Jak komunikować zmiany, żeby pracownicy je polubili?
Każda zmiana w naszym życiu wiąże się z jakimś wysiłkiem – musimy się czegoś oduczyć, nauczyć na nowo, zapomnieć o starych przyzwyczajeniach. To trudne i każdorazowo wymaga pracy, stąd większość nie lubi zmian i na samą myśl o wdrożeniu nowego systemu w firmie zaczyna narzekać i szukać wymówek. Jak sobie z tym radzić i gdzie w tym wszystkim jest miejsce na badania UX?
Zmiany w firmowym środowisku są nieuniknione. Praca hybrydowa niejako wymusza przyspieszoną cyfryzację procesów, komunikacji i wymiany wiedzy. Wdrożenie nowych systemów często spotyka się z niechęcią pracowników. Przy wdrażaniu zmian trzeba więc opracować sobie dobry plan komunikacji, który pozwoli zamienić narzekanie w ekscytację na myśl o nadchodzących nowościach. Nie jest to łatwe zadanie, ale nie jest niemożliwe. Opiera się to na kilku ważnych elementach – lista i omówienie poniżej.
Trzy złote zasady zarządzania zmianą
1. Wyjście od potrzeb organizacji czy zespołu – zmiana będzie dobrze przyjęta tylko jeśli będzie odpowiedzią na realne problemy, będzie poprzedzona rzetelnym badaniem tego, co dla pracowników na różnych stanowiskach faktycznie jest najważniejsze.
2. Przyjęcie rozwiązania, które będzie optymalne dla jak największej liczby pracowników – decyzję może pomóc podjąć projektowanie UX.
3. Przygotowanie się do zmiany tak, by była jak najmniej uciążliwa – czyli zapewnienie maksymalnego wsparcia pracownikom w „nauczeniu się” nowego narzędzia, w postaci na przykład tutoriali, szkoleń, wsparcia ze strony odpowiedniego działu.
Klucz do sukcesu w zarządzaniu zmianą: zbadanie potrzeb
Wszystkie ww. trzy etapy są istotne – choć zaangażowanie najlepiej budować w etapie pierwszym, czyli badania potrzeb pracowników (np. badania UX). Jeśli podejdziemy do tego rzetelnie, to będzie nam łatwiej przekonać przyszłych użytkowników nowego rozwiązania, że ich opinie mają znaczenie i to właśnie one są podstawą projektowania nowego rozwiązania.
Więcej o tym jak komunikować zmiany i zyskać firmowych ambasadorów nowych rozwiązań przeczytasz w moim artykule: “Badania UX a zarządzanie zmianą. Jak mówić o zmianach, żeby użytkownicy je polubili?”.
