Trzy sposoby na efektywne zarządzanie procesami szkoleniowymi w organizacji

Długie godziny spędzone na zbieraniu ofert i selekcji firm szkoleniowych, konieczność ciągłego poszukiwania nowych dostawców, związana z rosnącymi potrzebami szkoleniowymi firmy, odwieczna walka z brakiem czasu, a do tego opieka nad pracownikami dużej organizacji – brzmi znajomo? Powyższy opis to chleb powszedni większości managerów HR. Dynamiczny rozwój firm często wiąże się również z koniecznością ciągłego powiększania zespołu odpowiedzialnego za zarządzanie zasobami ludzkimi, co znacznie zwiększa koszty osobowe organizacji. Istnieje jednak kilka sposobów na zoptymalizowanie budżetu HR oraz zaoszczędzenie czasu, czyli tego, co w codziennej pracy każdego HR-owca najcenniejsze.

1. Pytaj znajomych i korzystaj z pomocy specjalistów

Wielu szefów HR bardzo często spotyka się w swojej pracy z następującą sytuacją: tego samego dnia dowiadują się, że duża grupa pracowników wymaga przeszkolenia z nowego systemu obsługi klienta wprowadzanego właśnie w firmie, jednocześnie dyrektor sprzedaży zgłasza potrzebę szkolenia z negocjacji. A jakby tego było mało, okazuje się, że pracownikom administracyjnym wyraźnie brakuje umiejętności obsługi zaawansowanych funkcji Excela. Skoordynowanie zamówienia tych kilku szkoleń wymagać będzie wielu godzin i dni pracy spędzonych na wyszukaniu odpowiednich dostawców. Później przyjdzie czas na zebranie ofert od wybranych partnerów, weryfikację ich rzetelności oraz jakości dostarczanych usług.

Jeśli weźmiemy pod uwagę, jak nasycony i rozdrobniony jest polski rynek szkoleniowy, posługiwanie się wyszukiwarką internetową na tym początkowym etapie jest dobrym, ale niezwykle czasochłonnym pomysłem. Warto polegać więc, w tym wypadku, na rekomendacjach innych osób z branży, na co dzień współpracujących z firmami szkoleniowymi.

Dzięki temu zaoszczędzimy czas na początkowej selekcji dostawców. Możliwym rozwiązaniem jest również nawiązanie współpracy z agencją usług szkoleniowych. Działalność tego typu firm jest już wyraźnie zauważalnym trendem na Zachodzie, w Polsce natomiast dopiero się one pojawiają.

Dzięki temu szkolenia, zarówno z obszarów miękkich jak i twardych, zamawiane są w jednej firmie, która szybko analizuje potrzeby, dostępny budżet i dostarcza gotowe rozwiązanie. Równolegle można więc zamawiać szkolenia z różnych obszarów specjalizacji, a zaoszczędzony czas poświęcić na spotkania z zespołem, na które dotychczas nie starczało dnia.

2. Bądź na bieżąco z trendami w branży

…..i zaoszczędź czas nie tylko swój, ale również pracowników. Każdy, kto zajmuje się zarządzaniem zasobami ludzkimi w organizacji, wie, że szkolenia, choć niezbędne do dalszego rozwoju, zajmować mogą bardzo dużo czasu. Ciągle dość częsty jest widok sali szkoleniowej wypełnionej pracownikami, którzy zamiast czerpać garściami wiedzę i umiejętności od trenera nie podnoszą głowy znad ekranu zabranego ze sobą laptopa. W efekcie szansa na poszerzenie swojej wiedzy i umiejętności zostaje zmarnowana, a praca wykonana w pośpiechu również pozostawia wiele do życzenia.

To właśnie dlatego kończą się czasy kilkudniowych szkoleń, zbyt mocno ingerujących w kalendarz pracownika, a od paru lat jednym z wiodących trendów na rynku szkoleniowym staje się stosowanie metody kształcenia opartej na tzw. blended-learning. Nauka odbywa się więc poprzez połączenie np. serii krótkich spotkań, zadań do wykonania online, webinariów oraz ćwiczeń praktycznych.

Rozwiązanie to sprawia, że tok szkolenia jest dopasowywany do potrzeb i możliwości każdego z uczestników. Znacznym ułatwieniem przy planowaniu procesu szkoleniowego w organizacji są również dostępne od niedawna szkolenia w formie krótkich, czasem jedynie kilkugodzinnych modułów, służących rozwijaniu konkretnych umiejętności pracowników organizacji. Nie ma potrzeby, aby poświęcali oni np. dwa dni na kolejne szkolenie ze sprzedaży, gdyż zostaną przeszkoleni tylko z tych umiejętności, których rozwinięcie okaże się konieczne na podstawie wcześniejszej analizy potrzeb. Na sali szkoleniowej spędzą więc tylko 3 godziny, doskonaląc np. umiejętność radzenia sobie z trudnymi sytuacjami w negocjacjach, pokonywania obiekcji sprzedażowych czy też storytellingu. Dowiedzą się tylko tego, czego potrzebują w swojej pracy, a sama treść szkolenia nie będzie powieleniem już zrealizowanych programów. Krótkie formy szkoleniowe, właśnie ze względu na zaoszczędzony czas, będą w najbliższym czasie zyskiwać popularność i staną się kolejnym trendem na miarę blended-learning.

3. Planuj i szybko sprawdzaj efekty

Planowanie i umiejętność szybkiej adaptacji do zmian ma szczególne znaczenie w dynamicznie zmieniającym się środowisku biznesowym, w jakim przyszło funkcjonować współcześnie działającym korporacjom. Warto mieć więc pod ręką listę zaufanych dostawców szkoleń, do których możemy się zwrócić w przypadku pojawienia się niespodziewanej potrzeby szkoleniowej. Co istotne, warto zwrócić się do partnera, który niezależnie od obszaru specjalizacji szkolenia, szybko wdraża proces szkoleniowy oparty zawsze na tym samym schemacie działania. Pozwala to zaoszczędzić czas, gdyż realizacja działań rozpoczyna się niezwłocznie po ich zleceniu.

Innym obszarem, nad którym warto się zastanowić jest weryfikacja efektów. Od specjalistów HR często oczekuje się udowodnienia, że zlecone przez nich szkolenia odniosły zamierzony efekt. W natłoku obowiązków, często się o tym zapomina na etapie ich zamawiania, co później powoduje niepotrzebny stres. Znacznym ułatwieniem pracy osoby odpowiedzialnej za szkolenia może być więc wybranie takiego dostawcy, który sprawdza efektywność swoich działań czymś więcej niż tylko prostą ankietą. Takimi narzędziami mogą być ćwiczenia dla uczestników przekazywane im przez okres kilku tygodni po zakończeniu zajęć na sali szkoleniowej.

Podsumowując, zastosowanie się do powyższych trzech prostych rad może sprawić, że stresująca dotychczas praca HR-owca stanie się dużo przyjemniejsza. Dzięki dopytywaniu znajomych z branży HR o ich zaufanych dostawców, korzystaniu ze wsparcia agencji usług szkoleniowych, wprowadzeniu w organizacji blended-learning oraz krótkich form szkoleniowych, a także szybkiemu i łatwemu monitorowaniu efektów szkoleń, zaoszczędzimy mnóstwo czasu. Spożytkujemy go później na spotkania z pracownikami, badające ich potrzeby i planujące ścieżkę rozwoju, na które nigdy wcześniej nie starczało dnia.