Ludzie

Nasza organizacja nie stoi w miejscu

1 094

Ponad 4 lata temu PKP Energetyka zdecydowała się na utworzenie własnego Centrum Usług Wspólnych. Jakie procesy są realizowane w ramach Waszego CUW?

Joanna Czyżewska, Lider w Obszarze Kadr i Płac PKP Energetyka: Zakres usług wykonywanych przez Centrum Usług Wspólnych obejmuje obsługę procesów finansowo-księgowych (obsługa księgowa należności, windykacji i operacji finansowych), kadrowo-płacowych, a od czerwca br. także innych czynności administracyjno-gospodarczych (usługi logistyczne magazynów awaryjno eksploatacyjnych ‘MAE’), gospodarka odpadami, obsługa zakładowych stacji paliw).

Jest Pani odpowiedzialna za sprawy kadrowo-płacowe ponad 4000 pracowników GK PKP Energetyka w różnych oddziałach w Polsce. Jakich usprawnień w procesach wymagało podjęcie zarządzania tak wielkim projektem?

Jednym z założeń powstania Centrum Usług Wspólnych było wystandaryzowanie i usprawnienie procesów kadrowo-płacowych dla całej GK PKP Energetyka. Dlatego w pierwszej kolejności rozpoczęliśmy od opisania procesów tak, jak one przebiegały, a następnie wspólnie z biznesem zastanowiliśmy się, w jaki sposób możemy je usprawnić i zautomatyzować. Poszukaliśmy narzędzi, które wpłynęłyby na jakość i efektywność naszej pracy, a na koniec opisaliśmy kluczowe wskaźniki efektywności. Wdrożyliśmy wiele rozwiązań, m.in. takie jak robotyzacja procesów (RPA — Robotic Process Automation), elektroniczny obieg dokumentów czy Infolinię CUW.

RPA to zastosowanie botów programowych do automatyzacji powtarzalnych, rutynowych zadań, które do tej pory wykonywali pracownicy merytoryczni. Realizując strategię mniej papierów wdrożyliśmy elektroniczny obieg dokumentów. Wprowadzenie elektronicznego obiegu pozwoliło nam wyraźnie skrócić czas tworzenia, drukowania i wysyłania dokumentów. Pracownicy mogą sami wykonywać pewne czynności poprzez portal samoobsługi pracowniczej, a ponieważ duża część naszych pracowników to pracownicy wykonujący pracę w terenie bez możliwości dostępu do komputera – wprowadziliśmy dla nich dwa rozwiązania. Jedno, tzw. info kioski, czyli urządzenia dostępne w miejscu pracy, na które pracownik może się zalogować i np. zawnioskować o urlop oraz drugie – może zadzwonić na Infolinię CUW, która w jego imieniu złoży wniosek np. o urlop, zawnioskuje o wydanie zaświadczenia o wynagrodzeniu czy złoży wniosek o dodatkowe świadczenia.

Ponadto sukcesywnie doposażamy naszych pracowników w urządzenia mobilne, aby w przyszłości mogli również za ich pomocą adresować swoje potrzeby względem pracodawcy.

W roku 2018 PKP Energetyka otrzymała prestiżową nagrodę KAIZEN Awards Poland w uznaniu za innowacyjne i skuteczne wdrożenie metodologii Kaizen. Proszę opowiedzieć na czym polega koncepcja Kaizen i jak udało się ją Państwu wdrożyć, angażując przy tym wszystkich pracowników.

Kaizen to filozofia ciągłego doskonalenia (może być wykorzystywana zarówno w biznesie, jak i życiu prywatnym). Odnosi się do ciągłej i niekończącej się poprawy funkcjonujących procesów. Doskonalenie odbywa się stopniowo, poprzez selektywną eliminację wszelkich wykrytych niezgodności (MUDA). Doskonalenie odbywa się z udziałem pracowników na GEMBA.

KAI + ZEN = ZMIANA NA LEPSZE

Nie chodzi o to, aby pracować więcej. Chodzi o to, aby pracować mądrzej. KAIZEN polega na budowaniu kultury ciągłego doskonalenia w organizacji i często zmianie dotychczasowych nawyków. Zmiana nawyków jest zazwyczaj trudna w przypadku pracowników starszych stażem. Aby wdrożone rozwiązania były stabilne, wymagają czasu na adaptację. Konieczna jest świadomość kultury KAIZEN na każdym stopniu organizacji (przykład idzie z góry, siła idzie z dołu).

Temat COVID-19 zdecydowanie zdominował naszą rzeczywistość. Jakie były największe wyzwania dla Waszego zespołu CUW w ostatnich miesiącach? Jak stawiliście im czoła?

To był i nadal jest bardzo trudny czas, a także czas pełen wyzwań. Ale, chociaż dziwnie to zabrzmi, dzięki epidemii SARS-CoV-2 organizacja przyspieszyła wdrożenie wielu projektów związanych z automatyzacją. Do takich należy np. projekt e-kancelarii. W tym trudnym okresie wdrożyliśmy dla pracowników Infolinię CUW oraz, w związku z potrzebą wzmożonego raportowania, wdrożyliśmy Power BI. Jest to narzędzie, którego wizualna i interaktywna forma raportów sprzyja analizowaniu danych i szybkiemu wyciąganiu wniosków. Raporty są dostępne przez przeglądarkę i aplikację na urządzeniach mobilnych, takich jak smartfony i tablety, dzięki czemu na bieżąco mamy podgląd, jak epidemia COVID-19 wpływa na naszą organizację. Wykorzystując to narzędzie mam pogląd na pracę swojego obszaru. Analizując dane w przyjazny sposób wyciągam wnioski i wdrażam kolejne usprawnienia.

Jak wygląda rekrutacja w PKP Energetyka w czasach po-covidowych?

Jakich pracowników poszukujecie? Bez względu na to, czy jest to czas covidowy, po-covidowy czy nie, oprócz wiedzy merytorycznej, poszukujemy osób otwartych na wyzwania oraz na pozyskiwanie wiedzy i zdobywanie nowych doświadczeń, a także poszukujących nowych rozwiązań i innowacji.

Czy pracownicy mogą liczyć w PKP Energetyka na system benefitów pozapłacowych i możliwość rozwoju?

Tak. W GK PKP Energetyka jest rozbudowany wachlarz benefitów pozapłacowych – począwszy od przywilejów związanych z byciem w rodzinie kolejowej, poprzez świadczenia z funduszu świadczeń socjalnych, opiekę medyczną czy ubezpieczenie na życie. Nasza organizacja nie stoi w miejscu. Poprzez ciągły rozwój, doskonalenie i automatyzację naszych procesów, nasi pracownicy pozyskują unikatowe kompetencje i wiedzę. Obok kreatywnego myślenia i rozwiązywania problemów jest ciągłe doskonalenie niezbędnej wiedzy merytorycznej.

Prowadzicie własny program stażowy, dzięki któremu studenci mają możliwość zdobycia wiedzy od najlepszych ekspertów branży energetycznej. A czego można się nauczyć od tego młodego pokolenia, wchodzącego dopiero na rynek pracy?

Młode pokolenie to osoby, które urodziły się z telefonem w ręku. Są otwarci na nowe rozwiązania, ciągłe doskonalenie. Niestety szybko też się nudzą tym, co robią i potrzebują co jakiś czas nowych wyzwań.