Jedna wizytówka straty nie czyni, a 1000?

O optymalizacji w procesach administracyjnych rozmawiamy z Jackiem Michalakiem, Dyrektorem ds. Rozwoju w Druk Firmowy.

Kamila Cyranowicz, Pro Progressio: Każdy z nas znalazł się w sytuacji, kiedy musiał na szybko zamówić swoje wizytówki. Często ten prosty proces wydłuża się nawet dwukrotnie, ze względu na utrudniony kontakt z drukarnią bądź zbyt dużą liczbę osób zaangażowanych w dane zlecenie. Sprawa, wbrew pozorom, nie jest tak błaha, jak mogłaby się wydawać. Gdy przyjrzymy się bliżej całemu procesowi, okazuje się, że moglibyśmy zaoszczędzić sporo czasu i pieniędzy… no właśnie – ile konkretnie?

Jacek Michalak: Tradycyjny proces zamówień druków, wbrew pozorom, nie jest taki prosty. Oczywiście, zależy od wielkości organizacji, ale jestem przekonany, że większość delegowanych do tych zadań pracowników miało wyzwanie z zamówieniem chociażby „błahej“ wizytówki.

Kłopoty zaczynają się kiedy mamy do czynienia z dużą liczbą pracowników, dla których zamawiane są niezbędne im produkty. To z kolei przekłada się na mnogą liczbę danych, takich jak: imiona i nazwiska, stanowiska, dane teleadresowe, adresy mailowe ..., itp. Ponadto, same szablony używanych layoutów mogą różnić się od siebie w zależności od departamentów, oddziałów czy też hierarchii pracowników. Pamiętać również należy o logistyce gotowych produktów pod wskazane adresy i kwestii przypisanego budżetu do właściwego MPK (miejsce powstawania kosztów).

Zatem mamy sytuację, gdzie do wydelegowanego pracownika, najczęściej administracji, spływa zapotrzebowanie z danymi, które zazwyczaj uzupełnia w plikach excel, wysyła do składu graficznego, następnie akceptuje gotowy montaż, a po dostarczonym zleceniu rozdziela i wysyła gotowe pakiety produktów pod wskazane adresy. Zostaje nam jeszcze sprawa związana z akceptacją kosztów na otrzymanej fakturze, a więc dokument zaczyna krążyć po firmie i zbiera podpisy pracowników, dla których generowany był koszt.

Podsumowując, nawet kiedy mamy świetnie zorganizowaną administrację, kompetentnych pracowników, kontakt z odpowiedzialnym dostawcą, dostępnym i otwartym na nasze potrzeby, to nie zmieni to faktu, iż – na drodze tradycyjnego, żmudnego procesu zamówień – wkraść się może wiele niepożądanych błędów czy literówek, które w konsekwencji stanowią utracony czas i dodatkowy koszt.

Właśnie w celu usprawnienia procesu zamówień i optymalizacji, czy to kosztów, czy jakości zbudowaliśmy system Druk firmowy. Naszym Klientom oferujemy panel, w którym personalizujemy szablony produktów i dopasowujemy funkcjonalność do potrzeb konkretnej struktury, „szyjemy na miarę“ potrzeb i oczekiwań Klienta.

Policzyliśmy, że na zamówienie wizytówki dla jednego pracownika wielooddziałowa organizacja poświęca średnio 14 minut, gdzie – korzystając z naszych rozwiązań – maksymalny czas to 2 minuty, a więc przy zamówieniu tylko jednego produktu optymalizujemy na samym procesie 12 minut. Obsługujemy m.in. Klienta, który wyposaża 6000 swoich pracowników w wizytówki i w tym przypadku miesięczna oszczędność współpracy z nami to 160 godzin uwolnionego czasu.

Należy tutaj przyjąć, że wskazany czas dotyczy pracowników na wielu szczeblach o zróżnicowanym wynagrodzeniu, ale przyjęliśmy skromnie, że owe 160 godzin/etat przeliczamy na koszt 10 000 zł, a więc biorąc pod uwagę, jak wiele elementów w procesie zamówień automatyzujemy, możemy przyjąć, że dla wspomnianego Klienta, uśredniając do „płacy krajowej“, oszczędzamy rocznie około 120 000 zł jego zaangażowania.

Mowa jest o wizytówkach, ale tak naprawdę każda firma potrzebuje różnego rodzaju materiałów drukowanych. Przy większej liczbie pracowników, tworzy się chaos, który jest trudny do skontrolowania. Wtedy do akcji wkraczacie Wy ze swoim „lekarstwem”. Na czym ono polega?

Posiadamy w pełni wyposażoną drukarnię i opiekujemy się naszymi Klientami kompleksowo, a więc w panelu zamówień znajdują się inne produkty administracyjne, takie jak: koperty, papiery firmowe, druki samokopiujące, czy też pieczątki. Nasi świadomi Klienci cedują w naszą obsługę coraz częściej materiały marketingowe np. ulotki, teczki firmowe, czy po prostu gadżety. Lekarstwem jest nasze narzędzie, w którym zamieszczamy wszystkie produkty Klienta zgodnie z jego wizerunkiem. Unikamy tym samym problemów z nieodpowiednio przygotowanymi plikami do druku, koniecznością przesyłania ich poprzez serwery, oraz zapytaniami o cenę. Wszystko w jednym miejscu, wyspecyfikowane i przygotowane do zamówienia.

Centralizujemy zakupy, drukujemy, magazynujemy, konfekcjonujemy i wysyłamy pod wskazane w systemie adresy, a na koniec miesiąca wystawiamy zbiorczą, opisaną zgodnie z wygenerowanym kosztem MPK fakturę. Działy administracji, marketingu i księgowości mogą spać spokojnie.

„Lekarstwo” już znamy. Wymieńmy zatem trzy „bóle”, z którymi przychodzą do Was klienci.

Pozwolę sobie wymienić w mojej ocenie dwa uświadomione bóle. Po pierwsze – terminy realizacji, postrzegane również jako frustracja pracowników, którzy oczekują swoich zamówień zbyt długo. Po drugie – koszt samego produktu lub bardziej stosunek jakości do ceny. W obydwu przypadkach mamy rozwiązanie. Największy ból, który uświadamiamy Klientom to zaangażowanie ich samych. W tym przypadku nie spotkałem w swojej karierze działu administracji, który liczy czas potrzebny na zrealizowanie zamówień materiałów poligrafii biurowej. W tym aspekcie mamy do zaoferowania wręcz rewolucyjne rozwiązanie i, w tym przypadku optymalizacja dużych struktur jest najbardziej widoczna.

Postawmy się w sytuacji, gdy chcę skorzystać z Waszych usług – umawiamy rozmowę, zwracacie uwagę na to, co możemy zoptymalizować, decydujemy się na system, który jest bezpłatny i ułatwia nam wszystkim pracę. Gdzie jest haczyk?

Już teraz wiem, jakie obawy muszę rozwiać firmom, które jeszcze nie zdecydowały się na współpracę z nami. Dzwonię natychmiast z informacją, że nie ma żadnego „haczyka“. To fakt, zbudowaliśmy system od podstaw, chcieliśmy pomóc sobie przy pracy, a jednocześnie okazało się, że możemy pomóc naszym Klientom. Zatem, system na dzień dzisiejszy, już z przeszło 10-letnim stażem i ciągle udoskonalany, oferujemy Klientom jako wartość dodaną współpracy z naszą drukarnią.

Jesteście na rynku już 10 lat. Jakie największe błędy w optymalizacji/organizacji pracy zaobserwowaliście wśród firm istniejących na rynku?

Pozornie każda duża, rozpoznawalna, marka posiada zorganizowaną administrację. Działają według wyuczonego klucza i przyglądając się temu procesowi można nawet stwierdzić, że jest optymalny, ale tylko wtedy, kiedy nie znamy innego sposobu. Natomiast otwarte organizacje, które chcą konkurować na rynku, szukają innowacyjnych rozwiązań, nie tylko w sprzedaży czy marketingu, ale przede wszystkim u podstaw, czyli w działach administracji. W mojej ocenie, największy błąd popełniają te podmioty, które działają według wypracowanych nawyków, stają się hermetyczne i niechętnie nastawione na zmiany.

Patrząc na Wasze działania, można śmiało stwierdzić, że jesteście „Doradcami Druku”. Czy osoba korzystająca z systemu może liczyć na Waszą pomoc, bądź poradę, dotyczącą jakości druku, papieru itp.?

Podstawą współpracy z Klientem jest rozpoznanie jego potrzeb, produktów i organizacji. Jest to warunek wdrożenia Klienta do systemu Drukfirmowy, a zatem na starcie zapoznajemy się ze specyfikacją produktów i, już na tym etapie, możemy zasugerować zmiany, które mają na celu podniesienie jakości produktów i obniżenie ich kosztów. Mamy już prawie 12-letnie doświadczenie z Klientem korporacyjnym. Zaufało nam przeszło 300 rozpoznawalnych, również światowych marek. Każdy z naszych Klientów posiada indywidualnego opiekuna i jego zadaniem jest doradztwo i wypracowywanie optymalnych rozwiązań. Tak, jesteśmy Doradcami Druku.

Dziękuję za rozmowę.