Masz zaległy zeszłoroczny urlop? Pracodawca wskaże Ci kiedy go wykorzystać
Przez sytuację pandemiczną, wielu pracowników nie korzystało z urlopów w 2020 roku. Czy taka sytuacja może być problematyczna dla pracodawców?
Katarzyna Zwierz-Wilkocka, radca prawny w Kancelarii Prawnej Noerr Biedecki sp.k.: W okresie trwania pandemii zaobserwować można zmniejszone zainteresowanie pracowników wykorzystywaniem urlopu wypoczynkowego. Wynika to zarówno z wprowadzonych ograniczeń związanych z dystansowaniem społecznym, jak też z ograniczeniami, czy zawieszeniem działalności obiektów i usług związanych z branżą turystyczną i hotelarską. Następstwem tej sytuacji jest często kumulacja urlopów niewykorzystanych w poprzednich latach oraz urlopu nabytego w bieżącym roku kalendarzowym.
Warto przypomnieć, iż zgodnie z art. 161 Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Jeżeli pracodawca nie sporządza planu urlopów – a jest to możliwe w sytuacji, gdy u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, albo gdy zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę – wówczas pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem. Ustalając termin wykorzystania urlopu w tym trybie, pracodawca – analogicznie jak w przypadku ustalania planu urlopu - obowiązany jest wziąć pod uwagę wniosek pracownika oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.
Jeżeli pracownik nie wykorzysta całego urlopu do końca roku kalendarzowego, z dniem 1 stycznia następnego roku urlop ten staje się urlopem zaległym, którego należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września.
Należy pamiętać, że za ewentualne uchybienie obowiązkowi wykorzystania zaległego urlopu w powyższym terminie konsekwencje może ponosić pracodawca. Nieudzielanie pracownikowi zaległego urlopu w większości przypadków (poza sytuacjami losowymi jak np. chorobą pracownika), stanowi bowiem wykroczenie przeciwko prawom pracownika określone w art. 282 par. 1 pkt 2 Kodeksu pracy, i jest zagrożone karą grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł.
W interesie pracodawcy leży więc dopilnowanie, aby do 30 września każdy pracownik miał wykorzystany cały zaległy urlop wypoczynkowy.
Mając na uwadze aktualną sytuację związaną z trwającą pandemią, ustawodawca wprowadził rozwiązanie, które ma ułatwić pracodawcom zwalczanie skutków społeczno-gospodarczych w zakładach pracy. W związku z tym, na czas trwania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, zmodyfikowano zasady udzielania zaległego urlopu wypoczynkowego, poprzez umożliwienie pracodawcom kierowania pracowników na urlopy bez ich zgody i w terminie wskazanym przez samego pracodawcę.
Jakie kroki powinni podjąć pracodawcy wobec pracowników z zaległymi zeszłorocznymi urlopami?
Na podstawie art. 15gc ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (spec-ustawa COVID-19), obowiązującym od 23 czerwca 2020 r., w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, pracodawca może udzielić pracownikowi, w terminie przez siebie wskazanym, bez uzyskania zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów, urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez pracownika w poprzednich latach kalendarzowych, w wymiarze do 30 dni urlopu, a pracownik jest obowiązany taki urlop wykorzystać.
Powyższa regulacja umożliwia pracodawcom kierowanie pracowników na urlopy wypoczynkowe bez ich zgody i z pominięciem planu urlopów.
Warto podkreślić, że pracodawca może wysłać pracownika na przymusowy urlop tylko w przypadku, kiedy pracownik ma niewykorzystany urlop zaległy z poprzedniego roku lub lat. Pracodawca nie może natomiast samodzielnie decydować o bieżącym urlopie pracownika. W przypadku urlopu bieżącego powinien on być udzielany zgodnie z planem urlopów lub w terminie wspólnie ustalanym pomiędzy stronami stosunku pracy.
Jak podkreśla Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii, z przepisu art. 15gc wynika, po pierwsze, że jednostronne wyznaczenie przez pracodawcę terminu urlopu pracownika dotyczy jedynie urlopu zaległego (nie obejmuje urlopu należnego za dany rok); po drugie, wymiar urlopu zaległego udzielanego w ten sposób ogranicza się łącznie do 30 dni. Przepis ten reguluje tylko te dwie kwestie, nie odnosząc się i nie modyfikując treści art. 168 Kodeksu pracy określającego termin udzielenia zaległego urlopu wypoczynkowego. Zatem może on być udzielony w sposób określony w art. 15 gc spec-ustawy COVID-19 najpóźniej do 30 września roku następnego.
Co w sytuacji, gdy pracownik nie chce zgodzić się na urlop w narzuconym terminie? Czy ma jakieś pole manewru?
Urlop jest jednym z najważniejszych uprawnień pracowniczych. Jest on udzielany na wniosek pracownika, więc zasadniczo pracodawca nie może zmusić do jego wykorzystania. W prawie pracy istnieją jednak wyjątki od tej zasady, które umożliwiają pracodawcy wysłanie pracownika na urlop we wskazanym przez siebie terminie.
Jeden z takich wyjątków przewidziany został we wspomnianym już art. 15gc spec-ustawy COVID-19, zgodnie z którym pracodawca może sam wybrać, w jakim terminie pracownik wykorzysta urlop zaległy (od 1 stycznia 2021 r. urlopem tym jest urlop wypoczynkowy niewykorzystany w 2020 r.), a pracownik ma obowiązek zastosowania się do tego polecenia.
Pracownik ma zatem obowiązek wykorzystać zaległy urlop w terminie wyznaczonym przez pracodawcę. Należy podkreślić, iż dotychczas przepisy prawa nie regulowały niniejszego zagadnienia w sposób wyraźny, chociaż teza o możliwości zobowiązania pracownika do wykorzystania urlopu zaległego miała oparcie w judykaturze już wcześniej (m.in. w wyroku SN z 25 stycznia 2005 t., sygn. akt. I PK 124/05, Sąd Najwyższy stwierdził, iż pracodawca może pracownika wysłać na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody).
Pracownik musi zatem mieć na uwadze, że przepisy o przeciwdziałaniu COVID-19 dają pracodawcy możliwość kierowania na zaległy wypoczynek bez jego zgody. Obowiązkiem pracownika jest wykonywanie sumiennie i starannie powierzonej pracy oraz stosowanie się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę. Niewykonanie wydanego zgodnie z prawem polecenia służbowego może narazić pracownika na odpowiedzialność porządkową, a nawet stanowić podstawę do rozwiązania stosunku pracy.
