Edukacja

Poradnik klienta cz.2 - warunki techniczne przechowywania dokumentów

2 156

Przechowywanie dokumentów specjalnych powinno być realizowane w odpowiednich warunkach, ustalonych przez Ministerstwo Kultury (Dz.U.05.32.284). Zostały tam zawarte informacje dotyczące zarówno budynków jak i pomieszczeń.

W przypadku budynków, muszą się znajdować na gruncie stabilnym i suchym, który znajduje się powyżej poziomu zalewowego pobliskich rzek, jezior a także w miejscu niegrożącym osunięciem. Budynki powinny również posiadać możliwości dogodnego dojazdu przez służby porządkowe i ratownicze.

Jeśli chodzi o pomieszczenia, przede wszystkim nie mogą się one znajdować w nieprzystosowanych przestrzeniach piwnic i strychów oraz nie mogą być zawilgocone. Wśród zabezpieczeń najbardziej istotne są: ochrona przeciwpożarowa (drzwi ognioodporne, instalacja alarmowa) i ochrona antywłamaniowa (np. drzwi antywłamaniowe, szafy pancerne). Dodatkowo archiwum powinno zapewniać warunki chroniące dokumenty przed działaniem owadów i gryzoni, kurzu i pleśni. Jednocześnie dokumenty nie mogą być narażone na bezpośrednie działanie lub opary substancji chemicznych prowadzących do uszkodzeń papieru lub druku - takich jak np. formaldehyd, toluen, ksylen. Co więcej, przez pomieszczenia bazy archiwizacyjnej nie powinny przebiegać instalacje wodociągowe, gazowe ani kanalizacyjne, oraz nie powinny się w nich znajdować przedmioty i urządzenia nie związane bezpośrednio z procesem przechowywania i archiwizacji. Kolejnym wymogiem jest kontrola temperatury i wilgotności, które powinny być przeprowadzane na bieżąco. Pomieszczenia powinny być chronione przed dostępem bezpośredniego światła słonecznego i wyposażone w oświetlenie sztuczne o natężeniu do 200 luksów.

W kwestiach wyposażenia, miejsce przechowywania dokumentów powinno być wyposażone w odpowiednie regały, szafy, pojemniki lub inne przestrzenie składowe, które zapewniają łatwy dostęp do dokumentów. Dokumenty nie mogą znajdować się bezpośrednio na posadzce i powinny być uporządkowane.