Edukacja

Zalety automatycznych przeglądów projektowych

Zalety automatycznych przeglądów projektowych

Jednym z mierników efektywności pracy PMO jest skuteczność, czyli ilość zrealizowanych projektów z sukcesem w określonych ramach czasowych. Aby projekty nie przeciągły się w nieskończoność musimy regularnie kontrolować ich postęp i reagować na wszelkie zmieniające się czynniki czy też zagrożenia. Dzięki regularnym przeglądom projektowym możemy tę sytuację kontrolować na bieżąco i odpowiednio wcześniej podejmować właściwe decyzje. Niestety nie jest to łatwe w praktyce, a najczęściej wiążę się z szeregiem problemów. Dlatego w niniejszym artykule skupię się na opisaniu zalet automatycznych przeglądów projektowych.

Korzyści automatycznych przeglądów projektowych

Pierwsza zaletą, którą należy wymienić jest z pewnością terminowość takich przeglądów. Można je zaplanować z regularną częstotliwością, co pozwala na uniknięcie opóźnień związanych ze zbieraniem danych. Ten czynnik przekłada się bezpośrednio na ilość zaoszczędzonego dzięki temu czasu. Pracownicy Biura Zarządzania Projektami mogą ten czas przeznaczyć na pracę analityczną i bezpośrednie wsparcie Kierowników Projektów. Dzięki automatycznemu raportowaniu Zarząd firmy ma również bezpośredni wgląd w sytuację projektową. W razie wystąpienia potencjalnego ryzyka pozwala to szybciej podejmować kluczowe decyzje.

Wdrożone narzędzie pozwalające na generowanie automatycznych przeglądów projektowych poniekąd również dyscyplinuje czy też organizuję pracę Kierowników Projektów poprzez cykliczne aktualizowanie danych projektowych. Efektem tego jest również wspólne zbudowanie wewnętrznej bazy wiedzy, zawierającej dane historyczne, do których w razie potrzeby zawsze można wrócić i przeanalizować zachodzące zmiany lub porównać wypracowane schematy. 

Realizacja powyższych kroków, a następnie zdefiniowanie ich i zapisanie pozwoli firmie opracować standardy raportowania statusów projektowych. Pozwoli nam to działać w przyszłości szybciej i sprawniej podczas monitorowania przebiegu danego projektu, aż do finalnego zakończenia.

Celem ustanowienia takich standardów powinno być również to, aby Zarząd firmy miał aktualny wgląd w sytuację firmy i mógł odpowiednio zarządzać portfelami projektowymi, nie zadając przy tym wyrywkowych pytań Managerom czy Kierownikom Projektu.

Jak zautomatyzować przeglądy projektowe- krok po kroku

  1. Określenie terminów przeglądów

Dla projektów o różnych charakterze, lub też dla poszczególnych portfeli projektowych mogą być zdefiniowane inne terminy przeglądów. Przykładowo dla projektów strategicznych, narażonych na ryzyka rynkowe powinniśmy ustalić częstsze raportowanie, aby móc trzymać rękę na pulsie i w razie konieczności szybko podjąć decyzje. Z kolei projekty mające na celu wewnętrzne usprawnienia, nie muszą wymagać tak częstych przeglądów.

Skuteczne narzędzie wspierające realizacje automatycznych przeglądów powinno także oferować funkcjonalność dashboardów, gdzie każdy Kierownik Projektu będzie miał widoczną informację ile czasu zostało do najbliższego przeglądu oraz jakie dane czy też informacje musi na ten czas przygotować.

  1. Formatka z aktualnym statusem

Jednym z elementów automatycznych przeglądów projektowych jest formatka zawierająca aktualny status projektu. W dedykowanych systemach do zarządzania projektami, część danych w formatce powinna być zaciągana automatycznie z systemu. Do takich informacji należą m.in.: kondycja budżetu danego projektu, realizacja harmonogramu, potencjalne ryzyka projektowe. Po weryfikacji tych danych jest miejsce na komentarz Kierownika Projektu i ewentualne niezbędne informacje dla Zarządu.

Po uzupełnieniu formatki statusowej Kierownik Projektu zaznacza gotowość w systemie, a następnie taka informacja jest automatycznie przesyłana do członków Biura Zarządzania Projektami w firmie. Dzięki temu pracownicy PMO widzą w czasie rzeczywistym efekty pracy Kierowników Projektów.

  1. Weryfikacja formatek przez PMO

W momencie kiedy Kierownik Projektu zaznaczy w systemie do zarządzania projektami, że formatka przeglądowa jest już uzupełniona przychodzi pora na weryfikacje zawartych w niej informacji przez danego pracownika PMO. W przypadku wątpliwości pracownik Biura dopracowuje szczegóły z Kierownikiem Projektu, następnie akceptuje uzupełnioną formatkę w systemie, a informacja o gotowości jest wysyłana do Zarządu.

Dzięki temu Zarząd ma bieżący wgląd w sytuacje projektową w organizacji, a także jest w stanie ocenić prawidłowość ich przebiegu i zareagować w razie potrzeby. Co więcej – formatka automatycznego przeglądu projektu powinna zawierać pole na informację zwrotną od Zarządu- decyzje, deadline, wytyczanie nowych kierunków.

  1. Budowanie bazy wiedzy – zachowanie formatki w systemie

W celu stworzenia skutecznych standardów zarządzania projektami, w tym standardów raportowania, warto budować wewnętrzną bazę wiedzy. Pozwala to usprawniać cykliczne procesy oraz coraz lepiej reagować na pojawiające się zagrożenia lub np. odpowiednio zaplanować zasoby do realizacji projektów z portfela projektowego. Dlatego każdą formatkę warto zachować w systemie, pozwoli to na szybki powrót do historycznych informacji i zorientowanie się jakie decyzje były podejmowane, w jakim stopniu zostały zrealizowane i finalnie jak przełożyło się to na sukces projektu.

Jak wynika z powyższych opisów, warto wdrożyć w firmie automatyzację w obszarze zarządzania projektami, w tym automatyczne przeglądy projektowe. Przekłada się to nie tylko bezpośrednio na pracę Kierowników Projektów i PMO, ale też na całe standardy zarządzania projektami w firmie i finalnie sukces realizacji projektów.

Autor: Włodzimierz Makowski, Członek Zarządu FlexiProject.