Rynek usług Managed Service Provider (MSP)

W dzisiejszych czasach coraz więcej firm korzysta z różnego rodzaju form outsourcingu, który może dotyczyć praktycznie każdego obszaru działalności. Wsparcie przedsiębiorstwa poprzez realizację części działań na zewnątrz pozwala na zdywersyfikowanie ryzyka, uzyskanie efektu elastyczności, ograniczenie angażowania własnych środków, ale przede wszystkim pozwala firmie skupić się na podstawowym obszarze działalności. Czym są rozwiązania MSP? Jakie organizacje powinny postawić na takie działania?

By móc skutecznie zarządzać całą społecznością zewnętrznych dostawców rynek oferuje rozwiązania wspomagane technologią, dedykowane właśnie tego typu zadaniom. Skupiając się jednak na pogłębieniu zagadnienia zarządzania dostawcami w obszarze szeroko rozumianego HR, warto najpierw wyjaśnić czym jest MSP. Nazwa ta jest skrótem z jęz. angielskiego Managed Service Provider, czyli „usługi zarządzane”. W obszarze rynku pracy jest to narzędzie do strategicznego zarządzania procesami rekrutacyjnymi oraz zakupowymi skupione wokół danej platformy technologicznej umożliwiającej zarządzanie cyklem zakupowym. W ramach tego rozwiązania zarządza się cyklem pozyskiwania pracowników kontraktowych, już na etapie pojawienia się potrzeby rekrutacyjnej, przez wdrożenie nowej osoby, aż do rozliczenia czasu pracy czy opłacenia faktur.

Rozwiązanie zapewnia widoczność wydatków i kontrolę nad strategią zakupową w modelu end to end, czyli na każdym etapie procesu.

Dlaczego MSP?

Firmy korzystające z MSP otrzymują pełną kontrolę nad ponoszonymi kosztami, ograniczają ryzyko dotyczące nieprawidłowości w obszarze HR, zyskując przy tym wzrost efektywności procesu oraz dostęp do unikalnej wiedzy dotyczącej danego obszaru.

Wartości dodanych płynących z wdrożenia MSP jest wiele. Są nimi m.in.:

• efektywność czasu i procesów – centralna administracja zadań, zautomatyzowany proces zamawiania, przyśpieszona rekrutacja, dostosowanie programu do skali zapotrzebowania, globalny nadzór nad działaniami, monitorowanie realizacji umowy o gwarantowanym poziomie świadczenia usług (SLA), standaryzacja i uproszczenie procesu administracyjnego,
• oszczędności – racjonalizacja zapotrzebowania, normalizacja stawek, skonsolidowane płatności, eliminacja błędów w rozliczeniach, weryfikacja długości procesu i wolumenów zamówień, zmniejszony koszt administracji, elektroniczne monitorowanie czasu pracy oraz akceptacja rozliczeń,
• poprawa jakości usług – możliwość mierzenia jakości dostaw, precyzyjna statystyka, dostęp do aktualnych informacji o kontraktorach oraz generowanych przez nich kosztach, analityka i raportowanie w czasie rzeczywistym, zespół ekspertów oddelegowanych do konkretnego programu, zwiększona efektywność rekrutacji, konkurencja oparta na jakości, szybkości, a także cenie,
• minimalizacja ryzyka – standardowe regulaminy dla wszystkich partnerów, zarządzanie procesami on- i off-boardingu, kontrola nad procesem zatrudniania oraz dokumentacją, natychmiastowa adaptacja do zmieniających się warunków prawnych, kontrola ewidencji czasu pracy i zgodności faktur.

Można więc śmiało stwierdzić, że dostawca usługi MSP bierze na siebie główną odpowiedzialność za zarządzanie programem pracowników tymczasowych oraz kontraktowych w danej organizacji.

Obszary zastosowania

Filary MSP stanowią elementy, które powodują, że rozwiązanie to staje się coraz bardziej popularne również w Polsce. Są nimi:

• rekrutacja – scentralizowany, zautomatyzowany i uproszczony proces pozyskiwania pracowników,
• analityka – zaawansowane narzędzia porównawcze, kontrola wydatków i analityka predyktywna,
• dostawcy – konsolidacja dostawców i faktur, jeden punkt kontaktu oraz nadzoru nad dostawcami,
• technologia – nowoczesne systemy VMS (vendor management system), dedykowane systemy zarządzania dostawcami,
• zgodność regulacyjna – zwiększone bezpieczeństwo procesów zatrudnienia poprzez kontrolę nad zgodnością z prawem pracy i wewnętrznymi procedurami firmy,
• oszczędność – programy optymalizacyjne redukujące koszty pozyskania pracownika nawet o 20%.

Zespół projektowy pracujący na co dzień z klientami odpowiedzialny jest za:

• monitorowanie zapotrzebowania na pracowników kontraktowych,
• dystrybucję zamówień na pracowników kontraktowych wśród dostawców,
• zarządzanie procesem rekrutacyjnym (model neutralny, P2P),
• onboarding i offboarding pracowników,
• Backgroud check, czyli sprawdzenie, czy dana osoba jest tym, za kogo się podaje, głównie jest to weryfikacja wykształcenia, historii zatrudnienia czy karalności,
• ocenę jakości dostawców oraz rekomendacje potencjalnych zmian na bazie najlepszej wiedzy rynkowej, pełną kontrolę zgodności procesu z procedurami klienta oraz dostawców,
• weryfikację oraz zarządzanie procesem zatwierdzania grafików czy ewidencji czasu pracy,
• weryfikację faktur oraz płatności,
• raportowanie, możliwość dostarczenia informacji zarządczych dotyczycących praktycznie dowolnego etapu procesu,
• wsparcie dostawcy, wsparcie Hiring Managerów,
• szkolenia.

Dla kogo jest MSP?

Z usługi MSP tak naprawdę mogą skorzystać wszystkie firmy, które decydują się na zewnętrzne wsparcie w rekrutacji pracowników. Powodów, dla których warto wybrać to rozwiązanie, jest wiele. Z perspektywy wyzwań rynku pracy są to z pewnością: inflacja stawek i wymagań kandydatów; niedobór pracowników, z którym zmaga się wiele organizacji; kwestie migracji oraz demografia; niedopasowanie talentów do stanowisk; rosnąca konkurencja.

Patrząc natomiast na usługi MSP od strony klienta, głównie należy wziąć pod uwagę złożoność organizacyjną, zmienne zapotrzebowanie na talenty w zależności od czasu, brak kontroli i narzędzi porównawczych procesów, nacisk na oszczędności i efektywność, a także rosnąca liczba dostawców.

Część usług MSP odnosząca się do raportowania doceniana jest szczególnie przez kadrę zarządzającą, która ma wgląd na każdym etapie procesu w szczegóły operacyjne, takie jak wydatki, liczba pracowników, ich rotacja, parametry odnoszące się do liczby dni od startu rekrutacji do znalezienia odpowiedniego kandydata, segregowanie danych z podziałem na jednostki biznesowe (centra kosztowe), obszary produkcji, centra kosztów, departamenty poszczególnych managerów czy dyrektorów, jakość dostawców oraz efektywność procesu.

Warto nadmienić, że wdrożenie MSP to również współpraca zgodnie z jasno określonymi zasadami zarządzania społecznością dostawców. Wraz z programem, na podstawie szerokiego zakresu danych, zostają wdrożone stawki rynkowe, przejrzyste reguły dystrybucji, standard regulaminowy, transparentność działań, a także komunikacja czy audyty dostawców.

Wszystko to wspierane jest technologią Vendor Management System (VMS), czyli systemem zarządzania dostawcami, działającym jako mechanizm biznesu do zarządzania i pozyskiwania usług kadrowych. Patrząc na rynek, to spośród dostawców oprogramowania wykorzystywane są bardzo często te z ramienia SAP--Fieldglass czy Beeline.

Patrząc na polski rynek pracy, można zauważyć, że nie do końca jest on gotowy na tego typu rozwiązanie. Korzystają z niego głównie duże, międzynarodowe firmy, często jest to rozszerzenie zaimplementowanego już rozwiązania w innych krajach. Brakuje także raportów rynkowych, które pokazywałyby obraz rynku, udział głównych graczy, trendy i prognozy odnoszące się do tego zagadnienia. Jednak z roku na rok świadomość istnienia tej usługi wzrasta, a wraz z nią także liczba doceniających ją klientów, którzy decydują się na wdrożenie MSP.

Etapy wdrożenia

Patrząc od strony kosztowej stosowanymi modelami rozliczeń jest model client funded lub suppplier funded. W pierwszym modelu koszt tego serwisu ponosi klient, w drugim natomiast – dostawca. Dodatkowo należy doliczyć opłatę za technologię VMS, czyli systemów zarządzania dostawcami. Poziom obu kosztów jest różny w zależności od wysokości zarządzanych wydatków (spend under management), i wraz z dodatkami może wahać się od ok. 2,5% do 1,75%.

Rozwiązanie to wymaga pełnego przejrzenia procesu zakupowego klienta, poznania całego cyklu zarządzania procesem Procure To Pay i rozpisania go w najdrobniejszych szczegółach. Następnie zespół dokonuje modelowania rozwiązania i dostosowania go do potrzeb organizacji z uwzględnieniem wszystkich jej elementów.

Kolejnym krokiem jest implementacja rozwiązania, a następnie przejście do części operacyjnej. Ten właśnie moment jest kluczowy, ponieważ konfigurowane jest narzędzie VMS, będące podstawą programu. Zespół implementacyjny dokonuje audytów narzędzia i opracowuje plan strategii. Kolejnym krokiem jest konfiguracja, testowanie i analiza wdrożenia systemów.

Bardzo ważnym elementem wdrażania MSP jest odpowiednia komunikacja zarówno z klientem wewnętrznym, jak i zewnętrznym. Podkreśla się tutaj znaczenie zarządzania zmianą oraz całym procesem onboardingowym dostawców, dla których to rozwiązanie z pewnością może być nowością w porównaniu z dotychczasową współpracą z klientem. Cały proces, w zależności od złożoności cyklu, może trwać od 3 miesięcy do nawet 3 lat.

Polski rynek ciągle się rozwija w każdej z branż, także tej związanej z nowymi technologiami. Jak podaje raport ABSL, aktualnie mamy nad Wisłą około 1700 centrów usług biznesowych BPO, SSC/GBS, IT oraz R&D, co wydaje się być obiecujące pod kątem rozwoju MSP. Napływ zagranicznych kapitałów oraz unowocześnianie naszej gospodarki, w tym także realizowanych procesów spowodują, że ten rodzaj usługi zostanie dostrzeżony oraz doceniony przez firmy działające w naszym kraju.

Autor: Szymon Rudnicki, Dyrektor Talent Solutions w ManpowerGroup.

Artykuł pochodzi z magazynu:
FOCUS ON Business #12 September-October (5/2023)