma czego się bać. To, w jaki sposób przebiegnie samo spotkanie jest drugorzędną kwestią. Najważniejsze są osiągnięcia zdobyte podczas rozliczanego okresu – dodaje ekspertka.

Zgodność przede wszystkim

Obydwie oceny – ocenianego i oceniającego – powinny być do siebie podobne szczególnie w przypadku twardych wskaźników. Tylko w skrajnych przypadkach, gdy pracownik i przełożony czerpią dane z różnych źródeł, liczby nie są zgodne ze sobą. Nieco inaczej może zdarzyć się w kwestii kompetencji miękkich. Tutaj weryfikacja wyników może być niespójna z powodu zróżnicowanych kryteriów oceny pojedynczego pracownika w świetle innych zatrudnionych, np. całego zespołu. Dla pracownika rozmowa roczna to okazja do uzupełnienia wiedzy przełożonego o podejmowanych działaniach niezauważonych wcześniej przez menedżera. Warto, aby obie strony miały czas i motywację do profesjonalnego przygotowania się przed samym weryfikującym spotkaniem.

Ocena roczna powinna opierać się na wspólnym dialogu. Podczas rozmowy przełożony i pracownik wzajemnie oceniają efekty swojej współpracy. Zapewnienie dobrej atmosfery w trakcie tego typu konwersacji jest bardzo ważne, ponieważ wpływa często na motywację i zaangażowanie zatrudnionej osoby. Umiejętne poprowadzenie oceny rocznej jest istotne, ponieważ poruszane są dosyć osobiste aspekty, takie jak: ocena zdolności, indywidualnych predyspozycji do pracy, wiedzy i umiejętności. Delikatne kwestie wymagają odpowiedniego zaplanowania spotkania i skrupulatnego przygotowania. Profesjonalne podejście do oceny rocznej może pozytywnie wpłynąć na relacje w zespole i zaangażowanie pracowników w życie organizacji.