Jak wyglądają kulisy organizacji największego w Polsce charytatywnego biegu biznesowego w formie sztafety?
Na miesiąc przed biegiem licznik na stronie internetowej Poland Business Run w Warszawie wskazuje 2,5 tys. zarejestrowanych uczestników. To zaledwie połowa z planowanych 5 tys. – tylu maksymalnie zawodników, zgodnie z regulaminem, może stanąć 4 września na linii startu. Im więcej zapisanych osób, tym więcej środków dla Fundacji Poland Business Run pomagającej osobom po amputacjach. Emocje są coraz większe ale podczas cotygodniowego spotkania statusowego w zespole projektowym panuje optymizm. Jak wyglądają kulisy organizacji największego w Polsce charytatywnego biegu biznesowego w formie sztafety?
Na liczbę zarejestrowanych biegaczy pracuje dziesięcioosobowy zespół złożony z pracowników warszawskich firm i korporacji, którzy na co dzień nie zajmują się profesjonalną organizacją eventów i bardzo rzadko się widują. Najczęściej słyszą się raz w tygodniu na tzw. WBR-owym „call’u”. Podczas 60 minut ustrukturyzowanej rozmowy podejmują kluczowe decyzje, rozwiązują problemy oraz definiują zadania na kolejny tydzień. Komunikują się głównie za pomocą poczty elektronicznej. Plan projektu jest elastyczny i zmienia się w zależności od priorytetów projektowych oraz dostępności zasobów. Administracja projektowa jest ograniczona, gdyż jest na nią mało czasu – tu liczy się głównie charakter, organizacja i profesjonalizm poszczególnych członków zespołu organizacyjnego. Gdy 1 sierpnia media donoszą o mającym się rozpocząć poszerzeniu ul. Marynarskiej, które może zmusić organizatorów do zmiany trasy biegu, Jacek Brzeski (reprezentujący na co dzień Hewlett Packard Enterprise), koordynator strumienia miasteczka biegowego i wolontariuszy, natychmiast interweniuje. Kontaktuje się z podwykonawcą, firmą marketingu sportowego, która wspiera zespół w uzyskaniu pozwoleń na bieg w ratuszu i upewnia się, że oficjalne dokumenty umożliwią organizację imprezy zgodnie z planem i przepisami.
Jacek, weteran WBR, który w te wakacje nie weźmie ani jednego dnia wolnego, tłumaczy: „Przez ostatnie trzy lata nasz zespół projektowy w zasadzie się nie zmienił. Każdy z nas zna kluczowe etapy i kamienie milowe projektu jak np. uzyskanie pozwolenia na bieg od miasta. Ufamy sobie, jesteśmy samodzielni i samodzielnie motywujemy się do działania. Pomimo, że zdobyliśmy przez ostatnie trzy lata wiele cennych doświadczeń, polegamy również na zewnętrznych ekspertach. W tym wypadku na firmie Sport Evolution, która specjalizuje się w organizacji dużych wydarzeń sportowych i daje profesjonalne wsparcie naszej ekipie”.
Jakie jeszcze są kluczowe czynniki sukcesu organizacji jednego z największych biegów w stolicy, w którym wystartuje 5 tys. osób, który ma kilkusettysięczny budżet i który finansowo wspierany jest przez liderów biznesu takich jak Goldman Sachs, Credit Suisse czy Marriott?
„Przede wszystkim wspólne wartości, które wyznajemy i cel, który nas łączy. Czyli nieodzowne składniki sukcesu każdego projektu” – zdradza Maciej Stefaniak, na co dzień manager w firmie konsultingowej Accenture, a w „wolnych chwilach” manager projektu Warszawa Business Run. „Gdy wiesz, że Twoja praca decyduje o pozyskaniu środków, które umożliwią powrót młodym ludziom po amputacjach do aktywnego życia, nie posiłkujesz się wymówkami o braku czasu i obowiązkach w pracy lub domu. Często oznacza to długie wieczory i nieprzespane noce, lecz motywacja jest wyjątkowo silna. To nie jest praca, za którą otrzymuje się wynagrodzenie. Jesteśmy uprzywilejowani pracując w dużych firmach. Czas odwdzięczyć się naszej lokalnej społeczności”.
Warszawa Business Run jest częścią Poland Business Run, największego sztafetowego biegu charytatywnego w Polsce, który jednocześnie odbędzie się w 7 największych miastach w Polsce. Tylko w zeszłym roku organizatorom imprezy udało się zebrać z opłat startowych i od darczyńców ponad 1 milion zł i pomóc 34 potrzebującym. Pomysłodawczyni i prezes Fundacji Poland Business Run, Agnieszka Pleti, podkreśla skomplikowaną naturę zarządzania siedmioma niezależnymi zespołami projektowymi. Każde miasto ma swoją specyfikę i wyzwania. Podczas gdy w Krakowie limit 5 tys. miejsc został wyczerpany w ciągu 16 minut od startu rejestracji, w Warszawie zapisy trwają 3-4 miesiące: „Jest to w głównej mierze spowodowane tym, że stolica jest bardzo konkurencyjna pod względem wydarzeń sportowych. Jak wynika ze statystyk miasta w całym roku odbywa się tu ponad 130 imprez, podczas których zamykane są ulice dla mieszkańców”, wyjaśnia Maciej Stefaniak. „Zespół Warszawa Business Run, aby zbudować swoją społeczność i wyróżnić się na tle innych projektów, musi działać w sposób niekonwencjonalny”, dodaje.
Marta Hernik, koordynator wszystkich Business Run’ów w Polsce: „Każdy zespół projektowy otrzymuje od nas niezbędne narzędzia i wiedzę konieczną do organizacji wydarzenia. Pracujemy z czołową kancelarią prawną w kraju, aby przygotować wzory umów dla miast np. dotyczące zabezpieczenia medycznego lub umowy barterowe ze sponsorami. Centralnie kupujemy koszulki, medale, numery startowe, usługę pomiaru czasu, ochrony, wszystkim miastom oferujemy także usługi studia kreatywnego do tworzenia materiałów marketingowych. Natomiast finalny sukces każdego projektu zależy tylko i wyłącznie od sprawności lokalnego zespołu projektowego”.
Według Macieja Stefaniaka w żadnym innym evencie w Warszawie zespół projektowy nie korzysta w takim zakresie i w tak kreatywny sposób z potencjału każdej z uczestniczących w przygotowaniach firm oraz sponsorów i partnerów: „Hotele Courtyard i Marriott nie tylko organizują catering dla biegaczy ale również promują bieg na szybach swoich budynków. Legia Runners Club umożliwia osobom przygotowującym się do biegu uczestnictwo w swoich treningach oraz promuje nas na telebimach podczas meczów. Pepsico dostarcza nam napoje i izotoniki. Galeria Mokotów, duży partner tegorocznej edycji, promuje bieg w mediach społecznościowych a także na nośnikach reklamowych w centrum handlowym; zbuduje także strefę relaksu w miasteczku biegowym”.
W warszawskim zespole panuje zgoda co do dominującej metody i filozofii zarządzania. To szczególnie szeroko stosowana w ostatnim czasie przez przedsiębiorstwa metoda „budżetowania od poziomu zerowego” (ang. Zero-based budgeting). W przeciwieństwie do tradycyjnego podejścia w ramach Warszawa Business Run budżet z poprzedniego roku traktowany jest tylko jako benchmark i jako wytyczna a z kolejną edycją biegu tworzony jest od początku, od zera. Każdy wydatek jest kwestionowany i musi mieć uzasadnienie biznesowe. W ciągu ostatnich dwóch lat zespół zrezygnował prawie całkowicie z reklamy outdoor’owej a wydarzenie promuje głównie w mediach społecznościowych i na blogach. Nacisk kładziony jest na tworzenie spersonalizowanego i bardzo osobistego kontentu, który umożliwi identyfikację uczestników z celami organizatorów wydarzenia. Zanim zespół sięgnie do kasy WBR próbuje najpierw uzyskać produkt lub usługę od sponsora lub partnera. Wykorzystuje przy tym umowy barterowe. Skanuje rynek dostawców i prowadzi mini-przetargi. Tam, gdzie to ma sens, znajduje kluczowego dostawcę np. infrastruktury do miasteczka biegowego.
Takie podejście skutkuje również eksplozją innowacyjności wśród członków zespołu. W tym roku Maciej Opiekulski z Hays pozyskał dla Warszawa i Poland Business Run 40 tys. dolarów od Google na kampanię AdWords dla organizacji pożytku publicznego. Sponsor wydarzenia i partner logistyczny, firma GLS, w ramach umowy sponsorskiej dostarczy biegowi konieczne usługi transportowe. Zrezygnowano z kroku procesowego polegającego na pakowaniu zestawów startowych, które w tegorocznej edycji biegu konfekcjonowane będą bezpośrednio przy odbiorze przez kapitana drużyny. Galeria Mokotów na potrzeby WBR zbuduje specjalne stoisko do ich odbioru w swoim centrum handlowym. Z kolei Immofinanz, w ramach umowy barterowej udostępni parking zarządzanego przez siebie biurowego kompleksu Empark’u na potrzeby miasteczka biegowego, zapewni także dostawy energii elektrycznej - „shared economy” w zastosowaniu na żywym organizmie.
Innym przejawem podejścia budżetowania od poziomu zerowego jest całościowa koncepcja i strategia organizacji biegu, nad którą zespół rozpoczął pracę pod koniec lutego. Pierwszym etapem były poszukiwania nowej atrakcyjnej lokalizacji, po Pl. Teatralnym w 2015 i błoniach Stadionu Narodowego w 2014. Na krótkiej liście pozostały Łazienki Królewskie oraz Służewiec i okolice ulic Domaniewskiej, Wołoskiej, Marynarskiej i Postępu. Za tą ostatnią lokalizacją przemawiał przede wszystkim fakt, że jest to największe zagłębie biznesowe w stolicy, które tworzy idealny kontekst dla organizacji biegu dedykowanego pracownikom warszawskich firm. Opustoszałe w weekendy sprawia, że łatwiej było pozyskać pozwolenia na organizację biegu a przede wszystkim samych uczestników - na Służewiec udaje się codziennie do pracy około 100 tys. osób. Zamknięcie wewnętrznych ulic Służewca Biznesowego w niedzielę nie jest też utrudnieniem dla mieszkańców Warszawy, którzy są dla organizatorów bardzo ważni, to oni bowiem budują pozytywną atmosferę biegu.
Na tym, na czym zespół Warszawa Business Run zdecydował się nie oszczędzać było przygotowanie profesjonalnego szkolenia i wyposażenia dla wolontariuszy. Wolontariusze są drugą, po beneficjentach biegu, najważniejszą grupą na WBR. „W tym roku chcielibyśmy zaangażować ich aż 400”, mówi Jacek Brzeski, który dowodzi strumieniem wolontariuszy. „Przy wydarzeniu o tej skali mało kto zdaje sobie sprawę ilu zaangażowanych jest w niego ludzi: w punkcie Info, strefie zmian, podając wodę biegaczom, zabezpieczając trasę czy w strefie dzieci”, dodaje. To, co wyróżnia wydarzenie na tle innych inicjatyw biznesu społecznie odpowiedzialnego (ang. CSR), to również uczestnictwo wśród wolontariuszy dzieci ze szkół specjalnych z Warszawy, Otwocka i okolic. Pracują ręka w rękę z ochotnikami z wielkich korporacji, a ich zaangażowanie jest imponujące. Jacek przygotował też profesjonalny pod-projekt rekrutacji i obsługi wolontariuszy wspierany poprzez aplikację www, specjalnie napisaną na tę okazję. Każdy wolontariusz WBR otrzymuje umowę i certyfikat umożliwiający zaliczenie praktyk szkolnych, profesjonalne szkolenie, pakiet wolontariusza, wyżywienie oraz wsparcie organizatorów w dniu wydarzenia. „Na wielu podobnych wydarzeniach wolontariusze są w cieniu, niektóre strefy są obsługiwane przez wynajętą obsługę. Na WBR wszystkie obszary miasteczka biegowego zarządzane są i obsługiwane przez ochotników, wsparcie profesjonalistów dostajemy jedynie przy ochronie i zabezpieczeniu medycznym. To nasza filozofia pomagania – a o skuteczności tego podejścia świadczy fakt, jak wielu wolontariuszy jest z nami od początku, już trzeci rok. Jako organizatorzy chcemy to podkreślić, a przy okazji nisko ukłonić się każdemu, kto dołącza do naszej rodziny. Jesteście super!”, entuzjastycznie dodaje Jacek.
Wydaje się, że przyszłość wielu innowacyjnych przedsięwzięć o zwiększonej skłonności do podejmowania ryzyka należy do zespołów działających wirtualnie lecz z wymiernymi efektami, takich jak zespół organizacyjny Warszawa Business Run - grupy ludzi, których łączą te same cele i wartości i z których każda wnosi do zespołu umiejętności oraz doświadczenie nabyte w macierzystych firmach. Zespół, który wykorzystuje networking w pełnym tego słowa znaczeniu a także potencjał współpracujących ze sobą lokalnie, choć czasem konkurujących względem siebie na rynku organizacji.
4 września o g. 10:30 w Emparku przy ul. Domaniewskiej będzie można przekonać się jak ów Zespół poradził sobie w tym roku z organizacją wydarzenia oraz czy dogonił Kraków w liczbie zarejestrowanych uczestników. Najlepiej sprawdzić to już teraz zapisując swoją sztafetę lub dołączając do grona wolontariuszy. Zapraszamy!
Maciej Stefaniak, manager w firmie Accenture
