Wbrew okolicznościom – zmiana biura w dobie pandemii?

Ponad 1400 pracowników, 40 agentów zmiany i 30 miesięcy – to tylko kilka najważniejszych liczb, obrazujących skalę przedsięwzięcia 3M GSC Poland. Gdy wrocławskie centrum usług dla biznesu podjęło decyzję o zmianie siedziby, liderzy projektu wraz z zespołem operacyjnym rozpoczęli pracę nad stworzeniem nowoczesnej i funkcjonalnej przestrzeni dla pracowników, a także nad wdrożeniem precyzyjnego planu logistycznego i komunikacyjnego. Tym samym projekt stał się pionierskim przykładem zarządzania przeprowadzką i rentownością przestrzeni biurowej w dobie pandemii na tak dużą skalę.

ROZWÓJ – SIŁA NAPĘDOWA ZMIAN

Początkowo decyzja o zmianie biura na większe – w czasie pandemii – mogła wydawać się mało intuicyjna. Jednak, po przeanalizowaniu wielu symulacji biznesowych oraz planów rozwoju firmy w ciągu najbliższych lat, zarząd w 2021 r. postanowił rozpocząć prace nad konsolidacją dwóch, aktualnie działających powierzchni biurowych, i przeprowadzką do zupełnie nowej przestrzeni. Jak podkreślają Joanna Kontecka oraz Łukasz Paluszkiewicz z 3M GSC PL –liderzy projektu MidPoint71 – przeprowadzone symulacje i zebrane dane potwierdzają, że umiejscowienie wszystkich operacji biznesowych w jednym budynku okazało się również najbardziej efektywnym rozwiązaniem w obliczu wprowadzenia nowego, hybrydowego modelu pracy oraz wygasających umów najmu w dotychczasowych biurach.

WYZWANIA – PANDEMICZNA NIEPEWNOŚĆ I KOORDYNACJA W TRYBIE WIRTUALNYM

Koordynatorzy projektu nie mają wątpliwości – największym wyzwaniem była dla nich stale towarzysząca niepewność, związana bezpośrednio z pandemią, oraz konieczność dopasowywania się do zmiennej sytuacji. Zespół zdołał jednak przekuć te zagrożenia w szanse i – dzięki odpowiedniemu podejściu do zarządzania projektem – przeprowadzka zakończyła się sukcesem. Powyższe cechy stanowiły jednocześnie o wyjątkowości i nowatorskim charakterze projektu MidPoint71. W końcu niewiele tak dużych korporacji zdecydowało się na otwarcie nowego i bardziej nowoczesnego biura, spełniającego wymogi pracy hybrydowej.

Projekt zmiany naszego biura był wyjątkowy pod wieloma względami – również dlatego, że znaleźliśmy się w sytuacji, w której nie dysponowaliśmy wiedzą o podobnych doświadczeniach innych firm. Trudno było też mówić o przygotowaniu, które miałoby polegać na przeanalizowaniu benchmarków analogicznych przedsięwzięć w dobie pandemii. Dlatego znakomitą część procesów i założeń musieliśmy stworzyć z zespołem w zasadzie od podstaw – mówi Joanna Kontecka, EHS and Facility Lead.

Nie ulega wątpliwości, że zarządzanie tak złożonym procesem wymaga perfekcyjnego planowania i zarządzania pracą zespołu operacyjnego. Był to kolejny obszar projektu, któremu towarzyszyły wyzwania.

– Warto zauważyć, że pracowaliśmy niemal wyłącznie wirtualnie – z pewnością miało to swój wpływ na to, jak zarządzaliśmy projektem i w jakiś sposób się ze sobą komunikowaliśmy. Cały zespół spotkał się w zasadzie tylko raz na samym początku, kiedy mieliśmy okazję się poznać, dlatego też tak bardzo ważne było, aby miał on ze sobą dobrą łączność, zrozumienie, ale też otwartość na potrzeby innych. Oczywiście w całym procesie wykorzystaliśmy mnóstwo narzędzi umożliwiających sprawną współpracę, takich jak m.in. Mural, wideo rozmowy czy grupy na Teamsie – wyjaśnia Łukasz Paluszkiewicz, Transition and PMO Lead.

ZESPÓŁ PROJEKTOWY – PODZIAŁ NA OBSZARY I KOMPETENCJE

Planując cześć wykonawczą, liderzy projektu zidentyfikowali 8 głównych obszarów– za każdy z nich odpowiedzialny był, co najmniej, jeden manager. Managerów, w trudnych sytuacjach, wspierało dwoje aktywnych sponsorów. Przy tej okazji warto wspomnieć również o metodologii zmiany 3M w modelu Science of Change – w ramach której w projekt zaangażowanych było 40 agentów zmiany. Pełnili oni rolę łączników między zespołem projektowym a wszystkimi pracownikami w firmie, byli wsparciem komunikacyjnym oraz ambasadorami zmiany zapewniającymi zrozumienie kolejnych kroków projektu na poziomie wszystkich zespołów GSC. – Współpracowaliśmy również z firmami zewnętrznymi, uzupełniającymi  nasze własne kompetencje w obszarach, które tego wymagały, np. przekładając nasze wymagania, potrzeby i preferencje w funkcjonalny projekt architektoniczny, czy upewniając się, że prace budowlane realizowane są zgodnie z harmonogramami – dodaje Joanna Kontecka.

NOWOCZESNE BIURO NA MIARĘ ŚWIATOWYCH LOVE BRANDÓW

W ramach badania potrzeb pracowników, zespół projektowy koordynował przeprowadzenie badania oraz gry zespołowej, które pozwoliły stworzyć niezwykle rozbudowany raport. Znalazły się w nim różne warianty poszczególnych rozwiązań funkcjonalnych oraz preferencji względem metrażu powierzchni biurowej. Dzięki znajomości opinii pracowników, możliwe było przedstawienie pracowni architektonicznej najbardziej optymalnego konceptu i wizji nowej przestrzeni do pracy. Co ważne, dobra komunikacja była istotna w firmie również przed wybuchem pandemii. Jak przyznają koordynatorzy, podstawowym celem było więc zapewnienie pracownikom możliwości satysfakcjonującej współpracy, niezależnie od tego z kim pracują i gdzie te osoby są zlokalizowane.

W związku z nakierowaniem na model pracy hybrydowej, duża część biura przeznaczona będzie do wirtualnych spotkań i wideokonferencji. Pojawią się również budki telefoniczne, hybrydowe i do małych spotkań, które umożliwią komfortowe prowadzenie krótkich rozmów. Oczywiście dostępna będzie też duża powierzchnia co-workingowa – nie tylko open space’y do pracy i sale spotkań, ale również audytoria i duże sale szkoleniowe na każdym z 3 pięter, w których prowadzone będą warsztaty, ćwiczenia i spotkania zespołowe. Wszystko to obsługiwane przez najnowocześniejsze technologie komunikacyjne pozwalające na wdrażanie innowacyjnych rozwiązań współpracy bliższej i dalszej. W nowym biurze firmy nie zabraknie także zielonych, relaksujących stref – idealnych do wyciszenia po stresujących spotkaniach. Pojawią się również pokoje do gier oraz pomieszczenia z fotelami do masażu. Warto wspomnieć że na powyższe strefy pracownicy głosowali sami, mając w ten sposób wpływ na proces kreatywny przy projektowaniu biura, a tym samym na jego ostateczny design. Nowością będzie sklepik z artykułami 3M, w którym pracownicy będą mogli zrobić zakupy, doposażając się w różnego rodzaju artykuły produkowane przez amerykańską firmę oraz show room zaprojektowany w awangardowej koncepcji statku kosmicznego, gdzie będzie można obejrzeć rozmaite produkty firmy.

HOLISTYCZNE PODEJŚCIE DO ZARZĄDZANIA NOWATORSKIM PROJEKTEM

Wyjątkowość projektu MidPoint71 wiąże się z pandemicznymi okolicznościami, w których powstał. Mnogość rozwiązań, które mają przyczynić się do efektywnej, bezpiecznej i komfortowej pracy w trybie hybrydowym, sprawia, że w wielu aspektach jest to projekt pionierski.

– Warto pamiętać, że podczas realizowania projektu, nie patrzyliśmy na zmianę wyłącznie poprzez pryzmat nowego biura. Analizowaliśmy wiele różnych aspektów związanych z tym procesem, m.in.: przyszły rozwój poszczególnych zespołów, poczucie komfortu i bezpieczeństwa pracowników, elastyczne podejście do stylu pracy, a także wyróżnienie na tle innych firm w naszym regionie. Niezwykle istotnym celem było dla nas również stworzenie przestrzeni nie tylko do pracy kreatywnej, ale także do integracji z ludźmi, którzy wspólnie tworzą niepowtarzalne DNA naszej firmy – dodaje Łukasz Paluszkiewicz.

 

Artykuł pochodzi z magazynu:
FOCUS ON Business #3 March-April (2/2022)