Ludzie

Zaplanuj optymalne wakacje dla swoich pracowników

1 605

Letni okres urlopowy to z jednej strony kilka tygodni relaksu i wypoczynku dla pracowników, z drugiej jednak strony, patrząc z perspektywy pracodawcy, to tymczasowe zmniejszenie zasobów personelu w przedsiębiorstwie. Dla osób zajmujących się planowaniem czasu pracy i tworzeniem grafików koordynacja wszystkich planów urlopowych pracowników, na przykład na nadchodzące lato, jest nie lada wyzwaniem.

Czynniki sukcesu dobrego planowania podczas sezonu urlopowego

Dobry grafik, uwzględniający wszystkie plany urlopowe pracowników to klucz do sukcesu i ciągłości pracy w zakładach produkcyjnych. Choć każda organizacja różni się od siebie pod wieloma względami, istnieje kilka uniwersalnych rad, które pomogą Ci stworzyć jakościowo dobry i zgodny z przepisami prawa pracy harmonogram na okres urlopowy. Oto one:

  • terminowa inwentaryzacja życzeń urlopowych: postaraj się jak najszybciej dowiedzieć się, kiedy Twoi pracownicy planują wyjechać na wakacje;
  • uhonorowanie jak największej liczby urlopów Twoich pracowników; spowoduje to wyższą satysfakcję pracowników;
  • staranne oszacowanie zakresu prac, opierając się na zaudytowanych danych z minionych lat; w zależności od branży można zauważyć, że obłożenie pracą wzrasta w okresie wakacyjnym (np. hotelarstwo i gastronomia) i zmniejsza się w innych sektorach (np. branża budowlana);
  • zbadanie możliwości Twojej firmy, jak można rozwiązać niektóre problemy związane z niedoborem personelu, np. poprzez przeorganizowanie części pracowników na czas okresu urlopowego;
  • katalog środków które możesz wdrożyć, aby rozwiązać wszelkie braki kadrowe.; możesz pomyśleć o tymczasowej zmianie harmonogramów w tym okresie lub zatrudnieniu pracowników tymczasowych, wakacyjnych i stażystów; możesz również zapytać, czy pracownicy, którzy na co dzień są zatrudnieni w niepełnym wymiarze godzin, chcą pracować tymczasowo w pełnym wymiarze godzin.

Określanie wymaganej ilości pracowników i punkty problematyczne

Nie od dziś wiadomo, że okresowi wakacyjnemu towarzyszy wzrost lub odwrotnie - spadek podaży pracy. Zanim będzie można dokonać właściwej oceny wymaganej liczby pracowników, konieczne jest uzyskanie wglądu w zapotrzebowanie na pracę vs. koszyk zamówień oraz zbyt na produkcję i możliwości logistyczne w okresie wakacyjnym.

Zacznij wypełniać podstawowy grafik na podstawie próśb o wolne dni na początku roku kalendarzowego. W ten sposób będziesz miał dobry wgląd odnośnie co do pracowników, którzy będą dostępni w danym okresie. Szybko okaże się, gdzie znajdują się punkty problematyczne i kiedy obsada jest niekompletna. Brakom kadrowym najlepiej zapobiegać z odpowiednim wyprzedzeniem. Już jeden rzut oka wystarczy, aby stwierdzić, kiedy ewentualnie masz do dyspozycji więcej pracowników niż naprawdę potrzebujesz z powodu spokojnego okresu wakacyjnego i zmniejszonego zapotrzebowania na pracę. Jest to dobra okazja do realizacji zadań drugorzędnych czy porządkowych, na które nie ma czasu w innych porach roku.

W zależności od złożoności ramowych harmonogramów, drobne lub większe zmiany można również wprowadzić na bieżąco do zwykłego harmonogramu zapotrzebowania pracowników. Często można też efektywniej lub inaczej zorganizować pracę, co stwarza więcej miejsca w planowaniu personelu. Ważne tylko jest, aby wziąć pod uwagę układ zbiorowy pracy i/lub wewnętrzne zasady firmy.

Zaangażuj pracowników

Jeżeli wciąż nie możesz znaleźć dobrego rozwiązania, zwróć się do pracowników. Pozyskaj ich zaangażowanie w problemy planowania. Metoda taka jak samodzielne sporządzanie grafiku (selfrostering) może prowadzić do wspólnego znalezienia rozwiązania, a tym samym stworzenia ergonomicznego harmonogramu czasu pracy.

Nie udało się? Niech pracownicy wspólnie zdecydują, które wnioski urlopowe mogą zostać przesunięte. Weź przy tym pod uwagę przepisy układu zbiorowego pracy oraz ustalenia indywidualnych umów o pracę, gdyż urlopu nie można odmówić bez uzasadnienia.

Jest wiele sposobów na zaangażowanie pracowników w podejmowanie wspólnych decyzji urlopowych. Jednym z nich jest na przykład ustalenie, że co roku inny pracownik będzie miał priorytet urlopowy.

Adrianna Przychodzka, Koordynator Marketingu w firmie doradczej Déhora Polska