Jak przygotować i rozliczyć dotacje Unijne?
Mimo, że w nowej perspektywie finansowej na lata 2014-2020 środków na sfinansowanie projektów będzie więcej, to nie znaczy, że będą one bardziej dostępne dla przedsiębiorców. W większości będą one dzielone przez te same instytucje, które zajmowały się tym w latach 2007-2013, a to oznacza, że będą one korzystać z doświadczeń minionej perspektywy, w zakresie nie tylko struktury dokumentacji konkursowej, ale przede wszystkim sposobu oceny projektów. Instytucje te mają zbudowaną bazę ekspertów z wielu dziedzin, którzy w dużej mierze będą oceniali projekty, czerpiąc z wypracowanego wcześniej doświadczenia. Dlatego przygotowując się do składania projektu warto skorzystać z konsultacji firmy doradczej, która odpowiednio pokieruje sposobem przygotowania projektu, zwiększając szansę jego sukcesu. Zwłaszcza w sytuacjach, gdy projekty niejednokrotnie konkurują ze sobą o miejsce na liście rankingowej setnymi częściami punktów.
Procedury konkursowe - pierwsze wyzwanie na drodze ku dotacji
Konkursy w nowej perspektywie – zarówno w ramach programów krajowych jak i regionalnych będą ogłaszane w trybie otwartym lub zamkniętym. W konkursie otwartym nabór wniosków i ich ocena prowadzony jest w sposób ciągły do zamknięcia konkursu uzasadnionego odpowiednią decyzją np. o wyczerpaniu alokacji. Konkurs zamknięty organizowany jest cyklicznie. W konkursie zamkniętym określa się z góry jeden lub kilka następujących po sobie terminów naboru wniosków. Ogłoszenie konkursu odbywa się zazwyczaj na miesiąc przed naborem, wówczas publikowane są wszystkie dokumenty obowiązujące w danym naborze. Nabór to ograniczony czasowo okres, w którym Wnioskodawcy mogą składać wnioski w danym konkursie.
Nowa perspektywa to zmiany w zakresie ogólnych zasad organizacji naborów i oceny wniosków. Aplikować będzie się w centralnych systemach informatycznych, które będą służyły również na cele przyszłego rozliczania projektów. Planuje się uproszczenia w procedurach organizowania naborów, oceny wniosków i rozliczania projektów, aby były one bardziej przyjazne dla przedsiębiorców i mniej czasochłonne. Wszystko po to by, Wnioskodawca jak najszybciej uzyskał decyzję o dofinansowaniu. Termin wydania takiej decyzji jest określony w regulaminie konkursu i jest ustalany indywidualnie przez instytucje udzielające wsparcia. Aktualnie ogłoszone nabory wniosków w ramach Szybkiej Ścieżki i Demonstratora, którymi zarządza NCBiR przyjęły krótsze termin oceny projektów. Wynik konkursu w ramach Szybkiej Ścieżki przedsiębiorcy powinni poznać już w 60 dni od zakończenia miesiąca, w którym złożyli wniosek, natomiast w ramach Demonstratora wyniki będą opublikowane w 90 dni od zakończenia naboru. Skróceniu procedur będą służyły m.in. ograniczenie wymaganych informacji we wniosku czy przedstawianie oświadczeń na rzecz zaświadczeń. Regułą ma stać się także panel ekspertów, czyli prezentacja projektu przez Wnioskodawcę, bezpośrednio przed komisją oceniającą składającą się z ekspertów projekty w zakresie: naukowym, technologicznym, gospodarczym czy biznesowym. Eksperci to losowo wybierane osoby, którymi dysponuje każda instytucja, w zależności od tematyki projektu i charakteru konkursu. Intencją panelu jest możliwość doprecyzowania założeń projektu i wyjaśnienie ekspertom wszelkich kwestii, co, do których mają oni wątpliwości np. w zakresie rozwiązania technologicznego, jego funkcjonalności i zastosowania, planowanej komercjalizacji czy pytań dotyczących samego Wnioskodawcy.
Nie mniej jednak, aby projekt dotarł do prezentacji przed panelem ekspertów musi przejść ocenę formalną i merytoryczną. Ocena formalna ma za zadanie sprawdzić zgodność złożonego wniosku z kryteriami formalnymi. Najczęściej sprawdza się: poprawność wypełnienia wymaganych formularzy, zgodnie z obowiązującą instrukcją, kompletność dokumentacji i wymaganych załączników oraz kwalifikowalność Wnioskodawcy w ramach konkursu. Projekt musi przejść ocenę formalną, by mógł być dalej skierowany do oceny merytorycznej.
Ocena merytoryczna jest bardziej restrykcyjna – tu nie ma możliwości uzupełnień, a na jej podstawie przyznaje się projektowi dofinansowanie. Kryteria oceny merytorycznej w zależności od konkursu są podzielone na takie, które muszą być obligatoryjne spełnione oraz fakultatywne ich spełnienie zwiększa szanse projektu na sukces. Podczas oceny merytorycznej oceniany jest przede wszystkim pomysł i koncepcja przedsięwzięcia w kontekście realizacji wymagań założonych w kryteriach. Należy pamiętać, że przedsiębiorcy coraz częściej aplikując o środki unijne napotykają na trudności, których rozwiązanie wymaga specjalistycznej wiedzy. Już miniona perspektywa pokazywała, że każdy nowy konkurs ogłaszany w ramach działania korzystał z doświadczeń poprzedniego i ewaluował, coraz bardziej windując wymagania, jakie Wnioskodawcy musieli spełniać nie tylko na etapie aplikacji, ale również w realizacji projektów. W tym kontekście skorzystanie z pomocy firmy doradczej ma istotne znaczenie zwłaszcza w zakresie know-how, jaką oferują zwłaszcza przy opracowywaniu założeń innowacji produktów czy technologii oraz wypracowanych relacji z wieloma jednostkami naukowymi, badawczo-rozwojowymi, rzecznikami patentowymi, wynalazcami oraz ekspertami, co przekłada się na wysoką jakość merytoryczną projektu. Sporządzając dokumentację aplikacyjną Wnioskodawca zazwyczaj nie myśli o jego późniejszym rozliczeniu, a o zdobyciu jak największej ilości punktów. Jednak należy pamiętać, że z założeń dotyczących innowacyjności produktów czy technologii będzie trzeba się wywiązać, stąd należy odpowiednio wyważyć szczegółowość opisu przedsięwzięcia. Dodatkowym elementem oceny projektów jest zdolność finansowa, techniczna oraz organizacyjna Wnioskodawcy do realizacji projektu. Zachowanie spójności w zakresie opisu wszystkich wskazanych wyżej elementów oceny merytorycznej jest bardzo ważne, gdyż wszelkie nieścisłości powodują odrzucenie wniosku. Należy zatem zwrócić uwagę np. na to, aby wskazane w analizie finansowej przychody/wskaźniki finansowe, korespondowały z przyjętymi wskaźnikami rezultatu, czy też na to, by wyszczególnione cechy lub parametry produktów/technologii były spójne z założeniami dotyczącymi ich innowacyjności. Co jest miarą sukcesu projektu? Pomysł to nie wszystko – liczy się też umiejętność odpowiedniej interpretacji dokumentów programowych oraz kontakt z urzędami przydzielającymi środki – by wiedzieć, o co i gdzie zapytać w razie niejasnych zapisów w obszernej dokumentacji aplikacyjnej.
Gdzie zatem zwrócić się o pomoc? Przydzielaniem środków finansowych z krajowych programów operacyjnych zajmować się będą min. Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości, Narodowe Centrum Badań i Rozwoju, Bank Gospodarstwa Krajowego, Ministerstwo Gospodarki, Centrum Projektów Polska Cyfrowa i wiele innych w zależności od rodzaju działania. Na szczeblu regionalnym natomiast dysponentem środków unijnych są Regionalne Instytucje Finansujące, Urzędy Marszałkowskie czy Wojewódzkie Urzędy Pracy.
Przygotowanie wniosku – wyzwanie czy formalność?
Potencjalni beneficjenci funduszy unijnych zadają sobie pytanie czym jest dokumentacja aplikacyjna i wniosek o dofinansowanie? Czy jego przygotowanie będzie dla nich jedynie czystą formalnością czy jednak wyzwaniem? Wniosek o dofinansowanie to standardowy formularz składany przez Wnioskodawcę, do instytucji udzielającej wsparcia, w celu uzyskania wsparcia finansowego ze środków pomocowych. Wniosek to nic innego jak opis projektu, w którym Wnioskodawca przedstawia informacje o przedsięwzięciu tj. kto, po co (dlaczego), gdzie, z jakich środków zamierza zrealizować planowane przedsięwzięcie. Beneficjenci funduszy unijnych zakończonej perspektywy finansowej 2007-2013 zdają sobie sprawę z tego, jak istotne i kluczowe znaczenie ma precyzyjne przygotowanie dokumentacji aplikacyjnej i określenie założeń przedsięwzięć na etapie przygotowania wniosku. W naszej praktyce spotkaliśmy się bowiem z sytuacją, że przygotowany przez przedsiębiorcę samodzielnie projekt jest trudny bądź nawet niemożliwy do rozliczenia.
Z doświadczenia wiemy również, że dokumentacja aplikacyjna wymaga od Wnioskodawców poświęcenia dużej ilości pracy nad jej przygotowaniem. Mimo, iż wiele mówi się o uproszeniach w procedurze, to nie należy spodziewać się przełomowych zmian.
Dla potencjalnego beneficjenta przygotowanie wniosku staje się zatem dużym wyzwaniem. Aby mu sprostać warto mieć na uwadze fakt, że sukces projektu związany jest z prawidłowym określeniem jego celów, odpowiednim zaplanowaniem działań i kosztów w harmonogramie rzeczowo-finansowym, elastycznym uzasadnieniem wydatków czy realnym oszacowaniem wskaźników rezultatu.
Na co zatem należy zwrócić uwagę przygotowując wniosek o dofinansowanie? Niezwykle istotnym, jest zapoznanie się z założeniami działania w którym aplikujemy, dokumentacją konkursową oraz instrukcjami, które stanowią istotne kompendium wiedzy każdego Wnioskodawcy.
Zmiany w projekcie – jak ich uniknąć zaplanuj już na etapie przygotowania dokumentacji!
Kryteria oceny projektów narzucają niejednokrotnie beneficjentom konieczność zmiany przyjętych przez nich samych wstępnych założeń projektowych. Jest to na tyle istotny aspekt, że opracowując dokumentację aplikacyjną beneficjent nie przewiduje i nie myśli o późniejszym rozliczeniu projektu i dostosowuje pierwotne założenia do sformułowanych dokumentacją konkursową wymagań. Co w konsekwencji prowadzi na etapie rozliczania do komplikacji, konieczności zmian pierwotnego harmonogramu, sporządzania aneksów do umów o dofinansowanie a co najistotniejsze, pod kątem zrealizowania projektu z sukcesem, braku możliwości realizacji przyjętych wskaźników projektu. Przed beneficjentami funduszy unijnych dla rozliczenia projektu z sukcesem, stają na przeszkodzie nie tylko ograniczenia wynikające z nieprecyzyjnie przygotowanej dokumentacji aplikacyjnej, ale także konieczność dostosowania przedsięwzięcia do czynników zarówno zewnętrznych tj.: zachowanie konkurentów, nowe produkty i technologie na rynku, jak i wewnętrznych tj.: zmian reorganizacyjnych podmiotu oraz zmian personalnych wśród osób odpowiedzialnych za realizację projektu. Poza przemyślanym zdefiniowaniem innowacyjności, opracowaniem harmonogramu, realnym oszacowaniem wskaźników rezultatu dla projektu warto więc pamiętać o otoczeniu w jakim przedsiębiorstwo działa.
Jak zatem z SUKCESEM rozliczyć dotację?
Otrzymanie dotacji to początek ciężkiej pracy, jaka stoi przed beneficjentem. Informacja, że firma znalazła się na liście rankingowej, nie stanowi jeszcze o sukcesie projektu. Z doświadczenia naszych ekspertów wynika bowiem, że po otrzymaniu dotacji następuje trudny i pracochłonny etap rozliczenia projektu. Bardzo ważne jest, aby przygotowując się do rozliczania projektu, zapoznać się z dokumentami działania, w ramach którego otrzymaliśmy dotację m. in. z przewodnikami beneficjenta, wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności czy w zakresie wydatkowania zaliczek. W sytuacji braku jednoznacznej interpretacji przepisów prawnych, korzystnie jest wystąpić do instytucji rozliczającej z pytaniem o uszczegółowienie danego zagadnienia, aby nie popełnić błędu, który będzie nas sporo kosztował. Wiele cennych informacji znajduję się we wzorach umów o dofinansowanie (m. in. warunki wypłaty dofinansowania, zapisy dotyczące zakupu towarów i usług, zasada konkurencyjności czy wytyczne dotyczące promocji), dlatego zalecamy przeczytać je z należytą uwagą, przed podpisaniem umowy. Umowa o dofinansowanie jest deklaracją przyznania środków finansowych na realizację projektu, określającą prawa i obowiązki Beneficjenta, wysokość przyznanych środków, terminy i sposób rozliczania projektu oraz inne warunki realizacji projektu.
Jeśli przedsiębiorca korzysta ze wsparcia zewnętrznych doradców, to warto aby taka osoba lub firma zewnętrzna miała kompetencje i doświadczenie zarówno w przygotowaniu aplikacji, ale także ich rozliczaniu. Świadomość doradców o konieczności opieki nad projektem zarówno na etapie przygotowania, rozliczenia i kontroli powinna sprzyjać ograniczeniu zbędnych ryzyk.
Niechęć beneficjentów funduszy unijnych na etapie rozliczenia projektu budzi także procedura przeprowadzania zapytań ofertowych przed dokonaniem zakupu. Beneficjent podpisując umowę musi być świadomy, jakie procedury będą go obowiązywać przy wyborze dostawcy towarów i usług. Często jednak pojawia się wątpliwość - czy firma powinna przeprowadzić przetarg publiczny zgodnie z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych? W większości przypadków, firmy nie muszą stosować ustawy PZP. Należy jednak pamiętać, że zgodnie z umową o dofinansowanie przedsiębiorca jest zobowiązany wybierać i udzielać zamówień: w oparciu o najbardziej korzystną ekonomicznie ofertę, z zachowaniem zasad przejrzystości i uczciwej konkurencji w celu uniknięcia konfliktu interesów. Ważną kwestią, na którą urzędnicy kładą baczną uwagę są także powiązania osobowe oraz kapitałowe, należy zatem pamiętać, że dostawcą czy usługodawcą nie może być podmiot powiązany z firmą beneficjenta.
Firma konsultingowa EDORADCA
