Delegowanie za granicę na nowych zasadach

Od 30 lipca 2020 r. obowiązuje zmiana przepisów dotyczących wysyłania pracowników za granicę. Z niewielkim poślizgiem, od 4 września 2020 r. obowiązuje też znowelizowana polska ustawa o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług, stanowiąca implementację powyższych zmian do polskiego systemu prawnego. Delegowanie jest teraz droższe i wymaga od pracodawców zmierzenia się z nowymi obowiązkami.

Zmiany prawne w obszarze delegowania trwają od dobrych kilku lat. Najpierw, w roku 2014, chcąc zapewnić pełniejsze egzekwowanie postanowień dyrektywy 96/71/WE dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług (tzw. dyrektywy podstawowej), ustawodawca unijny przyjął dyrektywę 2014/67/UE w sprawie egzekwowania dyrektywy 96/71/WE dotyczącą delegowania pracowników w ramach świadczenia usług, zmieniającą rozporządzenie (UE) nr 1024/2012 w sprawie współpracy administracyjnej za pośrednictwem systemu wymiany informacji na rynku wewnętrznym (dalej: dyrektywa wdrożeniowa).

Nie czekając na efekty działania dyrektywy wdrożeniowej, stwierdzono, że działania te nie są wystarczające dla ochrony pracowników delegowanych oraz w celu przeciwdziałania nadużyciom, które miały miejsce w obszarze delegowania. Stąd zrodziła się koncepcja rewizji dyrektywy podstawowej, w wyniku której uchwalono najświeższą dyrektywę 2018/957/UE zmieniającą dyrektywę 96/71/WE (dalej: nowa dyrektywa lub dyrektywa rewizyjna). To właśnie jej przepisy weszły do europejskiego porządku prawnego 30 lipca 2020 r. Do tego czasu zastosowanie miała dyrektywa podstawowa oraz wdrożeniowa.

KLUCZOWE ZMIANY

Nowe regulacje dotyczą zmian m.in. w zakresie:

• definicji wynagrodzenia za pracę oraz zasad ustalania tego wynagrodzenia,
• maksymalnego okresu delegowania pracownika,
• rozliczeń kosztów podróży i zwrotu wydatków poniesionych przez delegowanego pracownika,
• obowiązku publikowania przez państwa członkowskie (na dedykowanych do tego stronach internetowych) informacji o warunkach zatrudnienia,
• zasad zastępowania pracowników,
• przepisów dotyczących agencji pracy tymczasowej.

CEZURA CZASOWA

Główną i jedną z najważniejszych zmian wprowadzonych nową dyrektywą jest określenie maksymalnego okresu delegowania pracowników, po upływie którego należy w stosunku do pracownika delegowanego stosować przepisy państwa przyjmującego zasadniczo w pełnym zakresie. Wokół tego zagadnienia powstało mnóstwo kontrowersji, stąd poświęcona mu duża liczba publikacji i komentarzy eksperckich.

Do tej pory w dyrektywie podstawowej czy dyrektywie wdrożeniowej delegowanie nie było ograniczone żadną cezurą czasową. Nowa dyrektywa wprowadza 12-miesięczny limit czasowy delegowania pracownika, który w stosownych przypadkach będzie można przedłużyć do okresu trwającego łącznie 18 miesięcy. Po tym okresie do pracowników delegowanych będą miały zastosowanie przepisy prawa pracy obowiązujące w państwie oddelegowania.

Nie jest przy tym jasne, czy nowa dyrektywa ma zastosowanie tylko do nowych umów, czy również do tych będących w trakcie realizacji. Poza tym przepisy nie wskazują, czy pracodawca musi stosować reguły dotyczące maksymalnego okresu delegowania do aktualnych kontraktów, a jeśli tak, to od kiedy – czy od dnia wejścia w życie dyrektywy, czy też wliczając w to czas od początku trwania umowy?

Komisarz Marianne Thyssen w odpowiedzi na pytanie pani europoseł Danuty Jazłowieckiej (posłanka do Parlamentu Europejskiego VII i VIII kadencji) wyjaśniła, że nowe regulacje będą miały zastosowanie do bieżących i nowych kontraktów, a okres delegowania będzie naliczany od dnia jego rozpoczęcia, tzn. de facto z mocą wsteczną.

Nie jest to korzystna informacja dla polskich pracodawców. Oznacza to, że będą musieli na bieżąco kontrolować długość okresu delegowanego przez siebie pracownika oraz zrewidować aktualnie trwające kontrakty takich pracowników pod kątem pracy za granicą. Pod znakiem zapytania stoi to, czy pracodawcy mają weryfikować poprzednie zatrudnienie pracownika, aby ustalić, czy był już delegowany w to samo miejsce i do takiej samej pracy.

ZASTĘPOWANIE PRACOWNIKÓW

Ponadto, w razie przekroczenia okresów 12- lub 18-miesięcznych, obowiązek stosowania lokalnych warunków zatrudnienia będzie od początku dotyczył pracowników, którzy są delegowani w celu zastąpienia innych pracowników delegowanych wykonujących to samo zadanie w tym samym miejscu. Jedynymi wyjątkami, kiedy lokalne prawo nie będzie miało zastosowania, są kwestie dotyczące procedur, formalności i warunków zawierania i rozwiązywania umów o pracę, w tym klauzul o zakazie konkurencji czy też uzupełniających pracowniczych programów emerytalnych.

Według nowych przepisów, stosowanie takich zasad ma zapewnić równe warunki konkurencji między przedsiębiorstwami delegującymi pracowników a lokalnymi przedsiębiorstwami w kraju przyjmującym. Jednocześnie nowe regulacje mają stanowić gwarancję, by takie zastępstwa nie były wykorzystywane do obchodzenia przepisów, które normalnie miałyby zastosowanie. Zastępowanie nie zostało jednak zdefiniowane ani w samej dyrektywie czy choćby w preambule do niej, ani w opublikowanych niedawno (przetłumaczonych na język polski) poradnikach dotyczącym delegowania pracowników, które w zamierzeniu Komisji Europejskiej mają ułatwić przedsiębiorcom delegowanie po wejściu w życie nowej dyrektywy.

WYSOKOŚĆ I SKŁADNIKI WYNAGRODZENIA

Kolejna z istotnych zmian dotyczy wprowadzenia obowiązku wypłacania pracownikom delegowanym wynagrodzenia za pracę obejmującego wszystkie składniki płacy wynikające z przepisów obowiązujących w kraju delegowania – w miejsce dotychczasowego obowiązku zapewnienia minimalnych stawek płacy obowiązujących w tym kraju. Zmiana ta ma stanowić realizację zasady ta sama płaca za tę samą pracę, która na pierwszy rzut oka może wydawać się słuszna. Biorąc jednak pod uwagę szereg odmienności w systemach płacowych poszczególnych krajów członkowskich, ale także inną strukturę kosztów i wydatków pracowników delegowanych w porównaniu do pracowników lokalnych, czy możliwą różną wartość nabywczą pieniądza w kraju delegowania i w kraju zamieszkania pracownika delegowanego, trudno przychylić się do twierdzenia, że przepisy dyrektywy rewizyjnej dotyczące wynagrodzenia, tę zasadę w istocie realizują.

Wątpliwości dotyczące pojęcia wynagrodzenia, jak też sposobu jego obliczania wynikają także z faktu, iż przy porównywaniu wysokości wynagrodzenia, które jest wypłacane pracownikowi, do tego, które jest mu należne, mają być brane pod uwagę łączne kwoty brutto, a nie poszczególne elementy składowe. Z kolei, aby ustalić kwoty brutto tych wynagrodzeń, trzeba dostatecznie szczegółowo zidentyfikować właśnie te elementy składowe – zgodnie z prawem lub praktyką państwa przyjmującego.

Na pracodawcach spoczywa obowiązek zapoznania się z tymi zasadami. Nie byłoby to może bardzo skomplikowane w odniesieniu do elementów wynagrodzenia, które wynikają z powszechnie obowiązujących przepisów prawa. Jednak – jako że nowa dyrektywa zobowiązuje pracodawców do stosowania reguł płacowych obowiązujących na terenie kraju, do którego pracownik jest delegowany, obejmujących również elementy wynagrodzenia wynikające np. z układów zbiorowych pracy dla poszczególnych branż czy konkretnego regionu, które mogą nie być publikowane i łatwo dostępne choćby w internecie – to przed pracodawcami stoi nie lada wyzwanie, aby prawidłowo ustalić wysokość wynagrodzenia należnego pracownikowi delegowanemu. Jeżeli nie sprostają temu obowiązkowi, narażą się na roszczenia pracowników oraz ewentualne inne negatywne konsekwencje przewidziane przez lokalne prawo.

OBOWIĄZEK PUBLIKOWANIA INFORMACJI

Państwa członkowskie będą zobowiązane do publikacji informacji dotyczących warunków zatrudnienia przewidzianego w danym kraju, jak również elementów składowych wynagrodzenia. Celem utrzymania jasności i klarowności w tym zakresie publikacja ma odbywać się za pośrednictwem jednej oficjalnej krajowej strony internetowej. Według założeń ma się na niej znajdować informacja dotycząca m.in. wykazu elementów składowych wynagrodzenia, które uznano za obowiązkowe, czy też dodatkowych warunków zatrudnienia mających zastosowanie do przypadków delegowania na podstawie nowej dyrektywy po przekroczeniu 12- lub 18-miesięcznego okresu delegowania. Preambuła dyrektywy wskazuje, iż państwa członkowskie powinny zapewnić swobodny dostęp i przejrzystość publikowanych informacji, a także ich dokładność i bieżącą aktualizację.

Przepisy nie wskazują jednak, która z instytucji krajowych ma ją prowadzić i aktualizować – rząd, jedno z ministerstw, a może jakaś konkretna organizacja? Nie wiadomo też w jakim języku mają być publikowane informacje. Jeżeli w języku urzędowym danego państwa, to w przypadku np. Belgii będzie ich aż trzy. Jeśli natomiast ustawodawca unijny bierze pod uwagę tylko jeden język, to który konkretnie? Niewykluczone, że język angielski ze względu na swoją powszechność, ale to też nie zostało sprecyzowane.

ZATRUDNIENIE PRZEZ AGENCJĘ PRACY TYMCZASOWEJ

Preambuła nowej dyrektywy dotyczy również pracowników tymczasowych. Odnosi się do zasady równego traktowania zawartej w dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady 2008/104/WE z 19 listopada 2008 r. w sprawie pracy tymczasowej (dalej: dyrektywa w sprawie pracy tymczasowej). Zgodnie z nią podstawowe warunki pracy i zatrudnienia pracowników tymczasowych powinny odpowiadać co najmniej warunkom, jakie miałyby zastosowanie do tych pracowników, gdyby zostali oni bezpośrednio zatrudnieni przez przedsiębiorstwo użytkownika na tym samym stanowisku.

Nowa dyrektywa stanowi, że ta zasada powinna mieć zastosowanie również do pracowników tymczasowych delegowanych na terytorium innego państwa członkowskiego. A zatem przedsiębiorstwo-użytkownik powinno poinformować agencję pracy tymczasowej o warunkach pracy i wynagrodzeniu, które stosuje względem swoich pracowników. Przekazanie takiej informacji nie będzie potrzebne, jeśli zajdą odstępstwa od tej zasady określone w dyrektywie w sprawie pracy tymczasowej.

KOSZTY PODRÓŻY I ZAKWATEROWANIA

Pewną innowacją jest też zmiana w zakresie zasad rozliczania kosztów podróży i zakwaterowania delegowanego pracownika. Zgodnie z nową dyrektywą, pracownikom delegowanym, w przypadku gdy odbywają podróż służbową z ich normalnego miejsca oddelegowania, powinny przysługiwać co najmniej takie same dodatki lub zwrot wydatków na pokrycie kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania przewidziane dla pracowników znajdujących się z dala od domu z powodów zawodowych, jakie przysługują pracownikom miejscowym w tym państwie członkowskim, do którego zostali wysłani pracownicy delegowani.

NOWE UPRAWNIENIA PIP

Poza implementacją przepisów nowej dyrektywy, polska ustawa o zmianie ustawy o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług (…) przewiduje nowe uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy (PIP). PIP będzie mogła zwrócić się do przedsiębiorcy o udzielenie niezbędnych informacji dotyczących delegowania pracownika z terytorium Rzeczypospolitej Polskiej także w przypadku podejrzenia naruszenia przepisów państwa członkowskiego, do którego został skierowany pracownik delegowany z terytorium RP. Jednak, co do zasady, PIP nie ma kompetencji w takich sprawach, gdyż zajmuje się prawem polskim. Dodatkowo, pracodawca delegujący pracownika na terytorium Polski będzie musiał poinformować PIP o zapewnianiu takiej osobie odpowiednich warunków zatrudnienia przez okres dłuższy niż 12 miesięcy, nieprzekraczający jednak 18 miesięcy od dnia rozpoczęcia świadczenia usługi.

PIP będzie mogła powiadomić Komisję Europejską o każdym przypadku powtarzających się opóźnień w udzielaniu informacji wymienianych pomiędzy organami, w ramach wzajemnego przekazywania, dotyczących delegowania pracowników na terytorium Polski.

SKUTKI DLA PRZEDSIĘBIORCÓW

Zmiany w delegowaniu pracowników mogą się okazać bardzo kosztowne dla przedsiębiorców realizujących zlecenia za granicą, przez co mogą oni podjąć działania mające na celu optymalizację ich biznesów. Część z nich, przede wszystkim tych mniejszych, niedysponująca wykwalifikowanymi służbami prawno-księgowymi, może znowu zostać wypchnięta do szarej strefy, a zatrudniane przez takich pracodawców osoby – pozbawione odpowiedniej ochrony i minimum socjalnego. Skutkiem zmian może być również mniejsza liczba pracowników delegowanych z Polski, a w konsekwencji wzrost bezrobocia w kraju.

Dodatkowo pamiętajmy, że nie tylko delegowanie stanowi nowość dla pracodawców. Niepewna sytuacja gospodarcza związana z pandemią koronawirusa SARS-CoV-19, stale zmusza przedsiębiorców do poszukiwania nowych rozwiązań mających na celu zapewnienie utrzymania ich biznesów. Patrząc na potencjalne skutki zmian na szczeblu europejskim, podobnie jak w przypadku wprowadzania dyrektywy wdrożeniowej, wygranymi w największej mierze ponownie będą państwa tzw. starej Unii, które w niedługim czasie odnotują w swoich budżetach dodatkowe wpływy z danin pracowników delegowanych na ich terytoria.

Autor: Magdalena Chochowska, Senior associate, Baker McKenzie