Ludzie

Jak rozstać się z pracownikiem w etyczny i empatyczny sposób?

Zwalnianie pracownika na pewno nie jest łatwe. Co jest kluczem do dobrego rozstania z pracownikiem? Jak należy się do tego procesu przygotować?

Agnieszka Krzemień, Menedżerka i Ekspertka ds. Rozwoju i Zarządzania Karierą, Right Management Leader w ManpowerGroup: Proces zwalniania pracownika może być pojedynczą sytuacją, jak również wynikiem restrukturyzacji i większych zmian w organizacji. W każdym przypadku fundamentem dobrze przeprowadzonego procesu będzie z jednej strony właściwie przygotowana i transparentna komunikacja, z drugiej strony manager, który sprawnie i bezpiecznie dla pracownika przeprowadzi proces.

Manager, który przygotowuje się do spotkania z pracownikiem, powinien upewnić się, czy dobrze rozumie informacje, które są komunikowane w organizacji lub czy posiada mocne przesłanki, w tym prawne, by rozstać się z pracownikiem. Ważne, aby przewidywać pytania, obawy i reakcje osoby otrzymującej wypowiedzenie – dzięki temu manager będzie lepiej zarządzał emocjami pracownika. Często personel opuszczający organizację otrzymuje pakiet benefitów – kluczowe więc jest, aby manager miał wiedzę, jakie są prawa pracownika w okresie wypowiedzenia, a także przedstawił korzyści płynące z oferowanych benefitów oraz wskazał konkretne oczekiwania w zakresie przekazania obowiązków. Skuteczny manager przygotuje o pracowniku również budującą informację zwrotną i wskaże jego mocne strony, jak również przykłady skutecznego działania, oraz podziękuje mu za współpracę. Jako że takie spotkania bywają trudne i pełne emocji, warto, aby manager przygotował się mentalnie.

W procesie transformacji to silna pozycja działów HR jako strategicznego partnera biznesowego dla zarządu gwarantuje skuteczne przejście organizacji przez zmianę. Jednym z kluczowych w tym procesie elementów jest uświadomienie sobie, że restrukturyzacja dotyka bardzo szerokiego grona, w tym osób zarządzających, działów HR, managerów, pracowników wychodzących z organizacji oraz tych, którzy w niej pozostają, a także klientów czy udziałowców. I każdy w tej zmianie ma swoje oczekiwania, swoje potrzeby. Rolą firmy jest takie zaplanowanie działań, aby zabezpieczyć interesy wszystkich stron.

Aby zarządzanie zmianą nie oznaczało zarządzania kryzysowego, kluczowe jest opracowanie odpowiedniej strategii, uwzględniającej wszystkie niezbędne elementy, takie jak przygotowanie samego procesu restrukturyzacji, właściwa kontrola realizacji tego procesu przy zwinnym reagowaniu na pojawiające się potrzeby, skupienie się na utrzymywaniu motywacji pracowników wychodzących z organizacji a pozostających w okresie wypowiedzenia, przy jednoczesnym utrzymywaniu i zwiększaniu zaangażowania pracowników pozostających w organizacji. Odpowiedzialność za sprawne zarządzenie zmianą leży po stronie zarówno zarządu, jak i dyrektorów departamentów, działu HR oraz managerów.

W momencie planowania zmian organizacje powinny odpowiedzieć sobie na kilka istotnych pytań: Jak zabezpieczyć płynność procesów, w które są zaangażowani pracownicy na wypowiedzeniu? Jak zatrzymać cennych pracowników przed odejściem z organizacji? Jak przekonać partnerów biznesowych i klientów, że nadal jesteśmy partnerem godnym zaufania? Jak zabezpieczyć przypływ talentów do organizacji i utrzymać opinię dobrego pracodawcy na rynku? Odpowiedzi na te pytania pomogą firmie zdefiniować strategię biznesową i pozwolą określić, w jakim celu transformacja jest wdrażana oraz jakie skutki niesie. Następnie warto dokonać integracji danych, by w konsekwencji stworzyć harmonogram i przypisać zadania związane z procesem do odpowiednich osób w organizacji. Określenie wskaźników skuteczności, a także zabezpieczenie aspektów prawnych i formalnych to kolejne kroki. Istotna będzie również analiza potencjalnego ryzyka i przygotowanie działań zapobiegawczych.

Niezmiernie ważne jest zaplanowanie komunikacji dotyczącej transformacji, skierowanej zarówno do wewnątrz, jak i na zewnątrz organizacji – dlatego warto zapewnić działowi HR oraz kadrze managerskiej odpowiednie szkolenia z zakresu przeprowadzania zespołów przez zmianę. Restrukturyzacja często jest momentem przesunięcia pracowników do innych ról czy funkcji. W takiej sytuacji istotne jest zabezpieczenie transferu wiedzy w firmie, tak aby mogła ona dalej budować swoją przewagę konkurencyjną na rynku.

Moment wyjścia pracownika z organizacji to sprawdzian, w jakim stopniu manager jest przygotowany do komunikowania trudnych decyzji. Kluczowymi kompetencjami, szczególnie w takiej sytuacji, będą umiejętność przeprowadzenia zmiany, odporność na stres, elastyczność, podejmowanie decyzji w sytuacji kryzysowej, a także znajomość psychologicznego aspektu przeprowadzania pracowników przez zmianę. Ważne, aby organizacja wyposażyła managerów w niezbędną wiedzę na temat zmian planowanych w organizacji, wraz z przedstawieniem szczegółowego harmonogramu.

Dobrą praktyką jest zapewnienie wsparcia pracownikowi, z którym organizacja się rozstaje, i zaoferowanie mu programu outplacementu, pomagającego ponownie wejść na rynek pracy. Jednocześnie warto, by organizacja skupiła się na dalszym rozwoju kadry pozostającej w organizacji. Nie należy również zapominać o monitoringu mierników sukcesu, które pozwolą ocenić, w jakim stopniu założone przy wdrażaniu zmian cele zostały zrealizowane.

Coraz więcej firm dba o swój Employer Branding, na który wpływa również odpowiednia forma zwalniania pracowników. Jakich błędów nie należy popełniać? Jakich zachowań lepiej się wystrzegać?

Powszechna jest opinia, że organizację poznaje się również po tym, jak rozstaje się z pracownikiem. Częstym zjawiskiem są powroty pracowników do poprzednich pracodawców, a były pracownik niejednokrotnie staje się mocnym kandydatem z unikatowymi, kluczowymi kompetencjami, które firma chce pozyskać. Z tego właśnie względu w procesie zwalniania pracowników nie można pozwolić sobie na błędy. Employer branding i ochrona reputacji w trakcie procesów restrukturyzacji lub rozstawania się z pracownikami staje się priorytetem dla przedsiębiorców. Celem jest bezpieczne przeprowadzenie organizacji i pracowników przez zmianę, tak aby na końcu zachować efektywność procesu biznesowego i osiągnąć pożądany wynik finansowy.

Wśród najczęściej popełnianych błędów w trakcie procesu transformacji pojawia się brak transparentnej komunikacji. Obserwujemy, że wśród managerów często brakuje świadomości tego, że pracownicy potrzebują rzetelnych informacji o sytuacji, w jakiej znajduje się firma. Bywa, że proces komunikacji zmian nie jest przygotowany, brakuje spójnego komunikatu na temat tego, z czym wiąże się zmiana i jak wpływa na pracę zespołów i całą organizację. W rezultacie pojawia się u pracowników poczucie niepewności. Brak rzetelnych informacji wzmacnia dodatkowo nieformalną komunikację między pracownikami. W konsekwencji pojawia się coraz więcej obaw i dochodzi do utraty zaufania do pracodawcy.

Kolejnym błędem jest brak wsparcia skierowanego do liderów przeprowadzających zmiany. Przygotowanie managerów do trudnych spotkań z pracownikami i wypracowanie spójnego komunikatu pozwala zminimalizować frustrację w zespole. Jeśli manager nie zostanie przeszkolony, jak sprawnie i empatycznie komunikować decyzję, istnieje duże ryzyko, że morale znacząco spadną zarówno u pracownika, których wychodzi z organizacji, jak również u osób pozostających w firmie. W rezultacie pojawią się negatywne nastroje, takie jak lęk i rozczarowanie, co prowadzić może do utraty zaufania wobec pracodawcy oraz obniżenia motywacji, a także wzrostu poziomu absencji w pracy, co dodatkowo wiąże się z dużymi kosztami dla organizacji.

W procesie przeprowadzania zespołów przez zmianę kluczowy jest język i konkretne sformułowania – warto unikać takich, które są nasycone słowami z negatywnym wydźwiękiem, np. zwolnienie, restrukturyzacja, słabe wyniki. Preferowane jest użycie sformułowań, które nie oceniają, np. pracodawca nie może zapewnić pracy.

Podczas samego spotkania rekomendowane jest, aby manager nie dawał nadziei, że coś jeszcze może się zmienić w kwestii decyzji o wręczeniu wypowiedzenia, gdyż to pozostawia pracownika w zawieszeniu.

Ważne, aby manager nie odpowiadał na pytania, jeśli nie jest pewien odpowiedzi. Lepiej powiedzieć, że wróci się do pracownika z rzetelną informacją po spotkaniu. Warto również zaznaczyć, że bycie empatycznym podczas spotkania nie oznacza wczuwania się w rolę zwolnionego pracownika. Chodzi raczej o zauważanie i szanowanie emocji pracownika, dlatego dopuszczalne w konwersacji są na przykład sformułowania: Widzę, że jest to dla Ciebie trudna sytuacja czy Widzę, że jesteś zdenerwowany. Zabronione jest natomiast żartowanie podczas rozmowy i trywializowanie sytuacji – to trudna chwila dla pracownika i należy wykazać się w tym momencie empatią. Manager podczas takiego spotkania powinien zachowywać się jak profesjonalny przedstawiciel swojej organizacji, nie usprawiedliwiać decyzji firmy i unikać wejścia w tryb przepraszający. Dobrze przygotowany manager trudną decyzję będzie komunikować w sposób asertywny, używając krótkich i konkretnych sformułowań.

Przy procesie zwalniania należy pamiętać nie tylko o pracownikach rozstających się z organizacją. Pracownicy zostający w organizacji także potrzebują dużego wsparcia ze strony managera, aby poradzić sobie z lękiem i niepewnością. Liderzy zespołów powinni zadbać o to, aby poziom motywacji i efektywności działania pracowników nie obniżył się.

Istotne jest pokazanie, że osoby pozostające w organizacji są ważne. Jednocześnie manager w momencie zmiany powinien podkreślać, jakie obowiązki mają pracownicy, a także wyraźnie komunikować swoje oczekiwania względem zatrudnionych. Kluczowe jest zrozumienie, jakie są wewnętrzne motywacje pracowników i w jaki sposób organizacja może dalej ich wspierać oraz umożliwiać rozwój kompetencji zawodowych – oczywiście w zgodzie ze strategią firmy. Dobrym krokiem będzie właśnie ukazanie zmiany jako szansy na dalszy rozwój – zarówno całej organizacji, jaki i pracowników.

Jak firma może wesprzeć zwalnianą osobę?

Moment rozstania się z organizacją z inicjatywy pracodawcy to dla większości osób trudna chwila i bolesne przeżycie. Nawet jeśli pracownik otrzymuje od przełożonych sygnały ostrzegawcze, to często ich nie zauważa, nie spodziewa się zmiany, jest zaskoczony informacją i w konsekwencji – nieprzygotowany na nią. Osoba taka odczuwa zagrożenie – w naturalny sposób jej poczucie bezpieczeństwa zostaje mocno zachwiane, pojawiają się stany obniżonego poczucia własnej wartości, uaktywniają się negatywne przekonania.

Firma wspiera zwalnianą osobę poprzez szereg praw pracownika w okresie wypowiedzenia i pakiet benefitów. Gwarantowana prawnie odprawa finansowa czy dodatkowy bonus finansowy, często dobrowolnie oferowany przez firmy i uwzględniony w regulaminie, są kluczowe, by pracownik zaplanował rodzinny budżet z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem.

Oprócz wsparcia finansowego ważne jest również pokazanie wsparcia ze strony managera i organizacji oraz przekazywanie rzetelnych informacji. Rekomendowane jest udzielenie pracownikowi konstruktywnej informacji zwrotnej w momencie, kiedy opuszcza zespół – jednak warunkiem takiego spotkania jest wyrażanie chęci i gotowości ze strony osoby, która otrzymała wypowiedzenie. Ważne, by rozmowa odbyła się w komfortowych dla pracownika warunkach. Jej celem jest przekazanie informacji, które dadzą zwolnionej osobie wskazówki do dalszego rozwoju. Powinny one dotyczyć takich obszarów jak jakości pracy, sposoby działania, mocne stron i obszary do rozwoju, eliminowanie błędów na przyszłość czy budowanie kontaktów międzyludzkich – zarówno ze współpracownikami, jak i klientami.

Dodatkowo manager może udzielić pracownikowi pisemny lub ustnych referencji, podzielić się wiedzą dotyczącą rynku pracy, a także polecić skuteczną agencję rekrutacyjną czy headhuntera, który poszukuje kandydatów w danej branży.

Organizacje oferują też zwolnionym osobom pakiety szkoleń z kompetencji miękkich oraz kursy zawodowe, co szczególnie doceniane jest przez pracowników, którzy deklarują chęć przebranżowienia się. To działania firm w zakresie upskillingu oraz reskillingu pracowników i promowania kultury uczenia się przez całe życie, także wśród pracowników opuszczających organizację. Pamiętajmy, że osoba, która wychodzi na rynek w przyszłości ponownie może stać się interesującym kandydatem, biorącym udział w procesach rekrutacyjnych organizowanych przez byłego pracodawcę.

Dobrą praktyką w firmach jest oferowanie programu outplacementu, czyli wsparcia ze strony specjalistów – doświadczonych konsultantów, często psychologów czy praktyków biznesu i ekspertów rynku pracy, którzy wiedzą, jak skutecznie wspierać osoby w kryzysie i pomagać im sprawnie przejść przez proces zmiany w karierze.

Oferowany pracownikom program wsparcia pomaga zarządzić negatywnymi emocjami i postawą, a także stanowi szansę na świadome zaplanowanie dalszych kroków zawodowych i zdefiniowanie, czego pracownik potrzebuje, aby osiągnąć stabilność finansową i zapewnić sobie dalszy rozwój. Program outplacementowy wyposaża pracownika w umiejętności i narzędzia niezbędne do samodzielnego odnalezienia się na rynku pracy.

Pracownicy traktują programy outplacementowe jako inwestycję w siebie i chcą wykorzystać ten moment do świadomego zaplanowania dalszych kroków zawodowych. Zmiana może okazać się szansą na zatrzymanie się i zastanowienie, czego potrzebujemy, aby osiągnąć stabilność finansową i rozwój, a także przeanalizowanie, co stanowi dla nas ciekawe i wartościowe wyzwanie zawodowe.

Uczestnicy programów outplacementowych doceniają ich wartość przede wszystkim za uświadamianie sobie złożoności czynników, które wpływają na satysfakcję w życiu zawodowym, uporządkowanie celów zawodowych i skierowanie swoich działań w odpowiednią stronę, a także zbudowanie większej pewności siebie i zdobycie praktycznych umiejętności w zakresie samodzielnego odnalezienia się na rynku pracy. Kluczowa jest współpraca z doświadczonym coachem kariery, ekspertem w swojej dziedzinie, który indywidualnie i otwarcie podchodzi do konkretnych oczekiwań uczestnika programu outplacementowego.