Przetwarzanie danych osobowych kandydatów czy pracowników a wytyczne RODO i Kodeksu pracy

Przetwarzanie danych osobowych kandydatów czy pracowników niezmiennie przysparza pracodawcom trudności. Poniżej kluczowe informacje z tego zakresu, z uwzględnieniem aspektu prawa pracodawców do przeprowadzania testów psychologicznych i oceny kompetencji miękkich.

Z TEKSTU DOWIESZ SIĘ:

• Jakich danych osobowych pracodawca ma prawo wymagać od kandydata do celów rekrutacji?
• Jakie dane osoby zatrudnionej pracodawca może przetwarzać w toku pracy?
• Czy pracodawca ma prawo poddać pracownika lub kandydata testowi psychologicznemu?
• Czy ocena pracownika i kandydata poprzez test psychologiczny lub badanie kompetencji miękkich może odbywać się na podstawie ich zgody?

Zagadnienia związane z zakresem danych osobowych, jakich pracodawca może żądać od pracownika i jakie może wykorzystywać w trakcie realizacji stosunku pracy pozostają istotnym problemem. Tym razem skupimy się na nich pod kątem testów psychologicznych oraz oceny kompetencji miękkich.

Jakich danych można żądać podczas rekrutacji?

Analizując temat zakresu danych pracownika, które pracodawca może wykorzystywać, zawsze punktem wyjścia powinien być art. 221 Kodeksu pracy. Pierwsza częścią tego artykułu dotyczy zakresu danych, jakie można pozyskiwać w trakcie rekrutacji, bazując na realizacji obowiązku prawnego – art. 6 ust. 1 lic. c RODO (co istotne, pracodawca ma prawo żądać tych danych). Zgodnie z powyższym artykułem są to następujące dane:

• imię i nazwisko,
• data urodzenia,
• dane kontaktowe wskazane przez rekrutowanego,
• wykształcenie,
• kwalifikacje zawodowe,
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Danych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, pracodawca może żądać wówczas, gdy jest to niezbędne do wykonania pracy określonego rodzaju lub pracy na określonym stanowisku. Mimo, że ustawodawca używa zwrotu niezbędne, nadal pozostawia pewną swobodę interpretacyjną, ponieważ w sektorze prywatnym wymogi stanowiskowe, wymogi korporacyjne czy też wymagany staż pracy, wykształcenie i kwalifikacje, niemalże zawsze pozostają kwestią uznaniową pracodawcy.

Jakich danych pracodawca ma prawo żądać w toku pracy?

Po zawarciu stosunku pracy, pracodawca ma prawo żądać od pracownika dalszych informacji, takich jak:

• adres zamieszkania,
• numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,
• inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
• wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie.

Pracodawca może także żądać innych (od wyżej wymienionych) danych, ale tylko, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisów prawa (tj. gdy z obowiązujących regulacji wynika uprawnienie pracodawcy do przetwarzania określonych danych lub obowiązek takiego przetwarzania).

Przetwarzanie danych osobowych pracowników na podstawie ich zgody

Kolejny z przepisów Kodeksu pracy, tj. art. 221a, za podstawę przetwarzania wskazuję dobrowolną zgodę pracownika lub kandydata do pracy. Dane udostępnione na tej podstawie powinny być udostępnione z ich inicjatywy bądź na wniosek pracodawcy. Ustawodawca wskazuje wprost, że brak zgody lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika oraz nie może powodować negatywnych konsekwencji, tj.:

• nie może być przyczyną odmowy zatrudnienia,
• nie może być przyczyną wypowiedzenia umowy o pracę,
• nie może być przyczyną rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia.

Powyższe oznacza w skrócie, że pracodawca może przetwarzać więcej danych na podstawie zgody pracownika lub kandydata, ale z praktycznego punktu widzenia w zasadzie nie może ich użyć m.in. po to, by wyciągnąć konsekwencje wobec pracownika.

Sprawdź Ochrona danych osobowych (RODO) Grant Thornton

Testy psychologiczne podczas rekrutacji – czy pracodawca zawsze ma do nich prawo?

Tutaj dochodzimy do sedna zagadnienia wspomnianego na samym początku – odpowiedzi na pytanie czy pracodawca może zawsze stosować obowiązkową ocenę kandydatów polegającą na przeprowadzaniu testów psychologicznych w trakcie rekrutacji. Otóż nie, chyba, że uprawnienie lub obowiązek wykonania takich testów nakłada na pracodawcę przepis prawa (np. w przypadku kierowców czy funkcjonariuszy służb mundurowych).

Więcej na ten temat przeczytacie Państwo na stronie: https://grantthornton.pl/

Zapraszam

Kacper Rączkowiak

Specjalista ds. ochrony danych osobowych Grant Thornton