Jak zorganizować przetarg na Agencję PR?

Jaki jest najlepszy sposób na znalezienie idealnej agencji PR? Odpowiedź jest prosta- przetarg! Zamierzając go zorganizować, warto zacząć od odpowiedniego przygotowania, dzięki czemu obie strony zaoszczędzą wiele czasu. Jak wiadomo, w biznesie, nie ma cenniejszej wartości, niż właśnie czas, stąd, poniżej kilka praktycznych porad, które mogą ułatwić trudną drogę ku znalezieniu idealnego partnera.

Po pierwsze kryteria

W przetargu na usługi PR obowiązuje taka sama zasada, jak przy kupnie mieszkania. Najpierw, należy ustalić kryteria, które są kluczowe. Jeśli zależy nam na dużej Agencji, zapraszamy tylko takie. Jeśli najważniejsze jest doświadczenie w pracy z markami pokrewnymi i konkurencyjnymi, najlepiej zaznaczyć to na początku. Kładziemy nacisk na referencje innych klientów? Wystarczy o nie poprosić.

Czy rozmiar ma znaczenie?

Tutaj, cenna może okazać się mała dygresja. Często spotykamy się z sytuacją, gdzie jednym z kryteriów wyboru jest skala działalności Agencji. Trudno polemizować z argumentem, że duże agencje mają portfolio, które może zrobić wrażenie. Jest jedno „ale”. Dotyczy zresztą nie tylko dużych, ale też małych agencji. Najważniejsze jest to, kto będzie prowadził projekt i czy będzie miał wsparcie doświadczonego managera. Mało doświadczona osoba prowadząca projekt nie będzie partnerem dla klienta. Nie ma też doświadczenia bo siłą rzeczy portfolio agencji nie jest jej osobistą zasługą. Dlatego warto zapytać, kto będzie osobą kontaktową i jak będzie wyglądał dedykowany zespół.

Pierwszy etap

Wracając do procedury przetargowej. Jeśli istotne założenia zostały już sformułowane, czas na działanie Agencji, która ma za zadanie przygotować prezentację. Po tym etapie, na podstawie przygotowanych materiałów, poszukiwania powinny zawężać się do 4-6 agencji, które prosimy o przygotowanie właściwej oferty. Warto dać sobie wybór, jednocześnie ograniczając się do tych podmiotów, które rzeczywiście pasują do profilu wymarzonej agencji. Należy pamiętać, że praca nad ofertą jest czasochłonna i wymaga dużego zaangażowania wielu osób.

Daj się poznać – nie tylko na papierze

Ciężko wyobrazić sobie przetarg na dom mediowy lub agencję reklamową, odbyty na podstawie kilku zdaniach w mailu, prawda? Agencja Public Relations niczym się nie różni od tych podmiotów. Dlatego ważne jest, aby dostarczyć agencji wiedzę o produkcie/usłudze, ich wyróżnikach, grupie docelowej, markach konkurencyjnych, celach, czy dotychczas realizowanych działaniach PR. W tym momencie, bezcenny okaże się dobrze przygotowany brief. Jednym z istotnych elementów briefu jest wskazanie kryteriów oceny. Przykładowo, jeśli najważniejsze są publikacje w konkretnych mediach, warto jasno to zakomunikować. Pamiętając jednocześnie, iż agencja PR ma być partnerem w zakresie budowania wizerunku firmy, a nie tylko dostarczycielem określonej liczby publikacji.

Rozmowa o pieniądzach

W miarę możliwości, wskazane jest, aby określić budżet. To pomoże Agencji usystematyzować myślenie i dobrać optymalny wariant. Dobra Agencja pokusi się także o przedstawienie opcji budżetowej. Nie prezentując budżetu, firmy liczą na większą kreatywność i to, że Agencja zaproponuje działania według swojego doświadczenia i oszacowania indywidualnych potrzeb. W pewnym sensie mają rację, ale z doświadczenia wiemy, że rodzi to też nieporozumienia, gdy wizja i rzeczywistość są dość odległe. Pojawia się wtedy uczucie, że agencja jest za droga, gdy najczęściej sprawę rozwiązałby dobrze dobrany pakiet usług. -mówi Agnieszka Malesza-Woźniak, partner w agencji Triple PR.

Cenne spotkanie

Optymalnym wariantem jest danie każdej z zaproszonych agencji okazji na udział w tzw. debriefingu. Jak sama nazwa wskazuje to szansa na zadanie dodatkowych pytań. Poświęcony czas zaprocentuje, ponieważ oferty będą lepsze.

Finał

Do ostatniego etapu z reguły firmy zapraszają 2-3 agencje. Jak dokonać ostatecznego wyboru? Podstawowe kryterium to zgodność przedstawionej oferty z briefem, ale przede wszystkim z celami biznesowymi firmy. Dobra agencja ma być partnerem, a nie tylko generatorem publikacji. Idealna strategia to nie zlepek pomysłów czy narzędzi, a przemyślana koncepcja – opowieść o tym, jak marka zaistnieje w mediach i umysłach odbiorców – od idei, po taktykę, na narzędziach i konkretach kończąc. Najlepiej docenić holistyczne spojrzenie i kreatywne podejście, a także zrozumienie indywidualnych potrzeb danego biznesu.

Spotkanie to także czas na zadanie wszystkich pytań, a przede wszystkim poznanie zespołu, sposobu bycia i myślenia. Bo to ludzie, a nie tylko strategie, wygrywają przetargi. I przede wszystkim to z poznanymi osobami nawiązujemy współpracę.