Jak udźwignąć 100 mln, czyli o płynności w branży wnętrzarskiej

Inwestycja w nowe biuro to przede wszystkim wyzwanie finansowe. Jego ciężar spoczywa przez większość czasu na barkach wykonawcy, bo to on musi opłacić z góry znaczącą część materiałów i podwykonawców. Przed wyborem partnera inwestor powinien zatem dobrze poznać płynność finansową kontrahenta, zasady udzielanych gwarancji oraz transparentność kosztów. Na przykładzie realizacji biura Sage wskazujemy najbardziej newralgiczne obszary.

Sage to duża, międzynarodowa firma informatyczna, która na polską siedzibę wybrała budynek Eurocentrum w Warszawie. W 2017 roku Tétris zaprojektował i zbudował pierwszą część tej przestrzeni o powierzchni 2600 mkw. Niedawno zaś zakończył aranżację kolejnych dwóch pięter o powierzchni 1500 mkw. W firmie pracują polskie, ale i międzynarodowe zespoły, więc priorytetem było terminowe oddanie do użytku kompleksowo wyposażonego biura.

Problem prefinansowania

"Od momentu podpisania umowy dla inwestora najważniejszy jest czas. Każdy dzień zwłoki to potencjalny dodatkowy koszt. Kosztem tym może być utrata dochodu związana z opóźnieniem w rozpoczęciu działalności lub karą umowną dla najemcy z tytułu opóźnienia w przekazaniu powierzchni najmu (jeżeli klientem jest właściciel budynku)" – tłumaczy adwokat Anna Wąsiewska z kancelarii Wawer Wąsiewska. Adwokaci. Spółka partnerska.

Zapłata wynagrodzenia na rzecz wykonawcy następuje w określonych częściach, w ramach realizacji. W praktyce oznacza to, że wykonawca w pierwszych dniach zmuszony jest zamówić większość materiałów, z racji na długie terminy dostaw. Ich producenci żądają zapłaty nawet do 40-50% ceny z góry, zatem na długo przed wystawieniem pierwszej faktury inwestorowi, wykonawca musi prefinansować lwią część przedsięwzięcia.

"Fakt, że możemy w ciągu miesiąca założyć kwotę rzędu 5-6 mln zł to dla klienta ogromny plus. Jeśli nie bylibyśmy w stanie tego zrobić, projekt czekałby z realizacją dwa lub trzy miesiące, aż do czasu wygospodarowania środków"– mówi Paweł Brodzik, dyrektor zarządzający Tétris. "Działając na zlecenie dużych firm, musimy się liczyć z korporacyjnymi zasadami fakturowania. Normą są tu 60 czy 90-dniowe terminy płatności" – dodaje.

Oznacza to, że mając 2-3 miesiące na realizację projektu, trzeba błyskawicznie sfinansować koszty podwykonawców, a następnie oczekiwać na opłacenie faktur przez klienta. W korporacjach tak długie terminy płatności są normalną praktyką. Nie wnikają z braku zaufania do partnera, ale konieczności podporządkowania każdej inwestycji regułom finansowym dużych przedsiębiorstw. Dla polskich firm fit-out, zmagających się z płynnością finansową, wydanie jednorazowo tak dużej kwoty stanowi często problem.

Jedna gwarancja w miejsce kilku

Drugim wyzwaniem, obok prefinansowania, jest wymóg przedstawienia przez wykonawcę gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej jako zabezpieczenia prawidłowego wykonania umowy. Często, jak w projekcie Sage, są to kwoty na poziomie kilkudziesięciu milionów złotych. Na polskim rynku niewiele jest firm, które potrafią sprostać temu wyzwaniu. A jeszcze mniej takich, które decyzję o zaangażowaniu w taki projekt mogą podjąć praktycznie z dnia na dzień.

„Tétris, obok środków własnych, polega na zabezpieczeniu JLL w zakresie utrzymania płynności finansowej” – wyjaśnia Paweł Brodzik. "Łącznie te dwie firmy mają potencjał, pozwalający zabezpieczyć praktycznie dowolnej wielkości realizację z zakresu aranżacji i budowy wnętrz.”

Znaczenie ma też rodzaj i ilość gwarancji. Praktyką rynkową jest dostarczanie przez wykonawcę inwestorowi dwóch gwarancji bankowych lub ubezpieczeniowych: jednej na okres realizacji prac oraz drugiej na okres gwarancji jakości i rękojmi. W przypadku Sage oraz wielu innych projektów Tétris stosuje innowacyjną formułę – jednej gwarancji bankowej, której wartość jest automatycznie redukowana po zakończeniu budowy do ustalonego poziomu, ale zabezpiecza od razu okres realizacji prac i okres gwarancji jakości i rękojmi.

„Jeden dokument to komfort dla inwestora, bo sprawia, że nie ma ryzyka wystąpienia luki w okresie zabezpieczenia gwarancją. Inwestor ma pewność, że otrzymując zabezpieczenie na poczet umowy od razu uzyskuje też ochronę na okres rękojmi i gwarancji jakości. Nie ma konieczności pilnowania, aby druga gwarancja dotarła na czas” – tłumaczy adwokat Anna Wąsiewska.

Inwestorzy powinni być także uczuleni na fakt, że w przypadku wykonawców z gorszą płynnością finansową, banki nie zgadzają się na okresy gwarancji dłuższe niż 12 miesięcy. Powoduje to konieczność odnawiania zabezpieczenia (i zadbania, aby cały niezbędny okres pokryty był stosownym zabezpieczeniem).

Standaryzacja

Jeśli inwestor ma w planach realizację projektów w kilku krajach, warto sprawdzić, w których z nich działa wykonawca lub spółki z jednej grupy. Jeśli inwestor chce prowadzić podobne projekty w kilku krajach unijnych, umowy dotyczące wykończenia wnętrz mogą być procedowane w wielu państwach w bardzo podobnej formie, co przynosi istotną oszczędność czasu i kosztów.

"Wynika to z faktu, że raz wynegocjowana umowa jest już dostosowana do korporacyjnych wytycznych oraz specyfiki danego klienta. Jedyne zmiany muszą być wówczas dokonywane w obszarze zakresu prac lub konieczności dostosowania do lokalnych regulacji prawnych” – komentuje Anna Wąsiewska.

Spójność także w designie

Efektem powiązanym z realizacją projektów przez tego samego wykonawcę, jest też lepsze zrozumienie dla stylu i potrzeb danego inwestora.

„W przypadku Sage mieliśmy do czynienia z dwoma odrębnymi realizacjami, które łączył ten sam design, wartości, a także wytyczne co do funkcjonalności nowych wnętrz” – mówi Paweł Brodzik z Tétris.

Dla spółki z obszaru nowych technologii komfort pracowników ma najwyższy priorytet, by przyciągać talenty z rynku. Dlatego też aranżacja zakładała dużo zieleni oraz nieformalnych elementów. Całe piąte piętro stanowi kreatywną przestrzeń wspólną. Znajduje się tu kantyna, zdobiona naturalnymi pniami drzew i fototapetą przypominającą brzozowy zagajnik. Mamy tu też sale konferencyjne, punkt kawowy, kolorową strefę chillout z miękkimi siedzeniami, piłkarzyki, hamaki, telewizor oraz stoły jadalne.

Wizualnie najbardziej przykuwają uwagę pomieszczenia do spotkań, które w nowych częściach firmy są kontynuacją podróży po państwach i kontynentach, gdzie Sage ma swoje siedziby. Dekorują je kolorowe, energetyczne tapety, obrazujące np. zielone łąki Azji, klimatyczne miasteczko w Niemczech czy słonie z Afryki. Dzięki realizacji wnętrza przez jednego wykonawcę, poszczególne części firmy – zarówno te realizowane w pierwszym, jak i drugim etapie - są ze sobą bardzo spójne i stanowią jednocześnie benchmarking dla biur tej firmy na całym świecie.