Jak uciec z miejsca gdzie zaległy cienie i zażegnać epidemię niezadowolenia w polskich biurach?

Polskie firmy trawi epidemia negatywnego nastawienia. Badanie przeprowadzone na zlecenie firmy Sharp wykazało, że blisko dwie trzecie (65%) polskich pracowników biurowych ma negatywny stosunek do swojego miejsca pracy, a przestarzałe metody i technologie obniżają morale i motywację w firmach na terenie całego kraju.

MORDOR TO STAN …

I nie o lokalizację tu chodzi. Badanie obejmujące ponad 6000 pracowników biurowych w Europie, w tym 500 w Polsce, wykazało, że miejsce pracy opisywane jest jako nieinspirujące (20%), a niektórzy określają je nawet jako „ponure”, „opresyjne” lub „toksyczne”. Jedna trzecia pracowników stwierdziła, że ich biuro jest nudne, a 43% postrzega je jako ciche. Zaledwie 14% ankietowanych uznało, że ich miejsce pracy jest motywujące. Okazuje się, że ta pustynna jałowa kraina powstała na skutek wadliwych procesów i niedziałającej infrastruktury. Na pytanie, dlaczego opisują swoje biuro w ten sposób, co najmniej jedna czwarta z ankietowanych obwiniała przestarzałe metody pracy (25%), a 28% stwierdziło, że spędza zbyt wiele czasu nad nudnymi zadaniami administracyjnymi. 12% narzekało, że wszyscy komunikują się poprzez email zamiast porozmawiać.

Bardzo istotnym problem w miejscu pracy okazała się technologia – blisko połowa (44%) respondentów stwierdziła, że jest ograniczająca. Przeciętny polski pracownik przyznał, że dwa razy dziennie odczuwa frustrację wynikającą z korzystania z urządzeń technicznych w biurze, przez co 31% pracowników woli korzystać z własnego sprzętu.

MILLENIALS WYMAGA

W Europie pracownicy z pokolenia tzw. millenialsów (urodzonych po roku 1982), którzy nie znają pracy bez Google, częściej niż inne grupy wiekowe stwierdzali, że czuliby się bardziej zmotywowani, jeśli w ich biurach dostępne byłyby najnowsze rozwiązania technologiczne (39%). Połowa tych pracowników czasami unika dostępnych rozwiązań technologicznych, ponieważ są zbyt skomplikowane. Oczywiście z pokolenia millenialsów można się śmiać i powielać żarty, jednak zapewnienie atmosfery, w której wszyscy czują się zmotywowani, jest kluczowe dla stworzenia szczęśliwego miejsca pracy, w którym pracownicy chcą i mogą w najlepszy możliwy sposób wykonywać swoje obowiązki. Technologia zwiększa motywację, ale tylko wtedy, gdy jest pomocna i łatwa w obsłudze. W przeciwnym razie staje się elementem demotywującym, świadomie unikanym, a nawet wywołującym frustrację. Spójrz na narzędzia, z których korzystasz, zastanów się, jakich narzędzi potrzebujesz i wprowadź udoskonalenia, które pomogą ludziom czerpać radość z przychodzenia do pracy.

JAK WYGLĄDA GONDOR?

Na zachód od Mordoru rozciągała się kraina Gondoru. Fanom trylogii nie-Sienkiewicza nie trzeba tłumaczyć dlaczego trawa była tam zieleńsza i że przede wszystkim była. Warto wiedzieć, że to naprawdę proste rozwiązania technologiczne podnoszą codzienny komfort pracy i motywują zespół do ciężkiej pracy i osią- gania coraz to lepszych wyników.

Oczywiście sprawa może być bardziej złożona, a frustracja pracowników technologią może być przejawem innych problemów niż technologiczne. Dlatego powinieneś przeanalizować sytuację w kontekście innych złotych zasad, których powinna przestrzegać firma. Zrozumienie, dlaczego i jak ludzie wykonują swoją pracę, to ważny aspekt motywowania pracowników. Jeśli firma rozumie te mechanizmy, ułatwia pracownikom wykonywanie zadań, co z kolei napędza działanie przedsiębiorstwa. Pamiętajmy, że w ciągu następnych 10 lat milennialsi będą stanowili większość naszych pracowników, a więc bardzo istotne jest, abyśmy potrafili uczyć się od naszych młodszych kolegów, powitali nowe idee i punkty widzenia, a także wprowadzali lepsze rozwiązania technologiczne, które są tak łatwe w obsłudze, jak urządzenia przeznaczone do użytku prywatnego.

JAK TO ZROBIĆ?

W sytuacji, gdy firmy przede wszystkim szukają oszczędności, wydaje się, że nie ma zbyt wielkiego pola manewru, jednak sytuacja na rynku jest lepsza niż mogłoby się wydawać. Powodem jest fakt, iż zintegrowane rozwiązania oraz nowoczesne systemy drukujące i wizualne pomagają polskim firmom w oszczędzaniu. Na te najnowsze trendy można i zdecydowanie warto patrzeć przez pryzmat zintegrowanego biura. W przypadku firmy Sharp, która zbadała motywację europejskich pracowników, takim rozwiązaniem jest My Integrated Office – czyli połączenie 3 elementów: urządzeń wielofunkcyjnych, monitorów interaktywnych i urządzeń mobilnych. Wszystko jest zintegrowane dzięki rozwiązaniu opartemu o chmurę Sharp – Cloud Portal Office, które umożliwia m.in. wymianę plików, obieg dokumentów, metadane i indeksację wraz z OCR oraz współdzielenie i synchronizację zmian w czasie rzeczywistym. Np. jeden dokument umieszczony w chmurze można ściągnąć na urządzenie mobilne, przerobić, wydrukować, wyświetlić na tablicy. Innowacyjne narzędzia upraszczają dostęp do informacji oraz ich współużytkowanie, ale przede wszystkim – umożliwiają podniesienie wydajności pracowników.

Dla biznesu motorem zmian stanie się lepsze wykorzystanie czasu, dostosowanie się firmy do zmian związanych ze stylem pracy i trendem Bring Your Own Device, stymulowanie pracy zespołowej oraz bardziej efektywne wykonywanie codziennych zadań, bez względu na lokalizację firmy i pracowników na świecie. Dla IT będzie to bezpieczeństwo, legendarna jakość Sharp oraz łatwość zarządzania całością systemu.

Klienci marki również, częściej niż w poprzednich latach, są zainteresowani usługami zarządzania drukiem (druk podążający, zliczanie, autoryzacja), ponieważ pozwalają one kontrolować koszty i usprawnią procesy. Autorskim rozwiązaniem Sharp do zarządzania wydrukiem jest Job Accounting II, przeznaczony dla małych i średnich firm. Oferuje autoryzację użytkowników, rozliczanie i monitorowanie kosztów, wydruk podążający oraz rozliczanie projektowe. Ofertę wyróżnia także sprzętowy OCR o szerokich możliwościach, który nie wymaga żadnej licencji (system jest wbudowany w urządzenie), czujnik ruchu, który wybudza urządzenie, kiedy zbliży się do niego użytkownik, a także blokada usunięcia niezużytych do koń- ca tonerów, która gwarantuje pełne wykorzystanie wszystkich materiałów.

W JAKIEJ KRAINIE PRACUJESZ?

Czy technologia, której używasz w pracy, motywuje do działania, czy raczej rozczarowuje?

Wskazówki eksperta, dotyczące motywacji oraz inne przydatne rozwiązania z zakresu współpracy czy bezpieczeństwa w miejscu pracy, można znaleźć na stronie: www.sharp.pl