Kilka uwag na temat outsourcingu usług księgowych
Od wielu lat w Polsce dużą popularnością cieszy się outsourcing usług biznesowych. Chyba najczęściej wyodrębniane w ramach outsourcingu są usługi księgowe. Przedsiębiorca może powierzyć świadczenie tych usług, co do zasady, każdej osobie.
Wyjątek dotyczy usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Działalność taka, zgodnie z art. 76a ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. 2016.1047), może być prowadzona tylko przez osobę, która legitymuje się pełną zdolnością do czynności prawnych oraz nie była skazana prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za przestępstwa określone w rozdziale 9 Ustawy o rachunkowości. Jeżeli przedsiębiorca zainteresowany jest outsourcingiem usług podatkowych przejawiających się w udzielaniu porad, opinii, wyjaśnień z zakresu obowiązków podatkowych, bądź na reprezentowaniu go w postępowaniu przed organami administracji publicznej, zgodnie z art. 3 ustawy z dnia 5 lipca 1996 r. o doradztwie podatkowym (Dz.U. 2016.794), usługi w tym zakresie może powierzyć tylko doradcy podatkowemu, adwokatowi bądź radcy prawnemu. Czynności z zakresu wydawania porad, opinii i wyjaśnień może wykonywać także biegły rewident. Przekazanie prowadzenia księgowości profesjonalnemu podmiotowi zewnętrznemu wiąże się z wieloma korzyściami, m.in. w postaci obniżenia kosztów prowadzonej działalności czy oszczędności czasu. Należy jednak pamiętać, że niektóre z obowiązków będą spoczywać na przedsiębiorcy mimo outsourcingu usług księgowych.
Zgodnie z art. 4 ust. 5 Ustawy o rachunkowości kierownik jednostki (m. in. członek zarządu w spółkach kapitałowych, wspólnik prowadzący sprawy spółki w spółce osobowej) ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, także wówczas, gdy czynności w zakresie rachunkowości zostały powierzone podmiotom zewnętrznym zajmującym się usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych. Stosownie do art. 52 ust. 1 tej ustawy, kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego. Obowiązany jest uczynić to, nie później, niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawić je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy. Ponadto, zgodnie z art. 4a ustawy, kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej jednostki są zobowiązani do zapewnienia, aby sprawozdanie finansowe, skonsolidowane sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności spełniały wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości. Podmioty te odpowiadają solidarnie wobec jednostki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem, będącym naruszeniem ciążących na nich obowiązków, nawet jeżeli sporządzenie sprawozdania powierzono zewnętrznemu podmiotowi. Zgodnie z art. 11a ustawy, w przypadku gdy księgi rachunkowe są prowadzone poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu, kierownik jednostki jest obowiązany powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wydania. Na kierownika nakłada się także obowiązek udostępnienia ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru. Powyższe dokumenty podlegają udostępnieniu w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru.
Warto pamiętać, że to na przedsiębiorcy jako podatniku, niezależnie od faktu przeniesienia usług księgowych poza przedsiębiorstwo, ciąży wyłączna odpowiedzialność z tytułu podatków. Wynika to z art. 26 Ordynacji podatkowej, który stanowi, iż podatnik odpowiada całym swoim majątkiem za wynikające ze zobowiązań podatkowych podatki. Znajduje to potwierdzenie w wyroku NSA z dnia 16 października 2003 r. (sygn. akt SA/Bd 1730/03), który wskazuje, iż skoro adresatem zobowiązania podatkowego jest wyłącznie podatnik, to odpowiada on również za właściwe dokumentowanie pod względem podatkowym swojej działalności i jego rzeczą jest właściwy dobór biura rachunkowego i wykonanie przez to biuro, w sposób właściwy, swoich obowiązków. W konsekwencji odpowiedzialność za błąd, mający skutki podatkowe, spoczywa na przedsiębiorcy.
Outsourcing usług księgowych w sposób nierozerwalny wiąże się także z zagadnieniem przetwarzania danych osobowych. Administrator danych osobowych został ustawowo wyposażony w uprawnienie do przekazania ich przetwarzania. Może on, bez konieczności uzyskiwania zgody osoby, której dane dotyczą, zlecić przetwarzanie danych osobowych innemu, zewnętrznemu podmiotowi, tzw. procesorowi. Powyższe wymaga zawarcia umowy o powierzeniu w formie pisemnej. Należy wskazać w niej cel i dozwolony zakres przetwarzania, procesor danych osobowych nie może bowiem korzystać z tych danych dla własnych celów lub interesów. Podkreślić należy, że zgodnie z art. 31 ust. 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2016.922), powierzenie przetwarzania danych osobowych nie zwalnia administratora z odpowiedzialności za przestrzeganie przepisów ustawy o ochronie danych osobowych. Udostępnianie danych przez osobę administrującą zbiorem danych lub obowiązaną do ochrony danych osobowych, lub umożliwienie dostępu do nich osobom nieupoważnionym, stanowi czyn karalny.
Powyższe wskazuje na dużą wagę wyboru właściwej firmy outsourcingowej i należytego skonstruowania umowy, na podstawie której dochodzi do przekazania świadczenia usług. W umowie takiej należy w sposób precyzyjny wskazać oczekiwany zakres usług, zabezpieczyć należyte przetwarzanie powierzanych danych osobowych, a także określić zasady odpowiedzialności za negatywne skutki niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków przez podmiot podejmujący się prowadzenia księgowości (m. in. w postaci kary umownej).
W przypadku jakichkolwiek pytań bądź wątpliwości związanych z przekazanymi informacjami zapraszamy Państwa do kontaktu z Kancelarią pod adresem sekretariat@chudzik.pl
