Onboarding, czyli o sztuce wdrażania nowego pracownika

Ciągły i szybki rozwój centrów usług dla biznesu w Polsce powoduje zauważalne zmiany na rynku pracy. Liczba zatrudnianych pracowników w sektorze BSS rośnie z roku na rok i dochodzi obecnie do 200 tysięcy osób. Pracodawcy oraz działy HR zmagają się z coraz większym wyzwaniem, w jaki sposób i gdzie najlepiej pozyskać nowych, wykwalifikowanych pracowników z dobrą znajomością języków obcych.

Duży nacisk położony jest na sam proces rekrutacji, podczas gdy drugi etap, czyli tzw. onboarding wciąż pozostaje procesem zaniedbywanym w organizacjach. To w rezultacie prowadzi do ciągłych rotacji pracowników, a te z kolei nie zmniejszają, lecz wręcz zwiększają potrzeby rekrutacyjne, i tym samym, koszty firmy. Koło się zamyka.

Czym zatem jest onboarding i dlaczego może być tak kluczowy w procesie pozyskania i utrzymania profesjonalnej, wykwalifikowanej i zaangażowanej kadry?

Onboarding to proces adaptacji, który ma na celu wprowadzenie pracowników do organizacji w taki sposób, by szybko osiągnęli wysoki poziom efektywności. Zgodnie z teorią powinien być przeprowadzany na trzech poziomach: strategicznym, proceduralnym i osobistym. Powinien obejmować wprowadzenie nowego pracownika do firmy, zapoznanie go z kulturą organizacji, jej misją i wizją, sposobem komunikacji, możliwościami rozwoju, zadaniami. Niemniej ważne jest także zapoznanie z zespołem, z którym będzie współpracował oraz ewentualnymi różnicami kulturowymi, jeżeli zespół ten składa się z kilku narodowości.

W rzeczywistości jednak proces ten jest często sprowadzany do wyposażenia pracownika w kilka lub kilkanaście dokumentów o firmie, regulaminy i przepisy BHP. W konsekwencji nowy pracownik, dla którego w wielu przypadkach jest to pierwsze doświadczenie z pracą i środowiskiem biznesowym, zamiast euforii i zaciekawienia nową sytuacją odczuwa stres, zagubienie i rozczarowanie.

Według badań na zintegrowanie się z nowym środowiskiem potrzebne jest od 3 do 6 miesięcy, jest to także kluczowy okres, podczas którego pracownik wyrabia sobie zdanie o firmie, o pracodawcy, o kulturze organizacji. W tym czasie podejmuje decyzję czy chce identyfikować się z daną marką i wiązać z nią swoje plany zawodowe, czy woli poszukać innego pracodawcy. Chodzi o poczucie i świadomość, że jest ważnym elementem całości, a nie tylko mało znaczącym i łatwo zastępowalnym trybikiem wielkiej maszyny.

Warto podkreślić, iż utrata takiego nowego pracownika to nie tylko strata ekonomiczna, związana z koniecznością rekrutacji i wdrożenia kolejnej osoby, ale także strata wizerunkowa, gdyż taki pracownik raczej nie zarekomenduje tej pracy i pracodawcy wśród swoich znajomych.

Dlatego dobrze przygotowany i wdrożony onboarding będzie skutkował większą lojalnością i zaangażowaniem pracownika, a to z kolei przełoży się na większą efektywność i jakość pracy.

Proces wdrożenia można zaplanować wewnętrznie lub zaufać wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej, która po dokładnym zbadaniu naszych potrzeb oraz rozpoznaniu wyzwań i problemów występujących w naszej organizacji zaprojektuje dokładny plan szkoleniowy. Obejmie on takie obszary, jak komunikacja wewnątrz firmy, standardy i procedury, misja i wizja przedsiębiorstwa, różnice kulturowe, teambuilding, wczesna identyfikacja talentów czy szkolenia dla team leaderów.

To właśnie umiejętności zarządzania grupą tych ostatnich lub ich brak jest jednym z podstawowych powodów podejmowania decyzji o zmianie miejsca zatrudnienia. Nie bez powodu mówi się: „Człowiek przychodzi do firmy, a odchodzi od szefa”.

Proces onboardingu jest szczególnym wyzwaniem w centrach BSS, w których nowi pracownicy oprócz typowych problemów adaptacyjnych borykają się również z niską identyfikacją z firmą matką. Dlatego właśnie centra te, które dodatkowo odnotowują wysoki wskaźnik rotacji pracowników, powinny w sposób szczególny zadbać o ich dobre samopoczucie na starcie, dając im wsparcie i poczucie bezpieczeństwa.

Biorąc pod uwagę dane i prognozy dotyczące rosnącej liczby centrów BSS w Polsce oraz powtarzalności procesów, kluczem do utrzymania wykwalifikowanych, lojalnych i zaangażowanych specjalistów może okazać się właściwy onboarding. Niemniej istotne będzie tak- że to, jak pracownicy będą się czuć w naszej firmie podczas tego pierwszego czy kilku pierwszych miesięcy miodowych.