Przetwarzanie szerszego katalogu danych osobowych pracowników podczas pandemii

Początek roku 2021 przyniósł niezwykle istotne stanowisko sądu, które odnosi się do zagadnienia przetwarzania danych osobowych oraz wykonywania obowiązków służbowych w czasie pandemii.

Z TEKSTU DOWIESZ SIĘ:

• Co to są dane zwykłe pracownika?
• W jakich przypadkach można przetwarzać dane zwykłe pracownika?
• Jak legalizować dodatkowy katalog danych zwykłych pracownika?

Wyrokiem z 29 stycznia 2021 r. Sąd Okręgowy w Olsztynie oddalił apelację zwolnionego dyscyplinarnie pracownika. Nie byłoby w tym nic niezwykłego, gdyby nie fakt, iż omawiany wyrok odnosił się do zwolnienia dyscyplinarnego za zatajenie faktu podróży zagranicznej. Jak czytamy w nagłówku komunikatu rzecznika prasowego Sądu Okręgowego w Olsztynie: Kłamstwem naraził firmę na lockdown i za to stracił pracę. Sąd uznał rację pracodawcy.

Zatajenie podróży zagranicznej – historia zwolnionego pracownika

W kwietniu ubiegłego roku jeden z operatorów wózka widłowego dużej firmy spożywczej został zwolniony dyscyplinarnie. Powodem rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika było naruszenie przyjętych w firmie zasad, tj. m.in. obowiązku przestrzegania przez pracowników zasad współżycia społecznego i zasady lojalności wobec pracodawcy oraz pozostałych pracowników. W szczególności, powodem zwolnienia dyscyplinarnego było zatajenie faktu odbycia podróży zagranicznej w końcu marca 2020 roku, mimo ustanowienia przez pracodawcę wymogu udzielenia informacji w tym przedmiocie w związku z epidemią wywołaną wirusem SARS-Co-V-2. Pracodawca dodatkowo motywował swoje postępowanie wskazując, że w związku z rozprzestrzenianiem się koronawirusa wydał polecenie służbowe zobowiązujące wszystkich swoich pracowników do informowania pracodawcy o odbyciu podróży zagranicznych. Jak czytamy w przytaczanym już komunikacie Sądu Okręgowego w Olsztynie:

To polecenie było podyktowane dążeniem do zapewnienia maksymalnej ochrony zdrowia i bezpieczeństwa pracowników oraz bezpieczeństwem całego zakładu pracy, który jest jednym z największych producentów żywności na rynku spożywczym w skali całego kraju.

Reasumując, fakt utajenia podróży zagranicznej, był powodem utraty zaufania pracodawcy do zwolnionego operatora.

Lojalność wobec pracodawcy wymaga od pracownika prostolinijności, dlatego pracodawca może uznać jego twierdzenia za prawdziwe a jeżeli następnie okaże się, że pracownik podał nieprawdę i go okłamał, to, zdaniem Sądu Rejonowego, takie umyślne i celowe działanie pracownika jest podstawą do rozwiązania z nim stosunku pracy w trybie dyscyplinarnym.

Zamykając rys historyczny omawianej sprawy należy wskazać, że sąd odwoławczy podzielił argumentację sądu I instancji i uznał słuszność decyzji pracodawcy.

Co wolno pracodawcy?

Jak powszechnie wiadomo, pracodawca może przetwarzać dane osobowe swojego pracownika w zakresie niezbędnym do realizacji stosunku pracy. Rozszerzenie katalogu danych osobowych od zawsze było tematem dyskusyjnym i w zasadzie odbywało się na podstawie zgody pracownika lub prawnie uzasadnionego interesu pracodawcy. Co ważne, przetwarzanie danych osobowych pracowników na podstawie ich zgody, często było kwestionowane ze względu na brak równowagi stron i prawdopodobieństwo wymuszania zgody.

Poruszana kwestia, jak i istota omawianego orzeczenia sądu, odnosi się do przetwarzania danych osobowych pracowników, dotyczących ich aktywności w czasie wolnym od pracy. Przypomnijmy, że jeszcze niedawno sporym utrudnieniem dla pracodawców była choćby potrzeba dostosowania narzędzi monitoringu pracowników tak, by nie przetwarzać danych osobowych pracowników w sytuacji, gdy są oni po godzinach pracy. Mowa tu m.in. o monitoringu pojazdów służbowych przy pomocy urządzeń GPS, gdy pojazd jest używany także do celów prywatnych. Niestety nie jest znana jeszcze cała treść wyroku, a zatem nie wiemy, czy sąd zarówno I, jak i II instancji, odniósł się w jakiś sposób do podstaw przetwarzania danych osobowych. W chwili obecnej wiadomo jedynie, że przede wszystkim sędziowie skupili się na naruszeniu podstawowych obowiązków pracowniczych i utracie zaufania pracodawcy do pracownika.

Sprawdź Ochrona danych osobowych (RODO) Grant Thornton

Legalizacja przetwarzania danych osobowych

Przypomnijmy, że realizacja stosunku pracy, to głównie przetwarzanie danych osobowych przez pracodawcę w celu realizacji obowiązków prawnych, które na nim spoczywają. W drugiej kolejności może to być także tzw. (wspomniany wyżej) prawnie uzasadniony interes pracodawcy (np. nadzór pracowników monitoringiem wizyjnym). W przypadku jednak omawianego wyroku i przypadku pracownika, poruszamy się w obszarze tzw. danych zwykłych, czyli nie skupiamy się na szczególnych kategoriach danych, np. dotyczących stanu zdrowia. Jak zatem legalizować dodatkowy katalog danych zwykłych pracownika?

Niestety obecnie, jak już wspomnieliśmy, nie jest znana pełna treść wyroku, nie wiemy zatem w jaki sposób pracodawca legalizował sporne przetwarzanie. Wydaje się, że mógł to być choćby przytaczany już prawnie uzasadniony interes pracodawcy przejawiający się dążeniem do obniżenia ryzyka lockdownu w sytuacji realizacji działalności gospodarczej w dobie pandemii. Warto jednak przypomnieć, że art. 6 RODO przewiduje także możliwość przetwarzania tzw. danych zwykłych dla ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą lub innej osoby fizycznej. Być może zatem legalizacji spornego przetwarzania należy dopatrywać się w ochronie zdrowia innych pracowników? Warto tutaj zaznaczyć, że zgodnie z oceną sądu I instancji:

naruszenie jest tym bardziej rażące, że kłamstwo dotyczyło istotnej okoliczności mającej bezpośredni wpływ na zdrowie i życie wszystkich pracowników oraz uniemożliwiło podjęcie jakichkolwiek czynności związanych z nałożeniem na pracodawcę obowiązków zapewnienia pracującym pracownikom bezpieczeństwa w dobie rozprzestrzeniającej się pandemii koronawirusa.

Zatem koncepcja oparcia przetwarzania dodatkowego katalogu danych na potrzebie ochrony zdrowia pracowników może być zasadna.

Czy przepisy prawa i wytyczne organów nadzorczych są jednoznaczne?

Więcej na ten temat przeczytacie Państwo na stronie: https://grantthornton.pl/

Zapraszam

Kacper Rączkowiak

Specjalista ds. ochrony danych osobowych w Grant Thornton.