Biuro: bezpieczne, zdrowe, poprawiające samopoczucie i... z ludźmi

Pandemia covid-19 idzie ku końcowi, na co wszyscy mamy nadzieję. Wracamy do biur. Niektórzy z nas po bardzo długiej przerwie. Jak zadbać o zdrowie fizyczne w miejscu pracy?

Bezpieczeństwo w przestrzeniach pracy pozostanie priorytetowym zadaniem dla nadal działających zespołów kryzysowych, ale w przeciwieństwie do początków pandemii, gdy nie znaliśmy związanych z koronawirusem zagrożeń, obecnie coraz lepiej radzimy sobie z wdrażaniem i utrzymywaniem zasad bezpieczeństwa komentuje Maria Lorenc, HR Manager w Kinnarps. Pierwszym i kluczowym sposobem uniknięcia zagrożenia jest kategoryczny nakaz pozostania w domu osób, u których pojawiły się symptomy choroby takie jak kaszel, gorączka czy bóle głowy lub bóle mięśniowe. Częścią nowej kultury organizacyjnej będzie systemowa praca z domu bądź praca zdalna, a zasady nowej etykiety pracy zdalnej powinny wyraźnie określać, że praca z biura jest możliwa jedynie dla osób całkowicie zdrowych.

Nawet zdrowe osoby przychodzące do biura nadal powinny przestrzegać zasad dystansowania fizycznego, a aranżacja powierzchni musi im to umożliwiać. W zachowaniu odległości pomoże odpowiednie rozstawienie wyposażenia, czyli np. rozsuwanie biurek lub rozgęszczanie pojemności sal konferencyjnych. Złotą zasadą jest tutaj pozostawienie co najmniej 4 mkw. wolnej powierzchni na każdego użytkownika w pomieszczeniu i jeśli to możliwe to umieszczanie mebli i siedzisk w odległości co najmniej 1.5 m, a idealnie 2 m od siebie. O rozwiązaniach tak oczywistych jak zapewnienie środków do dezynfekcji powierzchni mebli i rąk oraz maseczek ochronnych w biurze już chyba nawet nie warto opowiadać, ponieważ weszły one do żelaznego zestawu biurowych standardów higieny osobistej, uzupełnia Karina Kreja, Ekspert Strategii środowiska pracy w Kinnarps.

A jak biuro może wpłynąć na nasz dobry nastrój?

Przede wszystkim biuro nie powinno pozostawać puste, bo opuszczone przestrzenie społeczne nie zachęcają Użytkowników. Z wielu relacji naszych Klientów wiemy, że puste biuro wpływa negatywnie na nastrój. Dlatego ważnym zadaniem osób zarządzających tymi powierzchniami jest stworzenie konceptów, w których mimo koniecznych zasad dystansowania panuje intensywność zdarzeń i płynie wysoka energia. Zdecydowanie odradzamy tak oczywiste na początku pandemii środki jak wyłączanie z użytkowania typologii poprzez np. wykreślanie foteli bądź krzeseł taśmą ostrzegawczą. Znacznie lepszym sposobem jest zabranie wyłączonych z użytkowania mebli z powierzchni. Co do zasady wszystkie znajdujące się w biurze meble powinny pozostawać możliwe do wykorzystywania przez pracowników, odpowiada Karina Kreja.

Podstawą dobrego nastroju w pracy jest również ergonomia. Przedłużająca się praca w domowych, często chałupniczych warunkach, jest źródłem nowej, ukrytej epidemii migren oraz problemów z kręgosłupem, które w ciągu ostatnich kwartałów stały się plagą wśród pracujących zdalnie pracowników wiedzy, uzupełnia Maria Lorenc, warto więc wrócić do biurowego stanowiska pracy zwłaszcza jeśli posiada ono takie ergonomiczne udogodnienia jak elektryczna regulacja wysokości.

W swojej nowej roli biura będą przede wszystkim wspierały integrację i współpracę, ale aby zadania te mogły być dobrze realizowane w przestrzeniach pracy, ważne jest odpowiednie nastawienie korzystających z nich Użytkowników. Coraz częściej będzie się okazywać, że do biura chodzimy aby pobyć z innymi, a nasze zadania służbowe najefektywniej wykonujemy w odosobnieniu, najchętniej pracując zdalnie. Żeby biurowe powroty nie frustrowały zadaniowców trzeba sobie uświadomić, że zapewne w przyszłości dni pracy w biurze będziemy spędzać inaczej niż przed pandemią, a kontakty z kolegami, wspólne nieformalne rozmowy są ważną częścią pracy, nie tylko dodatkiem, sumuje Karina Kreja.

Jaki model organizacji pracy jest Pań zdaniem najlepszy dla pracowników? Hybrydowy, zdalny czy pełen powrót do biura?

Nie ma jednego idealnego modelu pracy hybrydowej. W zależności od działań zespołu, decyzji menadżera oraz uwarunkowań i potrzeb użytkowników nowy model pracy wykuwa się w dialogu. Możliwe są różne style prace w ramach jednej organizacji i jednego zespołu, odpowiada Maria Lorenc. W naszej praktyce doradczej obecnie w większości organizacji dostrzegamy pełen wachlarz postaw i oczekiwań dotyczących przyszłych stylów pracy, ale ważne jest aby zakreślić ich pożądane spektrum, czyli zdefiniować na poziomie organizacji podejście do pracy hybrydowej bądź zdalnej. Przy czym zalecam daleko idącą ostrożność w dodefiniowaniu oczekiwań przez decydentów, bo zarówno decyzje o 100% powrocie do biura jak i całkowitym przejściu na zdalność są często kontestowane przez pracowników. Wbrew pozorom, nawet coraz popularniejsza praca w modelu 2-na-3 dni (czyli praca hybrydowa 50/50) nie jest powszechnie akceptowana w tych zespołach gdzie zostaje ona odgórnie narzucona jako obowiązkowy styl pracy. Kluczem pozostaje uwzględnienie różnorodności.

Nowe koncepty środowiska pracy będą musiały uwzględniać rosnąca wewnętrzną różnorodność stylów pracy poszczególnych Użytkowników czy grup. Tworzenie spójnych rozwiązań, które pomieszczą wygodnie i biurowe kotwice i mobilnych nomadów pod jednym dachem dodatkowo dając im poczucie wspólnotowości będzie prawdziwym wyzwaniem dla strategów środowiskowych planujących nowe koncepty biurowe, podsumowuje Karina Kreja.