Menedżer ds. optymalizacji procesów i automatyzacji - kim jest i co robi
Kim jest menedżer ds. optymalizacji procesów i automatyzacji?
Piotr Zygmunt, ekspert w dziedzinie zaawansowanych procesów rekrutacyjnych, pracuje w zespole Talent Solutions, działającym w ramach ManpowerGroup, na stanowisku Recruitment Process Outsourcing Managera na Polskę: Jeszcze kilka lat temu powyższe stanowisko nie istniało w przestrzeni publicznej, tematyką automatyzacji i digitalizacji zajmowali się zwykle wysoko postawieni menedżerowie firm, prezesi zarządu i dyrektorzy wykonawczy, którym zależało na poprawieniu efektywności prowadzonych procesów tak, aby zaoszczędzić pieniądze i generować wyższe zyski przy mniejszym nakładzie pracy najdroższego z możliwych i najbardziej awaryjnego „rozwiązania” … czyli człowieka.
Specyfika tego zadania, jego złożoność i zakres oraz bardzo szybki postęp technologiczny wymusiły na zarządzających firmami, aby powołali w strukturach organizacji oddzielne stanowiska dedykowane właśnie tej tematyce. Tak powstało stanowisko menedżera ds. optymalizacji procesów i automatyzacji.
Można przyjąć, że menedżer ds. optymalizacji procesów i automatyzacji to zwykle osoba zatrudniona w średniej lub dużej firmie, której zadaniem jest przede wszystkim zlokalizowanie procesów wysoce czasochłonnych, powtarzalnych i wykonywanych głównie przy pomocy człowieka. Spełnienie wszystkich powyższych warunków kwalifikuje proces do poddania analizie i ewentualnej automatyzacji przez menedżera ds. optymalizacji.
Sama nazwa stanowiska różni się w zależności od sektora. W produkcji może to być menedżer ds. optymalizacji procesu produkcji, w logistyce menedżer ds. doskonalenia procesu, w przemyśle menedżer ds. automatyzacji. W firmach usługowych pojawiają się stanowiska menedżera ds. innowacji i rozwoju czy też menedżera ds. technologii. Różnorodne nazewnictwo wynika z faktu, że każdy sektor w procesie digitalizacji i automatyzacji nastawia się na inny obszar swojej działalności. Co więcej, w niektórych firmach o dużym stopniu automatyzacji procesów wprowadza się nierzadko 2-3 osoby, które pełnią te funkcje w różnych departamentach.
Jaki jest zazwyczaj zakres obowiązków na tym stanowisku? Dla kogo jest to praca?
Zakres obowiązków na wspomnianym stanowisku jest nastawiony na dogłębne poznanie specyfiki danej firmy, wytwarzanego produktu lub oferowanej usługi. Gruntownego przejścia przez pełen cykl sprzedaży, serwisu, obsługi klienta, po wystawianie faktur, obsługę należności i ewentualnych reklamacji. Obecnie większość firm to skomplikowane organizmy, w których często zmiana tylko jednego elementu procesu wpływa na całą organizację i pracę dużej liczby osób.
Kolejne zadania, jakie stoją przed osobami pełniącymi te funkcje, to zbadanie potencjalnej wartości utraconych korzyści, płynących z niewprowadzania zmian z zakresu automatyzacji. Najczęściej badany jest wskaźnik ROI (return on investment), który jest wyrażony na przykład w wygenerowanych oszczędnościach albo w zwiększeniu wydajności. Ten proces przypomina audyt, więc zwykle jest czasochłonny. Z przygotowaną analizą procesu i potencjalnymi kosztami wprowadzenia automatyzacji oraz ROI menedżer ds. optymalizacji i automatyzacji udaje się do sponsora projektu.
Po zatwierdzeniu planu następuje etap realizacji przedsięwzięcia, do którego potrzebni są zwykle wykwalifikowani dostawcy, opracowujący technologię wykorzystywaną w procesie realizacji zadania. Do każdego tego rodzaju przedsięwzięcia warto zaangażować organizacje, które mają już doświadczenie w automatyzacji procesów podobnych do naszych. Pozwoli to uniknąć zbędnego wydłużania czasu potrzebnego dostawcy na uczenie się. W celu wyboru odpowiedniej firmy menedżer musi posiadać dogłębną wiedzę z zakresu rynku dostawców i być stale blisko oferowanej technologii.
Implementacja rozwiązania to często najtrudniejsze zadanie. Menedżer ds. automatyzacji musi nie tylko wdrożyć proces, ale także zaangażować i zmotywować całą organizację do zmiany.
Reasumując, menedżer ds. optymalizacji i automatyzacji powinien być osobą zorientowaną na sukces, bardzo skrupulatną i pragmatyczną. Powinien umieć zadawać wnikliwe, ale przy tym konkretne pytania, rozumieć podstawowe wskaźniki z zakresu rachunkowości finansowej oraz być sprawnym organizatorem. Musi wykazać się determinacją oraz zorientowaniem na cel.
Niezbędna będzie również wiedza z zakresu zarządzania projektem i cechy przywódcze, pomagające w odpowiednim zmotywowaniu zespołu.
Jakiego typu branże tworzą takie stanowisko najczęściej? Gdzie można znaleźć pracę na tym stanowisku? W jakich firmach?
Analizując dane z raportu ManpowerGroup dotyczące planów automatyzacji pod kątem wielkości firm, to duże organizacje w Polsce, czyli zatrudniające powyżej 250 pracowników, planują szerzej zakrojoną cyfryzację oraz najbardziej w jej wyniku zwiększają zatrudnienie. Z powodu pandemii co trzecia duża firma (30%) podjęła decyzję o przyspieszeniu cyfryzacji. W przypadku zarówno średnich, jak i małych przedsiębiorstw potencjał automatyzacji dostrzega 13% firm, a wśród mikroprzedsiębiorstw – 7%. Zauważalne są także pewne prawidłowości – większe organizacje planują automatyzację stanowisk produkcyjnych i wytwarzania w pierwszej kolejności, dopiero potem zmiany obejmą stanowiska administracyjne, informatyczne i kontaktu z klientem. Mniejsze firmy będą raczej digitalizować się w celu dokonania zmian na stanowiskach wspierających, czyli w administracji i wsparciu biurowym, obsłudze klienta, punktach bezpośredniego kontaktu z klientem i w działach finansów. Małe firmy są podzielone w kwestii wprowadzania cyfrowych rozwiązań do swoich biznesów. W przypadku wielu organizacji ich profil działalności nie wymaga takich zmian. Ostatnie inwestycje w rozwiązania cyfrowe podyktowane są sytuacją związaną z pandemią. To zdalna obsługa klientów, online’owe kanały komunikacji z partnerami biznesowymi, klientami i pracownikami.
Małe firmy stoją przed podobnymi wyzwaniami w obszarze zarządzania jak duże organizacje, lecz mają mniejsze możliwości budżetowe. W przypadku niewielkich firm automatyzacja pozwalająca na podniesienie wydajności jest jednak szczególnie ważna. Zakup dedykowanych rozwiązań i maszyn wiąże się ze sporym nakładem środków, który dla mniejszego przedsiębiorcy będzie zdecydowanie większym i bardziej odczuwalnym obciążeniem, jednak optymalizacja procesów w firmie pozwoli uzyskać szybki zwrot z takiej inwestycji. Jednocześnie usprawnienie procesów i wdrożenie automatyzacji w niewielkich przedsiębiorstwach może okazać się kluczowe dla wzrostu efektywności, ponieważ dzięki automatyzacji przedsiębiorstwo ma możliwość zajmowania się większą liczbą projektów przy stosunkowo małych zasobach kadrowych. W dużych organizacjach automatyzacja pozwala z kolei zaoszczędzić czas i przeznaczyć go na realizację działań, mających na celu efektywne rozwijanie biznesu i koncentrację na sprawach istotnych dla funkcjonowania firmy w perspektywie długoterminowej. Warto również zauważyć, że wiele dużych przedsiębiorstw jeszcze przed pandemią aktywnie poznawało lub wdrażało najnowsze technologie, by usprawniać działania wewnątrz organizacji a w rezultacie – wykazywać się dobrymi wynikami przed inwestorami.
Obecnie prawie wszystkie branże wykorzystują w pewnym stopniu digitalizację i automatyzację procesów. Łatwiej wymienić sektory, które nie posługują się nią niż te, które korzystają z dobrodziejstw automatyzacji na co dzień.
