Kiedy opłaca się wdrożyć Recruitment Process Outsourcing

Recruitment Process Outsourcing (RPO), czyli outsourcing procesu rekrutacji jest rozwiązaniem powszechnie stosowanym przez organizacje, którym w czasach dynamicznie zmieniającego się otoczenia biznesowego, zależy na zatrudnieniu pracowników o wymaganych kwalifikacjach i doświadczeniu, w możliwie najkrótszym czasie. Ekspert LeasingTeam Group przedstawia powody, dla których organizacjom opłaca się przekazać realizację procesu rekrutacji wyspecjalizowanym podmiotom.

Pozyskiwanie zaangażowanych pracowników jest jednym z kluczowych elementów strategii rozwoju każdej organizacji. Aktualnie coraz więcej firm zmaga się z trudnościami w docieraniu do talentów, które mogłyby budować przewagę konkurencyjną przedsiębiorstwa. Jednocześnie firmy poszukują rozwiązań, które nie tylko zwiększą efektywność procesów rekrutacyjnych czy zmniejszą zaangażowanie w ich realizację działu HR, ale także będą optymalizowały koszty. Dla wielu z organizacji oczywistym rozwiązaniem jest współpraca z firmami realizującymi RPO. W jakich sytuacjach wdrożenie RPO staje się rozwiązaniem optymalizującym procesy biznesowe w organizacji, wyjaśnia ekspert LeasingTeam.

Potrzeba odciążenia wewnętrznego działu HR

Jeszcze do niedawna przedsiębiorstwa nie dostrzegały strategicznej roli HR w organizacji, przypisując jej przede wszystkim rekrutowanie pracowników. Obecnie znaczenie funkcji personalnej rośnie, a działy HR stają się jednymi z kluczowych w strukturach organizacji, realizując tak ważne zadania jak: tworzenie i optymalizacja polityki personalnej, budowanie pozytywnego wizerunku pracodawcy, motywowanie pracowników czy planowanie ich rozwoju i szkoleń. Jednak pogodzenie realizacji strategicznych zadań z szybkim reagowaniem na potrzeby rekrutacyjne staje się dużym wyzwaniem. Tym samym, na pozyskanie kluczowych dla rozwoju organizacji talentów pozostaje niewiele czasu. W dotarciu do najlepszych kandydatów na rynku liczy się szybkość działania oraz umiejętność wykorzystania zróżnicowanych kanałów dotarcia. Niestety, ze względu na konieczność ciągłego wspierania biznesu przez HR, na takie działania zwyczajnie brakuje czasu. Najlepszym rozwiązaniem jest powierzenie zlecenia firmie specjalizującej się w rekrutacjach, która ma przygotowaną kadrę, sprawdzone narzędzia i możliwość pozyskiwania kandydatów w najbardziej efektywny sposób.

Przekazanie procesu rekrutacji doświadczonej firmie doradztwa personalnego pozwala zachować oczekiwaną jakość, dotrzymać terminu i spełnić oczekiwania wewnętrznych klientów. Kluczem do udanej współpracy pomiędzy stronami jest szczegółowe uzgodnienie z klientem jego oczekiwań i analiza potrzeb, uwzględniająca opis wszystkich etapów rekrutacji oraz określenie czasu ich realizacji – podkreśla Andrzej Trela, Dyrektor Działu Sprzedaży w LeasingTeam Group.

Przeniesienie odpowiedzialności za ochronę danych osobowych kandydatów

W kontekście nowego, już od roku obowiązującego rozporządzenia o ochronie danych osobowych, które nakłada na przedsiębiorców obowiązek dostosowania swoich działań do nowych regulacji do 25 maja 2018 r., odpowiedzialność za przetwarzanie zgromadzonych w procesie rekrutacji, często setek aplikacji kandydatów przechodzi na firmę doradztwa personalnego. Przekazanie rekrutacji podmiotowi zewnętrznymu jest dużym odciążeniem dla organizacji, która unika ewentualnych kar za niezastosowanie się do nowych regulacji. Naruszenie przepisów wiąże się z ryzykiem nałożenia na przedsiębiorcę wysokich kar finansowych do 20.000.000 euro lub 4% wartości rocznego światowego obrotu przedsiębiorstwa.

Dostęp do talentów z poziomu stanowisk specjalistycznych i menedżerskich

W przypadku rekrutacji na stanowiska specjalistyczne i menedżerskie wykorzystanie RPO daje możliwość zidentyfikowania i pozyskania talentów najlepiej dopasowanych do aktualnych potrzeb organizacji. Firmy rekrutacyjne poświęcają czas na dokładne zrozumienie długofalowej strategii organizacji, co przekłada się na dopasowanie kandydatów zarówno do stanowiska, jak i kultury organizacji. Warunkiem skutecznego działania jest dywersyfikowanie kanałów dotarcia, co pozwala pozyskać kandydatów o unikalnych kompetencjach i umiejętnościach, gotowych do objęcia najbardziej wymagających stanowisk. W przypadku takich pozycji niezwykle istotna jest weryfikacja potencjalnych kandydatów poprzez poddanie ich testom psychologicznym i testom kompetencji, a w niektórych przypadkach zaproszenie do udziału w autorskim programie Assessment Center.

Popularność RPO wśród pracodawców będzie rosła, ponieważ rynek zmienia się i pracownicy coraz odważniej podejmują decyzję o zmianie pracy. Specjalistyczne i menedżerskie stanowiska nie mogą przez dłuższy czas pozostawać nieobsadzone, ponieważ to ryzykowne dla organizacji. W wielu przypadkach jedynie RPO pozwala szybko zrealizować nawet bardzo wymagający proces rekrutacji – komentuje Andrzej Trela z LeasingTeam Group.

Firmy, które posiadają doświadczenie w rekrutacjach specjalistycznych i menedżerskich, dysponują szeroką bazą sprawdzonych kandydatów, a ich rekruterzy własnymi kontaktami wśród ekspertów w określonych branżach bądź dziedzinach. Warto o tym pamiętać, zwłaszcza kiedy w organizacji nagle pojawi się pilna potrzeba obsadzenia jednego z wyższych stanowisk.

Niechęć do inwestowania w narzędzia rekrutacyjne

W przypadku poszukiwania kandydatów na wyspecjalizowane stanowiska, wymagające posiadania niszowej wiedzy lub doświadczenia, publikacja ogłoszeń na portalach rekrutacyjnych może nie przynieść pożądanego efektu. Bardzo często osoby, na których pozyskaniu zależy firmie, mają już pracę, są z niej zadowolone, w związku z czym nie przeglądają ofert pracy. Są to kandydaci pasywni, do których dotarcie wymaga zastosowania bardziej zaawansowanych, często proaktywnych metod rekrutacji takich jak np. direct search, czyli poszukiwania bezpośrednie. Rozwiązanie to jest powszechnie stosowane przez firmy doradztwa personalnego. Ponadto, firmy specjalizujące się w rekrutacjach dysponują własnymi bazami kandydatów oraz systemami informatycznymi wspierającymi rekrutacje, które umożliwiają sprawne przeszukanie i selekcję ogromnej ilości danych. Korzystają także z nowoczesnych narzędzi rekrutacyjnych, takich jak portale społecznościowe, aplikacje mobilne oraz współpracują z różnymi organizacjami branżowymi i uczestniczą w targach, konferencjach, spotkaniach biznesowych, co daje im znacznie większe możliwości penetracji rynku kandydatów. Zastosowanie tak wielu różnych kanałów i metod dotarcia jest bardzo kosztowne i niestety niewiele organizacji może sobie pozwolić na takie rozwiązanie. W związku z tym, powierzenie rekrutacji firmie zewnętrznej, będzie dla firmy zarówno dodatkową oszczędnością, jak i zwiększy szansę na dotarcie do odpowiednich kandydatów.

Elastyczne dopasowanie do aktualnych potrzeb rekrutacyjnych

RPO jest rozwiązaniem stosowanym tylko wtedy, gdy firma ma w danej chwili potrzeby rekrutacyjne. Oznacza to, że organizacje mogą z niego korzystać w sposób dostosowany do własnych potrzeb. Firmy świadczące usługi RPO są elastyczne i mają struktury, które pozwalają im dopasować się do każdej sytuacji. W zależności od potrzeb mogą angażować do procesu wielkie zespoły rekrutacyjne lub kilku konsultantów. Niezależnie od wielkości angażowanych zasobów firma powierzająca proces rekrutacji zazwyczaj zapłaci za obsadzone wakaty.

Mniejszy koszt rekrutacji

Przeprowadzenie rekrutacji własnymi siłami ze względu na koszty publikacji ogłoszeń, rozwiązań technologicznych oraz czasu wszystkich osób zaangażowanych w proces często bywa droższe niż przekazanie jej na zewnątrz. Pośrednim kosztem prowadzenia procesu rekrutacji ad hoc może być przedłużający się okres wolnego wakatu czy niedopasowanie kandydata do stanowiska. Firma przejmująca odpowiedzialność za realizację procesu, już z racji swojego doświadczenia, specjalizacji, zasobów i dostępu do zaawansowanych narzędzi, stosuje najefektywniejsze rozwiązania, co wpływa na skrócenie czasu obsadzania wakatu. Warto również wspomnieć, że prowadząc rekrutacje we własnym zakresie, firmy biorą na siebie ryzyko niewłaściwego doboru kandydata, co wiąże się z koniecznością powtórzenia całego procesu i podwójnym, często niemałym wydatkiem.

W przypadku współpracy z firmą doradztwa personalnego ryzyko poniesienia dodatkowych kosztów zostaje wyeliminowane, dzięki gwarancji, której długość zależy od poziomu i specyfiki danego stanowiska. Zazwyczaj może ona wynosić nawet 12 miesięcy. Jeśli w określonym czasie wybrany kandydat nie sprawdzi się lub zrezygnuje z pracy z przyczyn niezależnych od pracodawcy, firma rekrutacyjna zrealizuje proces ponownie, bez dodatkowych kosztów po stronie klienta – informuje Andrzej Trela.

Zmniejszenie rotacji

Niedopasowanie do stanowiska bądź kultury organizacyjnej firmy jest częstym powodem późniejszej rezygnacji kandydata z pracy. Wynika ono najczęściej z błędów popełnionych w trakcie trwania procesu rekrutacji. Profesjonalny i zaufany partner HR jeszcze przed rozpoczęciem rekrutacji przeprowadzi rozmowy z menedżerami liniowymi i przyszłymi przełożonymi poszukiwanych pracowników oraz przeanalizuje oczekiwania wobec profilu idealnego kandydata, charakterystykę pracy i wartości promowane w organizacji. Dzięki temu w trakcie rekrutacji firma realizująca usługę RPO zwróci uwagę nie tylko na kompetencje i umiejętności kandydata, ale też jego dopasowanie do kultury organizacji.

Każda firma potrzebuje kompetentnych i zaangażowanych pracowników, aby skutecznie realizować swoje cele biznesowe i budować przewagę konkurencyjną. Wdrożenie RPO w organizacji, we współpracy z zaufanym partnerem, pozwoli m.in. zwiększyć trafność rekrutacji, zmniejszyć koszty prowadzonych procesów czy elastycznie reagować na pojawiające się potrzeby rekrutacyjne. Będzie to realna korzyść dla firmy, która zyska odpowiednich pracowników i więcej czasu na realizację zadań wspierających jej główną działalność.