Poradnik klienta cz.3 - okresy przechowywania dokumentów
Prawidłowa archiwizacja dokumentów specjalistycznych to nie tylko wygoda przy korzystaniu z nich w późniejszym czasie, ale też wymóg prawny, którego niedotrzymanie wiąże się z przykrymi konsekwencjami. Szczególnie ważne są okresy przechowywania dokumentów.
Większość dokumentów medycznych (jak kartoteki, wyniki badań) musi być przetrzymywana przez 20 lat, jednak istnieją dokumenty o innych okresie przechowywania. Przykładowo, już po 5 latach można zniszczyć lekarskie zalecenia lub skierowania na badania, a po 10 latach zdjęcia rentgenowskie znajdujące się poza dokumentacją wewnętrzną. Jednocześnie okres przechowywania jest przedłużony do 30 lat w przypadku zgonu na wskutek obrażeń ciała lub zatrucia. Oprócz tego, przez 22 lata powinny być przechowywane dokumenty medyczne dziecka poniżej 2-go roku życia. Po zakończeniu okresu przechowywania, dokumenty medyczne powinny zostać zniszczone w sposób poufny - czyli bez możliwości poznania danych pacjentów i informacji dotyczących ich zdrowia.
Jeżeli chodzi o dokumenty księgowe i bankowe, okresem przechowywania zdecydowanej większości jest 5 lat. Przykładowo przez tyle czasu powinny być przechowywane: księgi podatkowe, dokumentacja o wybranym sposobie prowadzenia rachunkowości, dokumenty inwentaryzacyjne, dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, kredytów i pożyczek (licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacja została rozliczona) a także bankowe dyspozycje, pełnomocnictwa, rejestry sesji, potwierdzenia zawartych transakcji, kopie dokumentów depozytowych oraz zawarte z klientami umowy na świadczenie usług bankowych i maklerskich.
W zakresie dokumentacji kadrowo-płacowej, najdłużej - bo przez 50 lat - powinny być przechowywane dokumenty mogące decydować o świadczeniach (emerytalnych, rentowych) - w tym listy płac, karty wynagrodzeń. Dodatkowo temu terminowi podlegają również: akta osobowe, karty personalne, wykazy imienne. Przez 25 lat przechowuje się regulaminy pracy i siatki płac, dochodów, stawek. Kopie pism o przyznanych nagrodach posiadają okres przechowywania 10 lat, zaś listy i karty urlopowe 2 lata.
Biorąc pod uwagę stosunkowo długie okresy przechowywania (najczęściej od 5 do 50 lat), ilość dokumentów może przekraczać możliwości archiwizacyjne w danej jednostce - szpitalu, banku czy przedsiębiorstwie.
