Czy to koniec pracy zdalnej, jaką znamy? Omówienie projektu ustawy
Realia pracy w czasie pandemii sprawiły, że pojęcie pracy zdalnej na dobre zagościło w polskich stosunkach pracy.
Obecnie podstawowe zasady pracy zdalnej uregulowane są w ustawie z dnia 2 marca 2020 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (dalej: specustawa). Ma ona jednak charakter tymczasowy, dlatego podjęte są działania legislacyjne w celu wprowadzenia tej formy pracy do Kodeksu pracy. Niniejszy artykuł został oparty o projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw datowany na 16 lipca 2021 roku. Nie można wykluczyć, że w ostatecznym kształcie będzie on odbiegał od zaprezentowanych poniżej założeń.
Przed krótkim przedstawieniem projektu nowelizacji warto zauważyć, że stanowi ona w znacznej mierze powielenie obecnych postanowień Kodeksu pracy dotyczących telepracy. Zgodnie z nowelizacją telepraca w obecnym kształcie ma być bowiem zastąpiona pracą zdalną. Dla porządku należy zauważyć, że obecna w Kodeksie pracy instytucja telepracy nie jest tożsama z pracą zdalną. Zasadniczą różnicą między nimi jest to, że telepraca jest stałą formą wykonywania pracy przez pracownika poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, wyłącznie w oparciu o porozumienie stron. Natomiast, zgodnie z przepisami specustawy, praca zdalna może być świadczona również na polecenie pracodawcy i okazjonalnie.
Zgodnie z założeniami nowelizacji Kodeksu pracy pracą zdalną będzie praca polegająca na wykonywaniu pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą (w tym w miejscu zamieszkania pracownika), w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Oznacza to, że możliwe będzie świadczenie pracy wyłącznie w formie zdalnej bądź hybrydowo (częściowo zdalnie, a częściowo w zakładzie pracy) – stosownie do potrzeb i uzgodnień pracownika i pracodawcy. Dodatkowo nowelizacja Kodeksu pracy zakłada, że praca zdalna może być wprowadzona na mocy obopólnych ustaleń stron lub na polecenie pracodawcy.
W tym pierwszym przypadku uzgodnienie stron o stosowaniu pracy zdalnej może mieć miejsce przy zawieraniu umowy o pracę lub w czasie obowiązywania stosunku pracy. Zakłada się przy tym, że takie uzgodnienie będzie mogło zostać dokonane w formie pisemnej lub elektronicznej. Podobnie jak obecnie w przypadku telepracy, w Kodeksie pracy ma być ustalony krąg pracowników, których wniosek o wykonywanie pracy zdalnej będzie dla pracodawcy wiążący. Chodzi tu przede wszystkim o pracowników wychowujących dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia, a także o rodziców dzieci z niepełnosprawnością. Pojawiła się również propozycja poszerzenia tego katalogu o pracowników sprawujących opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadających orzeczenie o niepełnosprawności. Pracodawca będzie mógł odmówić uwzględnienia wniosku o przejście pracownika na tryb pracy zdalnej tylko wówczas, jeżeli nie da się jej pogodzić z organizacją pracy lub rodzajem wykonywanej przez pracownika pracy.
Praca zdalna na polecenie pracodawcy (tzw. incydentalna praca zdalna) będzie natomiast mogła być wprowadzona w następujących przypadkach:
- w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii;
- w okresie 3 miesięcy po odwołaniu stanów, o których mowa powyżej;
- w okresie, w którym z powodu siły wyższej zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe.
Wydając takie polecenie pracodawca zawsze będzie musiał uzyskać oświadczenie pracownika o posiadaniu przez niego warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy w tej formie. Analogiczne rozwiązanie przewidziane jest aktualnie w specustawie. Projekt wykracza jednak poza tę regulację przewidując, że jeśli pracownik poinformuje pracodawcę o zmianie warunków lokalowych i technicznych, uniemożliwiającej wykonywanie pracy zdalnej, ten będzie musiał cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej. Niewątpliwie dużym ułatwieniem dla stosowania pracy zdalnej jest projektowana zmiana formy składanych przez obie strony stosunku pracy wniosków i oświadczeń. Dotychczas przepisy Kodeksu pracy przewidywały dla nich wyłącznie formę pisemną (czyli dokumentu z własnoręcznym podpisem stron). Nowelizacja zamiast tego przewiduje formę papierową lub elektroniczną.
Ciekawym rozwiązaniem przewidzianym w nowelizacji jest także tzw. okazjonalna praca zdalna. Na wniosek pracownika praca zdalna będzie mogła być wykonywana w wymiarze do 24 dni w skali roku kalendarzowego. A jako że ma to być rozwiązanie jedynie okazjonalne, nie będzie wiązało się z obowiązkiem dotrzymania jakichkolwiek warunków formalnych. Tych zaś w podstawowym wariancie pracy zdalnej nie jest mało – w tym zakresie projekt w znacznej mierze powiela aktualne rozwiązania dotyczące telepracy. Przede wszystkim – podobnie jak to ma miejsce przy telepracy – każdy pracodawca będzie musiał uregulować zasady pracy zdalnej, bądź w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, bądź w regulaminie ustalonym przez pracodawcę – jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia ze związkami zawodowymi lub gdy u pracodawcy nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa. W tym ostatnim przypadku regulamin podlegać ma konsultacji z przedstawicielami pracowników. Co więcej, pracodawca ma mieć obowiązek dostarczenia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej oraz pokrywania kosztów związanych ze zdalnym trybem pracy, o ile strony nie uregulują tych kwestii odmiennie między sobą. Jako koszty pracownika w takim przypadku projekt wymienia nie tylko koszty energii elektrycznej oraz dostępu do łączy telekomunikacyjnych, ale także koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy w trybie zdalnym. Na pracodawcy będzie też spoczywał obowiązek zapewnienia pracownikowi pomocy technicznej i niezbędnych szkoleń w zakresie obsługi narzędzi pracy koniecznych do wykonywania pracy w tej formie.
Podobnie jak ma to miejsce aktualnie przy telepracy oraz pracy zdalnej, strony będą mogły ustalić, że za zapłatą ekwiwalentu przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik będzie korzystał z własnych materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych. Ekwiwalent może być zastąpiony wypłatą ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną. W projekcie wprost przy tym wskazano, że takie świadczenia nie stanowią przychodu pracownika w rozumieniu ustawy PIT. Projekt nowelizacji powiela aktualne regulacje telepracy w zakresie prawa pracownika zdalnego do przebywania na terenie zakładu pracy na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników, czy zakazu dyskryminacji pracownika wykonującego pracę zdalną. Zakłada też obowiązek pracodawcy do określenia zasad ochrony danych przekazywanych pracownikowi wykonującemu pracę zdalną oraz przeprowadzenia, w miarę potrzeb, instruktażu i szkolenia. Pracownik będzie zobowiązany potwierdzić zapoznanie się z zasadami ochrony danych i ich przestrzegać.
W zakresie szkoleń bhp projekt nowelizacji przewiduje, że dla stanowisk administracyjno-biurowych wstępne szkolenie bhp w całości będzie mogło się odbywać za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. To nie jedyne szczególne postanowienia dotyczące bhp w miejscu pracy. Projekt zakłada, że ocena ryzyka zawodowego, którą pracodawca musi sporządzić przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania pracy zdalnej, musi uwzględniać wpływ tej pracy na wzrok, układ mięśniowy i szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne tej pracy. Na podstawie tej oceny opracowana ma zostać informacja zawierająca zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej, czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej oraz zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenia dla życia lub zdrowia ludzkiego. Pracownik zaś nie tylko ma potwierdzać zapoznanie się tak z oceną, jak i opracowaną na jej podstawie informacją, ale także potwierdzić w złożonym oświadczeniu, że stanowisko pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki pracy.
Projektowane zmiany do kodeksu pracy uwzględniają także specyfikę pracy zdalnej w postępowaniu powypadkowym w razie wypadku przy pracy zdalnej. Po zgłoszeniu wypadku zespół powypadkowy dokonuje oględzin miejsca wypadku w terminie uzgodnionym przez pracownika albo jego domownika. Możliwe będzie także odstąpienie od dokonywania oględzin miejsca wypadku przy pracy zdalnej, jeżeli zespół powypadkowy uzna, że okoliczności i przyczyny wypadku nie budzą jego wątpliwości. Zastrzegając, że projektowana regulacja może podlegać dalszym zmianom należy zauważyć, że pozwala ona na większą niż w przypadku telepracy elastyczność w stosowaniu tej formy wykonywania pracy. Popularność pracy zdalnej w okresie pandemii pokazuje, że było to rozwiązanie oczekiwane rzez strony stosunku pracy, a jej stosowanie – zwłaszcza w formie hybrydowej – jest atrakcyjne nie tylko ze względów sanitarnych.
Autorzy:
dr Iwona Więckiewicz-Szabłowska, radca prawny, Chudzik i Wspólnicy Radcowie Prawni
Agnieszka Kunikowska, adwokat, Chudzik i Wspólnicy Radcowie Prawni
