Uwolnij potencjał biura: Jak przekształcić tradycyjną przestrzeń biurową w miejsce wspierające rozwój firmy?

Pandemia COVID-19 zmieniła świat na wiele sposobów, przy czym zmianie uległ także model pracy. Dzięki nakazom pozostania w domu wydawanym na całym świecie, dziś więcej osób pracuje w domu niż kiedykolwiek wcześniej. Tradycyjne środowisko biurowe w wielu firmach zostało zastąpione przez wirtualne biura, a środowiska pracy zdalnej (zwane potocznie „WAH-em” od Work-At-Home) stały się powszechne.

Początki pandemii dla wielu firm nie były łatwe, często z prozaicznych powodów: brak licencji VPN, brak kontaktu wizualnego z powodu niewystarczającej liczby kamerek komputerowych itd. Był to prawdziwy test zwinnych praktyk. Firmy z branży usług dla biznesu szybko dostosowały się do zmieniających się warunków i obecnie korzystają z wielu możliwości, jakie oferują WAH i wirtualne biura. W ciągu ostatnich 3 lat firmy świadczące usługi biznesowe przeprojektowały również tradycyjne przestrzenie biurowe, aby lepiej dostosować je do swoich obecnych i przyszłych potrzeb. Zerknijmy analitycznym okiem na zalety, ale także potencjalne ryzyka z nimi związane.

Paradoksy pracy z domu

Środowisko pracy w domu oferuje szereg korzyści. Należą do nich: wygoda i elastyczność, oszczędność kosztów, większa koncentracja na poszczególnych zadaniach oraz bardziej precyzyjna komunikacja między członkami zespołu.

Wygoda i elastyczność są ważne dla tych, którzy muszą radzić sobie z wyzwaniami związanymi z życiem rodzinnym lub problemami zdrowotnymi, a jednocześnie podołać swoim obowiązkom zawodowym. Pracując w domu, mogą zaoszczędzić czas i pieniądze na codziennych dojazdach, a także zadbać o sprawy osobiste bez wpływu na pracę. Jest też druga strona medalu. Niektóre osoby pracujące w domu, zwłaszcza te mające dzieci, skarżą się, że są rozproszone i muszą czasem kilkakrotnie rozpoczynać to samo zadanie. Kolejna kwestia, brak osobnego pomieszczenia do pracy – to nie tylko kwestia komfortu pracownika, ale często także problem zgodności z wymogami bezpieczeństwa.

Dostępne technologie mogą pozwolić pracodawcom na wizualne monitorowanie pracowników za pomocą różnych środków (m.in. rozpoznawanie twarzy, ruchów ciała, obserwacja otoczenia pracownika), ale choć zapewnienie pełnej zgodności ze standardem PCI (ang. Payment Card Industry Standard; przyp. red.) jest możliwe w teorii, to narzędzia te nie są zgodne z regulacjami GDPR (ang. General Data Protection Regulation – Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych w Europie; przyp. red). Ostateczne pytanie brzmi, czy pracownicy zaakceptowaliby tego typu rozwiązania.

Jeśli pracownicy mają w domu dobre warunki do pracy – czyli nie tylko osobny pokój czy ciszę, ale także odpowiedni do wykonywanej pracy ergonomiczny fotel, stół roboczy i sprzęt IT – warunki WAH pozwalają im bardziej skupić się na poszczególnych zadaniach. Ten brak rozpraszania uwagi obecny w biurze może skutkować większą produktywnością i poprawą jakości pracy w ogóle.

Wreszcie, gdy wszyscy pracują zdalnie, sprzyja to lepszej komunikacji między członkami zespołu. Dzięki coraz bardziej zaawansowanej technologii wideokonferencyjnej zespoły mogą łatwiej niż kiedykolwiek utrzymywać kontakt i współpracować nad projektami z dowolnego miejsca na świecie.

Oszczędność kosztów jest często uważana za główną zaletę środowiska WAH. Dzięki wyeliminowaniu kosztów ogólnych związanych z powierzchnią biurową, firmy mogą zaoszczędzić na czynszu, opłatach za media i innych wydatkach.

Z drugiej strony, stworzenie stałego środowiska WAH stawia inne wymagania dotyczące kosztów personalnych zarządzania – zespoły pierwszej linii powinny być mniejsze, aby liderzy mogli poświęcić wystarczającą ilość swojego czasu na efektywne zarządzanie nimi. Rządy w wielu państwach wprowadzają również zmiany w kodeksach pracy, nakładając na pracodawców pewne obowiązki, takie jak pokrycie kosztów mediów czy współfinansowanie ergonomicznych mebli. Każda firma musi na swój sposób zbilansować te koszty, tak aby WAH pozostał atrakcyjną opcją zarówno dla firmy, jak i dla pracowników.

Budowanie zaangażowania i zarządzanie wydajnością pracy

Zarządzanie wydajnością i zaangażowaniem pracowników w środowisku WAH może być wyzwaniem. Ważne jest, aby jasno określić oczekiwania i cele, a także upewnić się, że pracownicy mają odpowiednie narzędzia do efektywnego wykonywania swojej pracy. Współczesne usługi biznesowe są bardzo dobrze mierzalne, więc łatwo dokonać oceny jakościowej i ilościowej wykonywanych zadań, nawet w strukturach rozproszonych. Tym, co różni tradycyjne struktury zespołowe, jest stwarzanie członkom zespołu okazji do kreatywnych interakcji, takich jak wirtualne happy hours, wspólne wirtualne śniadania czy lunche. Menedżerowie powinni większą wagę przykładać do jakości interakcji ze swoimi pracownikami, aby nie przeoczyć oznak wypalenia zawodowego lub innych problemów, z którymi może borykać się pracownik. WAH utrudnia organizowanie sesji „walk and talk", które są powszechną praktyką w tradycyjnym biurze. Menedżerowie nie powinni lekceważyć wpływu tych rutynowych czynności i powinni odpowiednio dostosować swój styl zarządzania.

Środowisko pracy w domu może być korzystne zarówno dla firm, jak i dla pracowników, jeśli zostanie prawidłowo wdrożone. Ważne jest jednak, aby rozważyć wszystkie kwestie, tak aby pracodawcy mogli zapewnić swoim pracownikom bezpieczne i produktywne środowisko pracy.

Wspieranie współpracy i kreatywności w biurze

Jedną z kluczowych zalet posiadania klasycznego biura jest to, że pozwala ono na większą socjalizację i pracę zespołową. Tworzy to silniejsze relacje w pracy. Możliwość współpracy i dzielenia się pomysłami prowadzi do innowacyjnych rozwiązań i zwiększenia wydajności zespołu. Praca z siedziby firmy umożliwia również wzajemną naukę, co skutkuje lepszą współpracą przy projektach.

Dodatkowo, posiadanie fizycznego miejsca pracy zapewnia wielu pracownikom poczucie struktury, jak również mniejszą ilość czynników rozpraszających niż w przypadku przebywania w domu (z domownikami). Wreszcie, biura zazwyczaj zapewniają zasoby, takie jak technologia, materiały eksploatacyjne i miejsca spotkań, które mogą pomóc wspierać wydajność pracowników PRZYSZŁE

Przestrzenie biurowe jako centra współpracy

W przyszłości przestrzeń biurowa będzie prawdopodobnie mieszanką obu środowisk, a pracodawcy skupią się na tworzeniu modeli prawdziwie hybrydowych. Dzięki temu pracownicy będą mogli pracować zdalnie, a jednocześnie będą mieli możliwość współpracy w firmowej przestrzeni biurowej. W najbliższym czasie pracodawcy będą dążyć do tworzenia wygodnych przestrzeni, które sprzyjają rozmowom i kreatywności. W celu wspierania zdalnej współpracy z pracownikami, którzy pracują z domu, firmy będą również szukać technologii integrujących ich z kolegami z biura, czyli narzędzi do wirtualnych spotkań i prezentacji. Przestrzeń biurowa wykorzystywana będzie do celów związanych z rozwojem zawodowym, takich jak dyskusje panelowe, spotkania integracyjne, czy onboarding nowych pracowników.

 Korzystając z zalet zarówno fizycznej, jak i wirtualnej przestrzeni roboczej,  pracodawcy mogą stworzyć środowisko wspierające rozwój umiejętności i silne poczucie wspólnoty. Pomoże to utrzymać wydajność pracy. Ostatecznie przekłada się to na poprawę wyników organizacji i wzrost zadowolenia pracowników. Oferowanie w pełni elastycznego modelu pracy (czyli bez stałego schematu rotacji w biurze, jak ma to miejsce w wielu firmach dziś) będzie najprawdopodobniej powszechnie wykorzystywane jako benefit przy rekrutacji, ale i jako element strategii utrzymania pracowników.

Posiadanie fizycznej przestrzeni przeznaczonej na spotkania zespołu i do współpracy będzie sprzyjać kreatywności, pozwalając wszystkim na przykład na wspólną burzę mózgów. W najbliższych latach przestrzenie biurowe zmienią się bardziej w przestrzenie społeczne i będą wykorzystywane do organizowania firmowych wydarzeń towarzyskich.

W perspektywie średnioterminowej wiele firm zapewne zweryfikuje swoje zapotrzebowanie na dodatkowe metry kwadratowe, ale będzie również inwestować w to, aby firmowe biura były prawdziwie przyjaznymi przestrzeniami, gdzie pracownicy chętnie przychodzą, i które sprzyjają kreatywności i wydajności.

Autor: Ewa Dąbrowska, Head of Sales Central Europe, Transcom

Artykuł pochodzi z magazynu:
FOCUS ON Business #8 January-February (1/2023)