Strategia Środowiska Pracy - o co w tym chodzi?

Czym jest Strategia Środowiska Pracy? Definicji jest wiele, ale najważniejsze jej elementy można określić w kilku punktach: tak od angielskiego Workplace Strategy został nazwany proces konsultingowy, w wyniku którego specjalista definiuje style pracy oraz potrzeby przestrzenne w organizacji, aby na tej podstawie stworzyć model optymalnego miejsca pracy dla pojedynczego użytkownika, zespołu bądź całej organizacji. Strategia Środowiska Pracy pełnymi garściami czerpie z podejść i metod stosowanych w zarządzaniu biznesem, socjologii przestrzeni/ urbanistyce i architekturze. Wszystkie z tych nauk społecznych mają swój polski twist!

Konsulting Środowiska Pracy to 90% potu i 10% kreatywności. Cały proces zbierania danych pierwotnych jest żmudny i czasochłonny. Strateg Środowiska Pracy zbiera i zbiera informacje w badanej organizacji aby następnie w dość szybkim, jeśli to specjalista znający się na rzeczy, procesie określić style pracy i stworzyć wytyczne przestrzenne dla firmy. A konsulting konsultingowy nierówny. Czasami (choć rzadko) wchodzi się do organizacji gdzie wszystko jest poukładane, firma ma jasną wizję siebie samej i wie jaką organizacją chce się stać w przebudowanym lub nowym biurze. Jeszcze rzadziej zdarza się, że zmiana stylu pracy już w zasadzie w organizacji zaszła - i tylko potrzebna jest nowa przestrzeń, w której kultura danego zespołu w pełni rozkwitnie. Zdecydowanie najczęściej konsultant ma do czynienia z sytuacjami niedopasowania oczekiwań, zasobów i możliwości.

Ale najpierw diagnoza. Informacje o kondycji kultury i biura firmy zbiera się ze zróżnicowanych źródeł takich jak: oględziny obecnej powierzchni (często z dokumentacją zdjęciową ilustrującą problemy), wywiady z menadżerami, ankiety i kwestionariusze, grupy fokusowe, oraz sztandarowe badanie Pomiaru Aktywności. W wyniku analizy otrzymuje się ogromną liczbę danych do syntezy, którą w dodatku przeprowadzam w oparciu o porównanie z rynkiem - czyli ocenę jak dany delikwent się ma na tle swojej konkurencji. I bywa różnie. Czasami szary, nieafiszujący się zespół okazuje się idealnym miejscem pracy któremu do szczęścia brakuje tylko kilku drobiazgów (jak na przykład miejsce do telefonowania - budka lub mały pokój). To najlepszy przypadek, bo badanie i jego wyniki prawie na pewno przełożą się zadowolenie użytkowników i sukces konsultanta. Ale dobrego stratega, jak lekarza, rzadko angażuje się do przypadków łatwych. W praktyce częściej duży i rozpoznawany pracodawca, na którego plakatach w każdym zakątku miasta uśmiechają się do nas celebryci, widziany od środka okiem specjalisty okazuje się haniebnie rozmemłany. Strateg Środowiska Pracy w takiej sytuacji stara się pomóc, choć proponowane przez niego rozwiązanie może niestety okazać się nieadekwatne do skali problemów. Strategia Środowiska Pracy, narzędzie do określenia stylu pracy i przestrzeni, niestety nie pomoże, gdy problemy są głębokie i dalece poza zasięgiem zewnętrznego konsultanta zajmującego się przestrzenią.

Trafna diagnoza prowadzi do rekomendacji. Efektem Strategii Środowiska Pracy są przede wszystkim: definicja pożądanych stylów pracy oraz maping organizacji, które razem dają podstawę do stworzenia wytycznych projektowych, a na te składają się budżet przestrzenny (czyli ilościowe określenie zapotrzebowania na biuro, w metrach kwadratowych) oraz ‘BluePrint’ czyli modelowy układ funkcjonalno - przestrzenny, który jest pierwotną matrycą do zaprojektowania lub przeprojektowania przestrzeni. Końcowym rezultatem badania jest model optymalnego biura, w formie opisu, tabelki i kolorowego grafu. Co dalej? Dalej trzeba takie miejsce znaleźć lub stworzyć. Idealną analogią jest poszukiwanie mieszkania lub budowa domu: przy czym zwykle w tak małej skali obywamy się bez zewnętrznego wsparcia i sami z różnym skutkiem definiujemy potrzeby swoje i swojej rodziny. Kto raz to przeszedł ten dobrze wie, jak nieoczywiste jest określenie wspólnych i ujednoliconych wytycznych już dla dwóch osób. Co dopiero dla dwudziestu. Lub dwustu. Lub dwóch tysięcy!