Nie bój się Activity Based Working
Środowisko pracy ulega ciągłym przemianom. Cały świat przechodzi transformację wprowadzającą na rynek młodsze pokolenie pracowników i coraz nowocześniejsze technologie, które umożliwiają pracę zdalną. Obserwując trendy demograficzne, technologiczne i społeczne warto zadać sobie pytanie, czy obecne biura są dostosowane do aktualnych potrzeb pracowników i współczesnych wyzwań biznesowych? Czy porzucenie tradycyjnej koncepcji biura staje się koniecznością dla organizacji, które dążą do dalszego rozwoju technologicznego i otwarcia się na różnorodność potrzeb pracowników?
Koncepcja Activity Based Working (ABW), która sprawia, że biuro jest elastyczną przestrzenią, dopasowującą się do użytkowników oraz charakteru ich działań, wydaje się najlepiej odpowiadać na dynamicznie zmieniające się potrzeby współczesnego środowiska pracy, dlatego trzech liderów rynku środowiska pracy – Hays, Kinnarps i Skanska opublikowało obszerny materiał na temat polskich doświadczeń z modelem ABW.
Nie bój się Activity-Based Working to publikacja, która oprócz omówienia wyników wspólnego badania Biuro a potrzeby organizacji, ilustruje szeroki kontekst zjawiska ABW oraz przegląd opinii w licznych wypowiedziach ekspertów, które prezentują dostępne narzędzia i wskazówki, jak podejść do zmiany organizacji pracy zgodnie z Activity-Based Working we własnej firmie.
Rewolucja mobilna całkowicie odmieniła metody pracy, umożliwiając realizację zadań w wybranym miejscu i o dowolnej porze. Tymczasem nie tylko aranżacja wielu współczesnych biur nie odzwierciedla aktualnych wzorców pracy, czyli tego, na jakiego typu zadaniach spędzamy czas i w jaki sposób je realizujemy, lecz także same organizacje nie nadążają za zmianami, następującymi w konsekwencji przeobrażeń technologicznych.
Gdybyśmy przyjrzeli się podziałowi naszego czasu pracy na pracę indywidualną i zespołową, to na obie kategorie przypada średnio po 50%. Gdyby w tym samym ćwiczeniu wziąć pod uwagę podział na zadania wykonywane w skupieniu i na pracę w dystrakcji, ponownie na obie grupy przypadnie po 50% czasu. Wynika z tego, że jedynie 25% czasu naszej pracy spędzamy na zadaniach wykonywanych indywidualnie i w skupieniu, zaś pozostałe 75% czasu pracy to zadania zespołowe wykonywane zarówno w skupieniu jak i w rozproszeniu oraz zadania indywidualne wykonywane w dystrakcji. Tymczasem przestrzeń współczesnych typowych biur nie odzwierciedla tego, na czym spędzamy czas w pracy. 75% powierzchni biur zajmują indywidualne biurka, a wszystkie czynności związane ze spotkaniami i pracą w zespołach muszą zmieścić się na pozostałych 25% przestrzeni. Dlatego główną bolączką współczesnych środowisk pracy jest brak miejsc do spotkań, do zadań zespołowych i ogólnie wysoki poziom dystrakcji. Podział i aranżacja przestrzeni oraz wyposażenie dzisiejszych biur po prostu nie odzwierciedlają rzeczywistego wykorzystania czasu oraz aktualnego wzorca pracy we współczesnych firmach. Przewidujemy ponadto, że w perspektywie 2020 r. udział zadań zespołowych w ogólnym czasie pracy wzrośnie do 70%.
W świetle tych tendencji zauważamy, że nowoczesne biuro, umożliwiające pracownikom dobór miejsca do charakteru obecnie wykonywanego zadania, przestaje być traktowane jak ciekawostka na rynku i coraz więcej firm odkrywa zalety elastyczności – zróżnicowanego środowiska biurowego i swobody w korzystaniu z jego potencjału. Dla wielu firm odpowiedzią na wyzwania współczesnego środowiska pracy może stać się koncepcja Activity-Based Working, gdzie biuro, oferując wiele rodzajów przestrzeni, które odpowiadają na różnorodne potrzeby, stanowi narzędzie do efektywnego zarządzania zróżnicowanym zespołem, dzięki wykorzystaniu pełnego potencjału jego członków oraz możliwości komunikacji mobilnej. Nie bój się activity based working to przegląd doświadczeń z koncepcją Activity -Based Working, którymi podzielili się liderzy swoich branż – Hays, Kinnarps i Skanska. Publikacja poza szerokim kontekstem zjawiska prezentuje także wyniki badania Biuro a potrzeby organizacji, przeprowadzonego przez partnerów w 2016 roku na próbie blisko 100 firm zatrudniających łącznie ponad 50 000 pracowników.
Badanie Biuro a potrzeby organizacji wykazało, że zdaniem ankietowanych firm, w najbliższym czasie o kształcie rynku pracy będzie decydować elastyczność. Pracownicy chcą mieć możliwość wyboru zarówno czasu pracy, miejsca jak i narzędzi. Zwłaszcza najmłodsi, którzy są przyzwyczajeni do wielozadaniowości i częstych zmian trybu realizacji zadań. Tak istotna metamorfoza sposobów pracy stanowi wyzwanie dla pracodawców, którzy stają wobec konieczności łączenia oczekiwań różnych pokoleń w organizacji. Mimo iż pod wpływem Activity-Based Working miejsca pracy stają się coraz bardziej wielofunkcyjne i elastyczne, badanie pokazuje, że do jej upowszechnienia jest jeszcze daleko. Respondenci ocenili, że obecnie zaledwie 30% biur wspiera kreatywność i pracę zespołową – a więc cechy, których pracodawcy najczęściej poszukują u potencjalnych pracowników. Zarazem w podobnym odsetku biur sytuacja jest odwrotna – miejsce pracy nie wspiera pracownikom we współpracy oraz realizacji ich potencjału. Najwięcej firm znajduje się natomiast w „połowie drogi”, co oznacza, że ich biuro zawiera pewne elementy, które wspierają pożądane postawy.
Innym spostrzeżeniem po lekturze Nie bój się Activity Based Working jest, reprezentowany przez wiele firm, brak korelacji pomiędzy oczekiwaniami pracodawców wobec pracowników a oferowanymi warunkami w biurze. Z jednej strony, pracodawcy poszukują kreatywności i współpracy, samodzielności, podejścia biznesowego w realizacji zadań oraz zaangażowania, z drugiej zaś – w niewielkim stopniu wykorzystują potencjał środowiska pracy, umożliwiający realizację tych oczekiwań. Z badania przytoczonego w publikacji Hays, Kinnarps i Skanska wynika, że w ponad 40% badanych firm pracownicy nie mają wpływu na swoje biuro. Możliwość zaangażowania się w projekt dotyczący zmiany środowiska pracy daje tylko co czwarta organizacja. Co, z perspektywy biura, które nie tylko jest miejscem realizacji codziennych zadań, lecz także narzędziem employer brandingowym, które służy motywacji zespołów i przyciąganiu talentów – oznacza stratę wielu możliwości uzyskania przewag konkurencyjnych w oparciu o najbardziej pożądane w ankietowanych firmach cechy pracowników – kreatywność, współpracę, samodzielność i zaangażowanie.
Cechą charakterystyczną doświadczeń polskiego rynku jest brak dogmatyzmu rodzimych przedsiębiorstw we wdrażaniu i dostosowywaniu zjawiska, które powstało w odmiennych warunkach, do naszych realiów biznesowych. Dlatego też koncepcja ABW jest postrzegana w Polsce jako pewien punt odniesienia – w jakim stopniu organizacja jest w stanie wdrożyć koncepcję, wziąwszy pod uwagę własne możliwości i ograniczenia, strukturę oraz cele, nie zaś jako wzorzec do wprowadzenia w 100%, albo wcale. Dlatego też wiele uwagi poświęcono zagadnieniom dotyczącym analiz, które mają wyłonić dominujący w organizacji wzorzec pracy. Ponadto, zdaniem partnerów raportu, przy wdrożaniu koncepcji ABW należy zwrócić szczególną uwagę na przebieg procesu zmiany towarzyszącej rearanżacji biura.
Dodatkowym walorem publikacji są liczne komentarze ekspertów, poruszające cały przekrój zagadnień, z którymi łączy się koncepcja ABW – od kwestii związanych z rynkiem pracy, HR i zarządzaniem, ze szczególnym uwzględnieniem procesu zmiany, poprzez projektowanie przestrzeni pracy i ergonomię, po architekturę budynków biurowych oraz perspektywę rynku nieruchomości.
W wypowiedziach ekspertów dokonano również przeglądu narzędzi, ułatwiających znalezienie najlepszej drogi wdrożenia modelu ABW dla danej organizacji i określenia stopnia jej gotowości do zarządzenia i przyjęcia zmiany. Wraz ze wzrostem świadomości wpływu aranżacji biura na dynamikę organizacji, pracodawcy coraz częściej dostrzegają potencjał tkwiący w biurze jako narzędziu do zarządzania zespołem i zaczynają traktować biuro jak inwestycję, a nie jako koszt. Pozytywny stosunek do projektu uelastycznienia biura niesie za sobą więcej korzyści niż sam jego rezultat − nowa przestrzeń do pracy. Poznając trendy rynkowe i oczekiwania młodszych pokoleń pracowników, można lepiej przygotować biuro na nadchodzące wyzwania, odpowiednio wcześniej dbając o przewagę konkurencyjną w niektórych obszarach biznesowych.
Z badania opublikowanego w Nie bój się Activity-Based Working wynika, że aż 88% respondentów rozważa wykorzystanie aranżacji biura jako narzędzia wspierającego budowanie wizerunku atrakcyjnego pracodawcy, co ilustruje wzrost świadomości roli biura, jako narzędzia wspomagającego strategię firm i ich odpowiedź na wyzwania współczesnego rynku pracy. Organizacje coraz częściej dostrzegają, że nowoczesne miejsce pracy musi być elastyczne i dopasowane do aktualnych potrzeb pracowników.
