Pierwsze dni w nowej pracy - przepis na udany Onboarding

Onboarding to proces wdrożenia nowego pracownika w obowiązki oraz zwyczaje panujące w firmie. Jak wynika z doświadczeń konsultantów HRK, jest on coraz bardziej popularny w Polsce, generując szereg korzyści zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy. O jakie korzyści chodzi? Jakie narzędzia adaptacyjne są najczęściej wykorzystywane w firmach?

Praca działu HR obecnie nie kończy się w momencie zamknięcia procesu rekrutacyjnego, a obejmuje dalsze działania (onboarding), których celem jest wdrożenie nowej osoby do życia firmy. Proces ten jednak nie ogranicza się wyłącznie do pierwszych dni pracy, a często obejmuje cały okres próbny, podczas którego obie strony mogą sprawdzić, czy ich oczekiwania są zbieżne, czy też może nie chcą dalej kontynuować współpracy.

- Okres próbny przechodzi nie tylko pracownik, który w tym czasie ma potwierdzić, że spełnia wymagania firmy. Podobny swego rodzaju okres próbny przechodzi również firma w oczach nowo zatrudnionego pracownika - szczególnie w dzisiejszych czasach pracodawca także musi udowodnić, że spełnia oczekiwania nowego pracownika. Stąd tak istotny jest właściwie skuteczny onboarding – mówi Justyna Lipowska, Project Manager Assessment & Development Centre w HRK S.A.

Pierwsze dni w nowej pracy

Po udanym procesie rekrutacyjnym i zatrudnieniu nowej osoby przychodzi czas na onboarding, który ma przygotować kandydata do nowych zadań. Jego celem jest wprowadzenie nowego pracownika do firmy, zapoznanie go ze współpracownikami, kulturą, misją i wizją firmy, a także z nowymi obowiązkami. Nie warto robić tego w chaosie, a przyjąć konkretną strategię, by zatrudniony bez stresu poznał wszelkie tajniki nowej pracy i czuł się jak najlepiej poinformowany i zaopiekowany. Im lepiej nowa osoba zaaklimatyzuje się w pracy, tym bardziej efektywnie będzie wykonywać swoje obowiązki w przyszłości.

- Kluczowe jest dokładne zaplanowanie pierwszych dni nowego pracownika. Warto mieć w zanadrzu konkretny plan, by pierwsze dni poświęcić na intensywne zapoznanie się zatrudnionego z tematami istotnymi z punktu widzenia nowego pracownika. Zwykle pierwszy dzień procesu adaptacyjnego poświęcany jest na zapoznanie nowej osoby z szeregiem usług lub produktów, które oferuje firma oraz z procedurami i zasadami, które w niej obowiązują. Kolejne dni są przeznaczane na szkolenia, np. w przypadku naszej firmy – szkolenia z rekrutacji czy sprzedaży. – tłumaczy Katarzyna Prażanowska, Talent Acquisition Leader w HRK S.A.

Narzędzie ułatwiające adaptację

Pracownicy cenią sobie spokojny i bezpieczny start w nowej pracy. Chcą wiedzieć od początku, jakie są oczekiwania względem nich oraz czego sami mogą oczekiwać od firmy. W związku z tym pracodawcy oferują szereg narzędzi umożliwiających sprawną adaptację. Niektórymi z nich są np. podręczniki onboardingowe, których celem jest przede wszystkim przekazanie informacji na temat firmy. Dobrze przygotowane podręczniki budują więź z pracodawcą oraz pełnią funkcje wizerunkowe. Mogą zostać w nich zawarte najważniejsze informacje dotyczące dress code’u czy panujących w organizacji zwyczajów. Pracownik dzięki temu ma poczucie, że jest częścią społeczności, a co za tym idzie szybciej integruje się ze współpracownikami.

Często stosowane są również narzędzia, takie jak pakiety startowe (tzw. welcome pack’i), czyli inaczej upominki dla nowych osób. Takim podarunkiem mogą być długopisy, notesy, pendrive’y, podkładki pod myszki czy słodycze. Mile widziane są także powitalne kartki czy listy z podpisami najbliższych współpracowników. Wszystko po to, by pracownik miał poczucie, że już od pierwszych dni jest integralną częścią zespołu.

Niezwykle istotną rolę odgrywają również ludzie, którzy informują i w razie potrzeby służą pomocą:

- Bardzo pomocni w sprawnej adaptacji nowo zatrudnionych są specjalni opiekunowie (niekoniecznie przełożeni), którzy są wsparciem dla pracownika w pierwszych tygodniach pracy – począwszy od oprowadzenia nowej osoby po firmie, przedstawieniu jej współpracownikom, a skończywszy na pomocy w realizacji nowych zadań. Dzięki temu, z pomocą doświadczonej osoby, nowy pracownik szybciej wdraża się w nowe obowiązki – wyjaśnia Justyna Lipowska.

Ważną częścią są również regularne spotkania z przełożonym oraz działem personalnym, który reaguje na bieżąco, gdy nowy pracownik potrzebuje wsparcia, np. dostępu do brakujących informacji lub narzędzi.

Popularność procesów onboarding’owych

Jak wynika z doświadczeń ekspertów HRK, kompleksowe procesy onboardingowe w Polsce stają się powszechną praktyką w dużych organizacjach, gdzie wiedza na temat budowania wizerunku pracodawcy i świadomość, że pracownik jest ambasadorem swojego pracodawcy, jest wysoka. Z kolei mniejsze organizacje częściej wykorzystują wybrane elementy onboardingu, jak np. powitanie pracowników na forum publicznym czy szkolenia wdrożeniowe. Organizacje są w coraz większym stopniu świadome, że jakość wdrożenia nowej osoby w pierwszych dniach pracy ma konkretne przełożenie na jej przyszłość w organizacji oraz jej ocenę nowego pracodawcy.

Onboarding ma duże znaczenie również w kontekście budowania wizerunku pracodawcy na rynku. W dobie mediów społecznościowych i wszechobecnej digitalizacji pracownik, który zaczyna pracę w nowej firmie, często chwali się tym w social mediach. Dlatego firmy w coraz większym stopniu dbają o to, by zatrudniony wypowiadał się pozytywnie o przedsiębiorstwie oraz by dzięki jego dobrej opinii, móc pozyskać potencjalnych kandydatów do pracy. W związku z tym, wszelkie działania mające na celu pokazanie pracodawcy oraz kultury organizacyjnej z dobrej strony są jak najbardziej wskazane.

Korzyści płynące z onboardingu

Sprawnie przeprowadzony proces onboardingowy to korzyści zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy. W przypadku pracownika – minimalizuje stres związany ze zmianą pracy, zwiększa gwarancję szybkiego wdrożenia w nowe obowiązki, w tym zwiększa efektywność pracy, dzięki solidnej dawce wiedzy otrzymanej na początku zatrudnienia.

Pracodawca natomiast buduje swój pozytywny wizerunek wśród pracowników, minimalizuje ryzyko fluktuacji oraz zyskuje pracownika, który osiąga wysoki poziom efektywności w krótkim czasie.

Z analizy konsultantów HRK wynika również, że dużą korzyścią dobrze przeprowadzonych procesów adaptacyjnych jest zaoszczędzony czas oraz pieniądze wiążące się ewentualnością rozpoczęcia nowej rekrutacji.

- Zarówno proces rekrutacyjny, jak i adaptacyjny, trwają określony czas. Z tego względu, nieodpowiednie dobranie kandydata to - w przypadku specjalisty - strata biznesowa wynosząca ok. 6 miesięcy, z kolei w przypadku menedżera średniego lub wyższego szczebla – od 9 do 12 miesięcy. Dlatego, szukając kandydata, należy skupić się zarówno na odpowiednim doborze pracownika, jak i jego efektywnym wdrożeniu w nowe obowiązki, aby tym samym zminimalizować ryzyko ponownej rekrutacji – tłumaczy Justyna Lipowska, Project Manager Assessment & Development Centre w HRK S.A.

Istnieje wiele narzędzi, które mogą być pomocne w onboardingu, jednak kluczem do sukcesu jest przede wszystkim efektywna i transparentna komunikacja na etapie procesu wdrożenia pracownika w nowe zadania.