ZFŚS a RODO - gorący temat wśród kadrowców i menedżerów

ZFŚS a RODO to ostatnio gorący temat wśród kadrowców i menedżerów. Co wolno pracodawcy a czego nie? Jakich dokumentów może żądać, aby ustalić uprawnienia do świadczeń? Oto jest pytanie. Za chwilę wszystko będzie jasne, zacznijmy jednak od podstaw.

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest zabezpieczenie (oczywiście stosownie do możliwości i warunków) potrzeb bytowych, socjalnych i kulturalnych pracowników. Obowiązek ten wynikający z Art. 16 kodeksu pracy, został szczegółowo uregulowany w Ustawie z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Zasady zabezpieczania potrzeb bytowych, socjalnych i kulturalnych pracowników

Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mają obowiązek utworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, natomiast pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, tworzą Fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej.

Pozostali pracodawcy (zatrudniający poniżej 50 pracowników) mogą tworzyć ZFŚS lub wypłacać świadczenie urlopowe. Zasady przeznaczania środków ZFŚS na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ZFŚS.

Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.

ZFŚS a RODO – o co wolno prosić pracownika a o co nie?

Art. 8. Ustawy o ZFŚS określa kryteria przyznawania ulg i świadczeń oraz ustalania wysokości dopłat, a od 4 maja 2019 r. także zasady przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych osób uprawnionych do korzystania z funduszu.

Przyjrzyjmy się więc uważnie nowym przepisom. I zastanówmy co pracodawcy wolno a czego nie w kontekście ZFŚS a RODO.

Po pierwsze …

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z ZFŚS i ustalenia ich wysokości, następuje w formie oświadczenia. Pracodawca może jednak żądać udokumentowania informacji podanych przez pracownika w poświadczeniu.

Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS.

To bardzo waży zapis, który raz na zawsze zamknie dyskusje o tym, czy pracodawca ma prawo zadać informacji dotyczących wysokości wynagrodzenia współmałżonka, czy innych osób pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym. Ponadto pracodawca ma teraz bezsprzeczne prawo zadania dokumentacji medycznej, ale tylko takiej która jest niezbędna do udokumentowania uprawnienia do świadczenia. Może to być np. zaświadczenie wystawione przez lekarza prowadzącego.

Po drugie …

Do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia, o których mowa w art. 9 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.), mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy.

Po trzecie …

Pracodawca przetwarza dane osobowe, osoby uprawnionej do świadczeń z ZFŚS, przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z ZFŚS oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń.

Po czwarte …

Pracodawca ma teraz nowy obowiązek, a mianowicie zostało on zobligowany do dokonania przeglądu danych osobowych, niezbędnych do przyznania świadczenia, nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania.

I po piąte …

Bardzo istotne, po dokonaniu takiego rocznego przeglądu, Pracodawca usuwa dane osobowe, których dalsze przechowywanie jest zbędne do realizacji celu określonego w Ustawie o ZFŚS.

A już wkrótce …

3 czerwca rusza Kurs CZAS PRACY oraz kolejna edycja AKADEMII MISTRZOSTWA KADROWO-PŁACOWEGO.

Zobacz też koniecznie …

Wpis o tym, jakie zmiany w kontekście RODO wprowadzono do kodeksu pracy.

Koniecznie zostaw komentarz i napisz proszę, czy materiały które dla Ciebie przygotowuję są pomocne i wartościowe. Co Ci się podoba a co mogłabym zrobić lepiej. Śledź mój blog i zasubskrybuj BLOG, zapisz się na Newsletter a nie ominie Cię żaden wpis.

Odwiedź też koniecznie i zasubskrybuj też mój kanał na YouTube.

Więcej informacji na temat uprawnień pracowniczych znajdziesz w mojej Akademii Online