Przewodnik zawierający porady dotyczące sposobu poprawy bezpieczeństwa danych w firmie

Europejskie firmy same narażają się na niebezpieczeństwo. Z badań przeprowadzonych przez Sharp, wynika że bardzo wielu pracowników nie traktuje poważnie kwestii bezpieczeństwa i poufności danych. Aż 8% osób biorących udział w ankiecie stwierdziło, że miało dostęp do poufnych informacji, którego mieć nie powinni.

Do nieprzestrzegania firmowej polityki bezpieczeństwa przyznała się jedna piąta badanych (20%), którzy wyznali, że przechowują dane firmowe w publicznej chmurze, pomimo że nie mają na to zgody przełożonych. Obejmuje to także 26% respondentów, którzy pracują w działach HR^[i], narażając dane osobowe pracowników, włączając w to informacje o wynagrodzeniach i paski płacowe.

21% respondentów stwierdziło, że bez zgody firmy wykorzystują ogólnodostępne strony do wymiany plików, a jedna trzecia respondentów (29%) przyznała, że łamie zasady pracy w biurze, zabierając pracę do dokończenia w domu.

Źródłem niebezpieczeństwa w firmie może być trudny w obsłudze sprzęt, ponieważ 39% pracowników używa do łączenia się z siecią służbową swoich własnych urządzeń, ponieważ są one łatwiejsze w użyciu. W pokoleniu tzw. millenialsów^[ii] (osoby urodzone po 1982 roku) taki sposób postępowania zauważalny jest wśród niemal połowy (47%) ankietowanych, a w przypadku osób pracujących w działach IT^[iii] i HR – odpowiednio 49% i 47%.

Ekspertka w dziedzinie bezpieczeństwa i prywatności, dr Karen Renaud, wyjaśnia, że wyniki pokazują, iż firmy powinny lepiej wspierać swoich pracowników: - Dopóki firmy będą przymykać oko na działania pracowników i z założenia ignorowały niebezpieczne zachowania, bezpieczeństwo danych w firmie będzie zawsze narażone na szwank. Na przykład nagradzanie pracy z domu po godzinach bez zapewniania pracownikom bezpiecznych narzędzi, takich jak komunikacja VPN, to wyraźny przekaz, że firma nie promuje bezpiecznych postaw.

- Jeśli dodatkowo weźmiemy pod uwagę, że 75%[iv] pracowników pracuje na etatach mobilnych, a 81%^[v] zatrudnionych korzysta z dokumentów również poza biurem, dojdziemy do wniosku, że firmy muszą zdecydowanie zacząć nadążać za takim stanem rzeczy. To na nich spoczywa obowiązek znalezienia równowagi między nowoczesnymi metodami pracy, a bezpiecznym udostępnianiem plików. – komentuje Szymon Trela, Product Manager, Sharp Electronics CEE.

Niebezpieczeństwa nie są ograniczone do danych w postaci cyfrowej. Ponad połowa pracowników (55%) przyznała, że ich koledzy zostawiają dokumenty w drukarce, znacznie zwiększając prawdopodobieństwo trafienia ich przed oczy niepowołanych do tego pracowników biura.

Gdy unijne Rozporządzenie o ochronie danych (GDRP – General Data Protection Regulation) wejdzie w życie w maju 2018, firmom będą groziły wysokie grzywny za pewne naruszenia w ochronie danych, co spowoduje, że priorytetem stanie się wprowadzenie rygorystycznych regulaminów i praktyk.

Sharp stworzył darmowy przewodnik zawierający porady od dr Renaud dotyczące sposobu poprawy bezpieczeństwa danych w firmie – do pobrania ze strony www.sharp.pl/unlock.

[i] 457 spośród 6045 pracowników biurowych przebadanych w Europie określiło się jako osoby pracujące w działach HR

[ii] 2435 spośród 6045 pracowników biurowych przebadanych w Europie określiło się jako osoby w wieku 16 - 34

[iii] 1275 spośród 6045 pracowników biurowych przebadanych w Europie określiło się jako osoby pracujące w działach IT

[iv] “75% of the workforce is now mobile” (75% pracowników jest teraz mobilnych): IDC White Paper - "Are Your Business Processes Stifling Your Market Opportunity? Cost-Efficient Print and Document Management Through Smart MFPs" (Czy twoje procesy biznesowe nie ograniczają twoich możliwości rynkowych? Oszczędne drukowanie i zarządzanie dokumentami przy pomocy inteligentnych urządzeń biurowych)

[v] “81% of employees access work documents on the go” (81% pracowników korzysta z dokumentów poza biurem): https://www.workshare.com/resources/whitepapers/aiim-research-report