Dokończyć projekt i nie zwariować... Czy to w ogóle możliwe?

Wstajesz skoro świt, zaparzasz kawę, włączasz komputer, odhaczasz po kolei zadania do zrobienia, wstajesz po niedawno zrobioną kawę i przecierasz oczy ze zdumienia, a przez głowę przechodzą myśli: „Ale jak to możliwe? Przecież dopiero co wstałem/am, już 15:00, a jeszcze tyle rzeczy mam do zrobienia. Przecież w życiu się nie wyrobię!...”, a poziom stresu jednocześnie osiąga wyżyny.

Zapewne niejedna osoba pracująca w roli konsultanta może utożsamić się z podobną historią. W końcu praca konsultanta nie jest pracą typowo zadaniową, ale bardziej nieszablonową, jednocześnie rozwijającą pracą projektową, gdzie nieraz w bardzo krótkim okresie czasu należy zaznajomić się z biznesem klienta (tzw. helicopter view organizacji) oraz „dowieźć” projekt w narzuconych z góry widełkach czasowych, co nieraz kończy się niepotrzebnym stresem i sfrustrowaniem.

Co ważne, coraz częściej sytuacje z życia prywatnego mają również wpływ na jakość naszej pracy, w tym na wspomniany już stres w niej odczuwany. Według raportu „Stres w pracy 2021” [1], drastycznie wzrósł odsetek osób, które nieustannie odczuwają stres w swojej pracy – z 4% do aż 19% badanych (!). Otaczająca nas rzeczywistość (pandemia i jej skutki zarówno zdrowotne, jak i gospodarcze; wojna za wschodnią granicą; nieustanny wzrost inflacji; niepewna sytuacja gospodarcza) już wystarczająco odciska na nas wszystkich swoje bolesne piętno, a my dokładamy sobie, czasami nieświadomie, jeszcze ten tak niepotrzebny nam stres w pracy.

Zatem, jak to się dzieje, że doprowadzamy do takiej sytuacji i czy próbujemy w ogóle coś z tym zrobić? A może powtarzanie tych samych błędów to już nasza cecha wrodzona, bez której nie możemy normalnie funkcjonować, a która na jakimś etapie zawsze spowoduje naszą frustrację, załamanie i chęć rezygnacji?

PRZYCZYNY STRESU I SFRUSTROWANIA W PRACY

Rozłóżmy to na czynniki pierwsze i odpowiedzmy sobie szczerze na pytania:

• Czy nie bierzemy przypadkiem na siebie zbyt wielu obowiązków?

Może w tej relacji zawsze wygrywa nasz przeciwnik-perfekcjonizm i warto czasami „odpuścić”? Pamiętajmy, że nie zawsze oczekuje się od nas aż takiego zaangażowania i pracy ponad oczekiwania, a sam perfekcjonizm charakteryzuje się również negatywnym wpływem na niektórych z nas, i też prowadzi do stresu i wypalenia zawodowego.

• Może, pracującym projektowo, przypisuje się zbyt wiele obowiązków, z którymi, mimo dobrych chęci, nie jesteśmy w stanie sobie poradzić?

Zgłośmy to, przeszacujmy zakres zadań do wykonania, a finalnie wypracujmy z przełożonym najlepsze rozwiązanie.

Może doszło do niedoszacowania wysiłku potrzebnego do zakończenia projektu, a może po prostu zakres zadań się zmienił? Naprawdę warto się temu przyjrzeć. Nie bójmy się! Tylko poprawne stworzenie harmonogramu wykonywania zadań, umożliwi efektywną i logiczną realizację projektu. Dlatego tak ważna jest jego re-estymacja w praktycznie każdej fazie projektu. W metodyce projektowej, określeniu czasu trwania realizacji poszczególnych zadań oraz porównaniu, w stosunku do całości, czasu przeznaczonego na projekt, służą różne metody, w tym tworzenie wykresów Gantta, metoda ścieżki krytycznej, metoda PERT. Jednak wybór najtrafniejszej z nich zależy od rodzaju projektu i jest to oczywiście kwestia indywidualna. Ale pamiętajmy, że to od niej zależy nie tylko nasze dobro, jako konsultantów, ale również dobro projektu, a przede wszystkim jego sukces.

• Może starasz się wykonać jak najwięcej zadań na początku tygodnia i tym samym Twój akumulator rozładowuje się w nieoczekiwanym momencie jeszcze przed zakończeniem tygodnia pracy? A może Twój obecny schemat pracy nie do końca jest wystarczająco produktywny?

Schemat produktywności to oczywiście kwestia indywidualna, niemniej jednak badania [2] pokazują, że nasza zdolność koncentracji osiąga szczyt późnym rankiem i wieczorem, zaś o godzinie 11 rano jest najbardziej produktywną godziną.

Dodatkowo badacze zajmujący się produktywnością odkryli kilka technik podziału czasu pracy, który może sprawdzić się w Twoim przypadku: 25 minut pracy, a potem 5 minut odpoczynku (tzw. technika Pomodoro), 52 minuty pracy i 17 minut przerwy, 60 minut pracy i 15 minut przerwy, 75 minut pracy i 15 minut przerwy, 4–5 części po 90 minut, 3 godziny pracy bez przerwy, bloki tematyczne i grupowanie zadań, itp.

Sprawdź, która z technik jest najlepsza dla Ciebie, aby utrzymać stały poziom koncentracji w ciągu całego cyklu roboczego. To proste i może przynieść więcej dobrego niż złego.

• Może masz zbyt dużo rozpraszaczy, które nie stanowią żadnej wartości dodanej?

Według raportu „Anatomia Pracy” [3], pracownicy różnych organizacji na całym świecie spędzają jedynie 27% czasu pracy na tzw. efektywnej pracy, związanej stricte z zakresem projektu. Reszta to czynności okołozadaniowe. Przyjrzyj się m.in. liczbie spotkań zaplanowanych na cały tydzień. Prawdopodobnie część z nich można ograniczyć, uprościć bądź też całkowicie wyeliminować.

• W jakim środowisku pracy funkcjonujemy i czy ono nam naprawdę sprzyja na co dzień?

Praca zdalna, praca w biurze, a może tryb hybrydowy? Możliwe, że obecna forma pracy nie do końca Tobie sprzyja i warto zastanowić się nad zmianą (jeżeli jest to w ogóle możliwe oczywiście). Inna kwestia to temperatura pomieszczenia, w którym pracujesz.

Czy kiedykolwiek się nad tym zastanawiałeś/aś?

• A może to nasza organizacja czasu pracy i efektywność kuleje?

Zatem sprawdźmy….

  Odpowiednio rozplanowany dzień, tydzień pracy, a przede wszystkim wszystkie kolejne etapy projektu, to podstawa. I właśnie od tego powinniśmy zacząć, a koncentrować się przez cały okres projektu na tym, co będzie stanowiło główny klucz do sukcesu. Warto również zmienić ową czynność w nasz nawyk, a chcąc nie chcąc zaowocuje to efektywnym zarządzaniem czasem.

  Odpowiednia świadomość zadań do wykonania, poparta ramami czasowymi, jak również zdefiniowane priorytety, wsparte odpowiednim modelem KPI [4], pozwolą tak przeorganizować czas pracy, aby każdy dzień pracy przybliżał się do ideału, nie był natomiast tzw. udręką. „Przestań się bać tego, co może pójść źle i zacznij ekscytować się tym, co może pójść dobrze [5]. Zatem co nas powstrzymuje?

ZŁA ORGANIZACJA CZASU PRACY

Faktem jest, że dobra organizacja pracy to działanie w warunkach sprzyjających efektywnemu wykorzystaniu czasu. Zła organizacja natomiast obniża naszą efektywność, ponieważ podstępnie zabiera nam tak drogocenny czas, który moglibyśmy wykorzystać w inny ważny dla nas sposób.

Pomyślisz teraz: Łatwo powiedzieć, trudniej wykonać? Fakt, nie zawsze podręcznikowa organizacja czasu pracy wystarczy, aby dotrzeć do przysłowiowego brzegu. Tzw. „przeszkadzacze” oraz rzeczy niezależne od nas, są nieodłącznym elementem każdego środowiska, w którym się obracamy. Zatem w planowaniu uwzględnij również czas na tzw. nieprzewidziane wypadki, ponieważ tylko odpowiedni poziom ich akceptacji pozwoli nam uniknąć tak niepotrzebnego nikomu rozczarowania, a tym samym ogromnej frustracji. Wykorzystaj również aktywności służące podniesieniu poziomu naszej koncentracji czy też na higienę pracy, o której ciągle się zapomina w tych zabieganych dla wszystkich czasach (!).

DBANIE O KONCETRACJĘ I HIGIENĘ PRACY

• Włącz swoją ulubioną muzykę
• Wyjdź na spacer (sam bądź z ukochanym zwierzakiem)
• Poleż na kanapie i rób NIC, jeżeli to również podładuje Twoje akumulatory
• Nie zapominaj o odpowiedniej dobowej ilości snu, tak potrzebnej do regeneracji organizmu
• Zadbaj o zdrowe odżywianie i odpowiednią ilość wody wypijanej w ciągu dnia
• Nie ignoruj przeciążenia swojego mózgu.

Daj sobie chwilę czasu na restart i nie czekaj do ostatniej chwili. Zwracaj uwagę na sygnały ostrzegawcze i zwolnij. Mózg i cały organizm ci to wynagrodzi.

ZARZĄDZANIE SAMYM SOBĄ

Planowanie, koncentracja i higiena pracy zdałaby się na nic, gdyby nie ostatni element tej całej układanki, jakim jest samodyscyplina. Zatem popracujmy również nad nią, bo naprawdę warto, ponieważ dobrze rozplanowana i kontrolowana, zadziała jak nakręcająca się spirala: większa dyscyplina, to zwiększenie własnej efektywności, a tym samym wydajności z pracy; większa wydajność, to większa koncentracja i higiena pracy oraz samozadowolenie; samozadowolenie zaś to widoczny sens naszej pracy, a tym samym to większa motywacja.

 I – czy nie o to nam właśnie chodziło?

Pamiętajmy, że jesteśmy tylko ludźmi, a w biznesie nie chodzi o to, żeby pracować długo i ciężko, tylko mądrze i efektywnie, a nad czynnikami wywołującymi stres i zależnymi od nas samych, można najzwyczajniej popracować. Trzeba tylko naprawdę chcieć. Chwilowe „załamania” były, są i będą nieodłącznym elementem naszej egzystencji.

Zatem nie dajmy się zwariować. W końcu po burzy zawsze wychodzi słońce.

[1] https://hrk.pl/hrk/files/report/stres_w_pracy_2021-26.pdf

[2] https://mamstartup.pl/google-cloud-days-obowiazkowe-wydarzenie-dla-startupow-w-nowym-biurze-google/

[3] https://asana.com/pl/resources/anatomy-of-work 

[4] https://adaptivesag.com/pl/169-process-performance-amp-quality-management.html 

[5] Tony Robbins (https://twitter.com/tonyrobbins/status/700003782441078784)

Autor: Marta Baran,  Senior Consultant, Adaptive Solutions & Advisory Group

Artykuł pochodzi z magazynu:
FOCUS ON Business #7 November-December (6/2022)