O projektowaniu programu stażowego słów kilka – staż widziany oczami praktyka

Wielkimi krokami do naszych firm zbliżają się wakacje, a co za tym idzie startujemy ze stażami. Nasi Klienci wielokrotnie zastanawiają się i proszą nas o radę – jak przeprowadzić program stażowy, żeby przyciągnąć jak najfajniejsze osoby (diamenty do oszlifowania)? Pomysłów jest wiele, ale przede wszystkim musimy mieć świadomość, że studenci i uczniowie, którzy chcą poświęcić dwa miesiące wakacji na pracę chcą z tego wynieść więcej niż wynagrodzenie.

Jak znaleźć nieoszlifowany diament?

Jeżeli planujemy uruchomienie w naszej organizacji programów stażowych to musimy przede wszystkim zadać sobie pytanie – czy mamy na to budżet oraz czas? Nie należy traktować staży pobieżnie. Ci młodzi ludzie przekażą opinie o nas swoim znajomym, a za kilka lat będą rozważać naszą firmę jako pracodawcę.

Zawsze doradzamy naszym klientom, żeby każde działanie, które podejmują było profesjonalne – nigdy z tego nie rezygnujmy, nawet przy mniejszych, mniej widocznych w skali roku projektach!

Najdalsza podróż rozpoczyna się od pierwszego kroku, więc jeśli jeszcze w Waszych firmach jesteście na etapie startu programu stażowego, poniżej kilka wskazówek jak dobrze zacząć.

Opinie i pomysły

Poszukajmy w organizacji osób, które przechodziły staż (w naszej czy innej organizacji) i wiedzą jak wygląda to z drugiej strony. Na pewno podpowiedzą nam na co zwrócić uwagę, co było dla nich dobrym doświadczeniem, a co ich rozczarowało. Na bazie tych przeżyć oraz know-how możemy nakreślić sobie sposób działania i główne założenia.

Plan na staż

Bez planu nie rozpoczynajmy niczego – bardzo uniwersalne i bardzo przydatne. Przed opublikowaniem ogłoszeń i ruszeniem z całą kampanią porozmawiajmy z liderami działów, dowiedzmy się co konkretnie zyskają i czego nauczą się stażyści, stwórzmy ich ramowy plan stażu. Upewnijmy się, że ta osoba będzie miała mentora i znaczące zadania, będzie częścią zespołu, a nie osobą, która po stażu zostanie mistrzem kserokopiarki.

Ogłoszenia i kampania

Na bazie zebranych konkretnych (koniecznie!) informacji tworzymy ogłoszenie, najlepiej gdyby się odróżniało od standardu rynkowego i przyciągało uwagę. Z kreatywnym ogłoszeniem, w którym zawarliśmy max merytoryki ruszamy w świat – niech wszyscy się dowiedzą! Czy popularne portale z ogłoszeniami są dobrym miejscem? I tak i nie… jak wiemy w czasie staży pojawia się tam mnóstwo ogłoszeń, warto wyjść poza schemat – można nawiązać współpracę z biurem karier uczelni, z której chcemy absolwentów, zorganizować event i koniecznie social media – tam kręci się, życie pokolenia Y. Do dyspozycji mamy targi, różnego rodzaju pikniki, akcje mailingowe – dużo zależy od grupy docelowej oraz naszego budżetu.

Ciężki wybór - jak ułożyć proces wyboru stażystów?

Super! Mamy całą masę kandydatów, a wakatów niewiele… i co teraz? Na co nam było tyle działań wizerunkowych… jak teraz znajdziemy w grupie kilkuset osób kilka talentów – bez obaw ten chaos da się poukładać!

Teraz czas na pierwszy etap – selekcja CV, odrzucamy osoby, które na pewno nie spełniają kryteriów (błędy w CV, nieodpowiednie zdjęcie, brak informacji bądź informacje, które znaleźć się w biznesowym dokumencie nie powinny, itp.).

W drugim etapie zapewne grupa rozpatrywanych kandydatów będzie nadal liczna, więc możemy wysłać tematyczne zadanie do wykonania (adekwatne do działu gdzie będzie odbywał się staż) – jeżeli komuś zależy to je wykona, z doświadczenia wiemy, że zwrot to około 10- 30%. Zadanie nie powinno być zbyt łatwe, ale też niech nie wymaga poświęcenia całego dnia – max. 1 h.

Na tym etapie grupa zmniejszy się do kilkunastu osób, z którymi już warto porozmawiać telefonicznie i wyłonić z tej grupy osoby na spotkanie F2F – oceńmy komunikatywność, motywację i kierunek rozwoju, w którym chce zmierzać kandydat.

Ostatnim etapem rekrutacji jest oczywiście rozmowa z osobą z HR i managerem/liderem (razem bądź oddzielnie – zależy od procesu. Na tym etapie możemy również dodać do procesu assessment (polecany jest jeżeli naszym celem jest zatrudnienie po stażu tej osoby). Pamiętajmy też, żeby przygotować się odpowiednio do rozmowy, tylko dobrze zadane pytania pozwolą nam wyłapać potencjał w osobach bez doświadczenia i ta rozmowa powinna być dopasowana do sytuacji (rekrutujemy osoby bez doświadczenia, więc na inne aspekty zwracamy uwagę).

Nie zapomnimy też o osobach, które poświęciły nam czas na zadanie, rozmowę, a nawet na przesłanie CV – informacja zwrotna jest ważna, nawet automatyczna z systemu, brak jej na pewno zostanie zapamiętany.

Co dalej

Gdy już czekamy na naszych stażystów warto zweryfikować wcześniej stworzony plan rozwoju – zapewne po rozmowach powstaną nowe pomysły i potrzeby.

Zaplanujmy wdrożenie, żeby było jak najatrakcyjniejsze i dawało stażystom poczucie komfortu. Jednym z często chwalonych aspektów są integracje z zespołem oraz wszystkimi stażystami, szkolenia, w których mogą brać udział, konkursy im dedykowane, przede wszystkim ciekawe zadania i poczucie, że należą do zespołu.