Od oceny, przez motywację, aż do wewnętrznego audytu. Pracownik głównym motorem zmian w firmie

Kilkanaście ostatnich miesięcy pokazało bardzo wyraźnie, że w biznesie pewna jest jedynie zmiana. Tylko firmy dostosowane do szybkiego reagowania na nowe warunki zewnętrzne są w stanie przetrwać i przejść kryzys bez szwanku. Skuteczna zmiana wymaga jednak zaangażowania nie tylko zarządu, ale przede wszystkim pracowników. Jak włączyć ich w ten proces?

Przedsiębiorcy mają do wykorzystania narzędzia, które znają od lat, ale których potencjału prawdopodobnie do tej pory w pełni nie dostrzegali. Są to ocena pracowników oraz system motywacyjny. Odpowiednio wprowadzone i wsparte technologiami są w stanie wpłynąć pozytywnie na zachowanie pracowników i tym samym – na zmianę procesów biznesowych. Jak to działa?

PO PIERWSZE – OCENA

Ocena pracownicza często jest postrzegana jako zło konieczne. Pracownicy się jej boją, bo nie rozumieją jej celu, a kadra kierownicza i działy HR traktują ją jako dodatkowy obowiązek, który pochłania ich czas. Tymczasem ocena ma swój głęboki sens. Pomaga w odkryciu i odpowiednim wykorzystaniu potencjału zespołu, pokazuje pracodawcom i zatrudnionym oczekiwania, jakie stawia im druga strona. Pozwala też sprawdzić, czy te oczekiwania zostały spełnione i co można poprawić, aby tak się stało.

Niestety, w większości przedsiębiorstw ocena pracownicza jest przeprowadzana zbyt rzadko, by przynieść oczekiwane korzyści. Kiedy w TIMATE zastanawialiśmy nad tym, jak usprawnić działanie przedsiębiorstw, doszliśmy do wniosku, że kluczowa jest codzienna ocena pracowników. Także dlatego, że pozwala ona na jednoczesne ocenianie zarządzania firmą oraz procesów, które w organizacji funkcjonują. Żaden pracownik nie jest samotną wyspą – jeśli nie realizuje zadań w sposób, który nas satysfakcjonuje, jego postawa wynika z działań innych członków zespołu i na te działania wpływa. Nie zauważając tego od samego początku, pozwalamy problemom narastać. Po sześciu miesiącach czy roku naprawienie sytuacji i wprowadzenie odpowiednich zmian będzie dużo bardziej czaso- i kosztochłonne, a czasami już niemożliwe, ze względu na duży opór w organizacji.

To dlatego w systemie TIMATE, który w swojej podstawowej wersji służy do rejestracji i analizy czasu pracy, wprowadziliśmy możliwość oceniania pod koniec każdego dnia pracy różnych obszarów działań pracownika. Ocena jest wystawiana automatycznie na podstawie danych na temat pracy gromadzonych przez system. Pracownik otrzymuje czytelne emotikony, które pokazują, czy w odpowiedni sposób wywiązał się ze swoich obowiązków. Smutna, neutralna lub uśmiechnięta buźka wyświetla się na jego indywidualnej karcie – identyfikatorze.

Co to daje? I pracownicy, i ich przełożeni na bieżąco otrzymują jasną informację zwrotną, dzięki której wiedzą od razu, czy wdrożony sposób pracy jest efektywny. W razie jakichkolwiek problemów mogą działać od razu, identyfikując i naprawiając obszary sprawiające trudności.

PO DRUGIE – MOTYWACJA

Taka bieżąca ewaluacja przynosi jeszcze jedną korzyść – może stać się systemem motywacyjnym dla pracowników. Jeśli każdy dobrze przepracowany i oceniony dzień przełoży się na punkty, które z czasem zamienią się w nagrody i premie – firma zyska zaangażowanego pracownika, dbającego o swoje wyniki nie tylko w miesiącu poprzedzającym roczną czy półroczną ocenę.

Dlaczego to takie ważne? Bo przyznawanie premii na podstawie uznaniowej lub niejasnych kryteriów może być bardzo demotywujące dla zespołu. Powiązanie ich z dzienną oceną sprawia, że każdy z pracowników dokładnie wie, od czego uzależniona jest wysokość jego nagrody. Może też świadomie do niej dążyć, wykonując skrupulatnie oceniane działania. Dzięki temu cała firma zmienia swoje funkcjonowanie niejako oddolnie. Zatrudnieni są efektywniejsi, bo tego chcą, a nie dlatego, że zmusza ich do tego przełożony.

Karta TIMATE ocenia pracę w sześciu obszarach: 1) czystej rejestracji czasu pracy – biorąc pod uwagę przyjście i wyjście z pracy, przerwy; 2) wykorzystania czasu pracy, czyli korelacji ruchu pracownika z jego stanowiskiem – np. spawacz powinien stać, magazynier chodzić, księgowy siedzieć przy komputerze; 3) bezpieczeństwa – tu sprawdza się np. noszenie kasku, trzymanie dystansu, odpowiednie raportowanie wypadków, w tym wezwanie pomocy, czy zdalną ewakuację; 4) realizacji zadań wysyłanych na kartę; 5) wykonania normy pracy na danym stanowisku – te mogą być wprowadzone bezpośrednio w systemie TIMATE lub pobrane do systemu z zewnętrznego oprogramowania przez moduł komunikacji API; 6) oraz w obszarze zarządzania, w którym końcowa ocena jest średnią not podwładnych w każdym z wymienionych wyżej obszarów.

PO TRZECIE – WEWNĘTRZNY AUDYT

Po co tego typu system ocen i motywacji wprowadzać w przedsiębiorstwie? Przede wszystkim po to, by zautomatyzować zmiany procesowe. Ocena, zwłaszcza negatywna, staje się pierwszym sygnałem alarmowym dla zarządzających i nakłania ich do tego, aby lepiej przyjrzeć się procesom. Może się bowiem okazać, że nie są w pełni optymalne, np. pracownik niepotrzebnie czeka na dostawę towarów niezbędnych mu do pracy, tracąc przy tym cenny czas; pracownicy przemierzają kilka razy dziennie setki metrów, bo ich stanowiska pracy są źle usytuowane w stosunku do innych miejsc, które muszą odwiedzić, by wykonać swoje zadania – np. magazynów. Obserwacja zachowania pracowników pomaga zrozumieć, jak działa firma. I wskazać miejsca, które wymagają poprawy.

Takie rozwiązanie aktywizuje też pracowników i sprawia, że to oni stają się wewnętrznymi audytorami w firmie. Zależy im na tym, aby dobrze wywiązywać się ze swoich zadań i uzyskiwać pozytywne oceny oraz premie. Zatem jeśli coś niezależnego od nich im w tym przeszkadza, na przykład błąd w procesie, wskazują go przełożonym. Wygrywają więc obie strony – zarządzający, bo mają wgląd w to, jak działa firma, widzą, co powoduje przestoje, i mają szansę na szybkie wprowadzenie zmian. Pracownicy natomiast zyskują lepszą organizację pracy oraz obiektywny i sprawiedliwy system premiowy.

INTERNET ZACHOWAŃ, CZYLI NOWY SPOSÓB ZARZĄDZANIA PRZEDSIĘBIORSTWEM

Ocena, motywacja i wywoływanie dzięki nim zmian w zachowaniu pracowników oraz w funkcjonowaniu przedsiębiorstw, to zupełnie nowy sposób zarządzania, opierający się na technologii zwanej Internetem Zachowań (Internet of Behaviours, IoB). To jeden z najważniejszych, według firmy badawczej Gartner, trendów technologicznych w 2021 r. IoB w swoim centrum stawia ludzkie zachowania i interakcje, pozwala je rozumieć i zmieniać.

Warto pamiętać o tym, że przedsiębiorstwo to przede wszystkim ludzie. Coraz częściej wyposażeni są oni w przeróżne czujniki – w smartfonach, identyfikatorach czy urządzeniach wykorzystywanych
do codziennej pracy, np. w kartach TIMATE – które zbierają dane dotyczące choćby lokalizacji, drogi, jaką pokonują ich użytkownicy, czy kolejności, w jakiej wykonują wskazane czynności. Te dane jednak same w sobie nie mają wielkiej wartości. Wagę nadaje im odpowiednia analiza.

IoB pozwala przełożyć dane na wiedzę o ludziach, ich schematach zachowań. Innym słowem, na podstawie suchych danych z różnych czujników, elementów Internetu Rzeczy, tworzy konkretną wiedzę na temat tego, jak działamy oraz jak podejmujemy decyzje. Co więcej – pozwala też na te zachowania wpływać. Bo IoB to gromadzenie i przetwarzanie danych, a także zastosowanie ich w celu zmiany postępowania. Zmiany, która przełoży się na sprawniejsze funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa.

Nowoczesna firma powinna umieć szybko dostosować się do zmiennych warunków biznesowych. Nie zrobi tego bez zaangażowania pracowników, którzy jako pierwsi zauważą i wskażą błędy w systemach oraz rozpoczną proces ich naprawy. Ich zaangażowanie podniesie codzienna ocena połączona z systemem motywacyjnym oraz odpowiednie technologie, które dostarczą potrzebne dane oraz przełożą je na konkretne zmiany w działaniu całych zespołów i firm. Zmiany, u których podstaw leży audyt wewnętrzny – stały, znacznie skuteczniejszy i mniej kosztowny niż zewnętrzny.

Autor: Sebastian Młodziński, CEO, TIMATE