Edukacja

Triathlon z ekspertem - Jacek Piotrowski z Print Non Stop o tym czym jest Outsourcing druku i jakie korzyści przynosi?

Drukarki są nieodłącznym atrybutem wyposażenia biurowego – codziennie „produkują” niezliczoną ilość umów, instrukcji czy też dokumentów. Im większa firma bądź instytucja, tym więcej wydrukowanych stron, zużytych tonerów i większa eksploatacja sprzętów. W dużych placówkach - takich jak np. Urzędy, Banki czy też korporacje - bardzo łatwo stracić kontrolę nad urządzeniami drukującymi, nie wiedząc dokładnie ile zostało wydrukowanych stron, ile mogło być wykorzystanych ponownie a ile z nich zostało po prostu zmarnowanych bądź wykorzystanych na własny użytek. Przydatną wiedzą jest również informacja o kończącym się tuszu, tak aby można było odpowiednio wcześnie zaplanować jego dostawę. W przypadku pięciu drukarek nie jest to żaden problem, lecz gdy w naszym biurze znajduje się sto bądź więcej urządzeń, z pomocą nadchodzi Outsourcing Druku, o którym dzisiaj rozmawiamy z ekspertem Print Non Stop, Panem Jackiem Piotrowskim.

Kamila Cyranowicz, Pro Progressio: Co kryje się pod pojęciem Outsourcing Druku i jak wygląda proces jego wdrażania w życie firmy?

Jacek PiotrowskiJacek Piotrowski: Outsourcing drukowania można wprowadzić niemal w każdym sektorze i wszędzie będzie prowadził do minimalizowania kosztów za wydruki. Jego głównym celem jest optymalizacja kosztów druku oraz redukcja działań logistycznych jakie klient zwykle wykonuje w tym zakresie – w szczególności dotyczy to zakupów sprzętu i materiałów eksploatacyjnych oraz serwisu urządzeń. W obecnych czasach trudno sobie wyobrazić nowoczesną firmę bez profesjonalnej drukarki, skanera czy kserokopiarki – drukuje się niemal wszędzie, odchodząc od nieoptymalnego pisma odręcznego. Coraz więcej przedsiębiorstw korzysta z możliwości outsourcingu i rozliczenia za kopię. Wiele instytucji nie zdaje sobie sprawy jakie duże oszczędności można odnaleźć w wydatkach na drukarki i drukowanie.

Właściwym krokiem rozpoczynającym proces Outsourcingu druku jest przeprowadzenie Audytu druku. Audyt ma na celu szczegółowe zdiagnozowanie obecnej sytuacji w badanej instytucji. Wynikiem takiego audytu jest poznanie rzeczywistych, dotychczas ponoszonych kosztów wydruków w danej placówce. Audyt daje nam takie informacje jak, m.in. cenę jednostkową kopii na każdym użytkowanym urządzeniu drukującym; rzeczywiste procentowe pokrycie strony na poszczególnych urządzeniach oraz średnie pokrycie strony dla całej organizacji; ilości papieru jaki jest zużyty podczas audytu czy też stan wyeksploatowania urządzeń drukujących. Zatem informacje te dają nam obraz kosztów, które możemy znacząco obniżyć poprzez rozliczanie się z klientem za rzeczywiście wydrukowane kopie wraz z uwzględnieniem ergonomii używanego sprzętu.

KC: Dzięki temu systemowi możemy obniżyć koszty w firmie nawet do 40 %. Na czym zatem oszczędzamy?

JP: Niejednokrotnie firmy i instytucje nie mają świadomości ile płacą za jedną wydrukowaną kopię, gdyż koszt wydaje się rozproszony na cenę za toner (bez względu na poziom wydajności) oraz serwis urządzeń drukujących. Dodatkowo doradztwo, które proponujemy w zakresie użytkowania sprzętu, pozwala na wykorzystanie drukarek i kopiarek do których materiały eksploatacyjne są znacznie tańsze, choć wydruki jakościowo są tak samo dobre. Odbiorcy oczekują, że korzystanie z usług firm z branży druku przyniesie im: oszczędność, doskonałą jakość, rozwiąże problemy logistyczne, poprawi system zarządzania, przyspieszy serwis. System obsługi, który proponujemy nie tylko pozwala na oszczędność pieniędzy, ale i czasu. Rozwiązujemy problem rozproszenia płatności, zamówień części eksploatacyjnych do różnych typów drukarek. Dzięki dużemu portfolio klientów oraz sile zakupowej, zawsze jesteśmy wstanie dostarczyć kopie wysokiej jakości przy zachowaniu najniższej ceny na rynku. Bez konieczności inwestycji czy wymiany sprzętu ze strony klienta.

KC: Czy przeszkodą we wdrożeniu systemu są urządzenia od różnych producentów? Czy Outsourcing druku obejmuje również naprawę urządzeń drukujących?

JP: PRINT NON STOP tworząc kompleksową usługę zarządzania drukiem przy znaczącym i szczególnym wsparciu innowacyjnego programu IT zaspokaja zapotrzebowanie dając gwarancję obsługi w jednym systemie KAŻDEGO z dostępnych modeli urządzeń drukujących oraz proponuje system rozliczania za rzeczywiście wydrukowane kopie na dostępnych drukarkach. Na tle konkurencji wyróżniamy się tym, że nie jesteśmy powiązani z żadnym konkretnym dostawcą urządzeń drukujących. Zatem nie jesteśmy zmuszeni pracować tylko na jednej wybranej marce sprzętu. Nasz system może być wdrożony na drukarki różnych producentów. Klient w ramach umowy otrzymuje również usługę serwisową. W ramach tej usługi klient płaci tylko za części jakie zostały wymienione w urządzeniu klienta, natomiast roboczogodziny pokrywa firma PRINT NON STOP. Za dodatkową opłatą jest możliwość przejścia na pełen serwis, gdzie klient nie płaci również za części. W naszej pracy staramy się podchodzić do każdego Klienta indywidualnie, co daje nam dużą przewagę konkurencyjną, gdyż każdy Klient ma zupełnie inny system pracy na urządzeniach drukujących. Dlatego też każdą współpracę z Klientem rozpoczynamy od diagnozy i zbadania potrzeb, by jak najlepiej dopasować usługę i ofertę do oczekiwań Klienta. Outsourcing druku należy przede wszystkim opierać na szukaniu rozwiązań, a nie problemów - ta idea towarzyszy nam przy każdym kolejnym zleceniu.

KC: Dziękuje za rozmowę.