Działalność Centrów Usług Wspólnych dla instytucji finansowych - aspekty regulacyjne

Wiele centrów usług wspólnych w Polsce działa w ramach grup kapitałowych, do których należą różnego typu instytucje finansowe, podlegające ścisłym regulacjom i nadzorowi. Jakie szczególne kwestie regulacyjne należy brać pod uwagę przy tworzeniu i zarządzaniu takimi centrami?

FORMA PRAWNA DZIAŁALNOŚCI

Pytanie to należy sobie zadać już na etapie wyboru formy prawnej, w jakiej działać będzie dane centrum usług wspólnych. W praktyce często pojawia się pokusa, aby centrum usług wspólnych (CUW) utworzyć jako oddział którejś z istniejących już instytucji finansowych*, działających w grupie, mających siedzibę w jednym z państw unijnych, korzystając w tej sytuacji z przewidzianego prawem Unii Europejskiej mechanizmu tzw. paszportowania. Umożliwia on wielu rodzajom instytucji finansowych działających w UE rozszerzenie działalności na inny kraj unijny poprzez założenie w nim oddziału. Wiąże się to ze stosunkowo niewielkimi formalnościami i kosztami, a także brakiem konieczności tworzenia nowego podmiotu, jako że oddział nie posiada odrębnej osobowości prawnej i stanowi jedynie wydzieloną część działalności instytucji macierzystej.

W większości wypadków oddział nie jest jednak najwłaściwszą formą funkcjonowania CUW. Trzeba bowiem mieć na względzie, że zagraniczny przedsiębiorca może w ramach oddziału wykonywać działalność gospodarczą wyłącznie w zakresie, w jakim prowadzi tę działalność za granicą. Jeżeli więc przedsiębiorcą zagranicznym jest np. bank lub towarzystwo ubezpieczeń, może on w Polsce otworzyć oddział wyłącznie w celu prowadzenia działalności bankowej lub, odpowiednio – ubezpieczeniowej, i to tylko w zakresie, w jakim ją prowadzi w swoim państwie macierzystym.

Co do zasady, typowa działalność centrum usług wspólnych (a więc usług w zakresie IT, księgowości, HR, itp.) nie należy do zakresu działalności gospodarczej, którą dla podmiotów trzecich (nawet z tej samej grupy kapitałowej) może świadczyć bank, towarzystwo ubezpieczeń, firma inwestycyjna czy inny podobny regulowany podmiot, gdyż dopuszczalny zakres działalności tego rodzaju podmiotów jest zazwyczaj, zarówno w Polsce, jak i w innych krajach, ściśle ograniczony do określonego rodzaju usług finansowych i pokrewnych. Zgłaszając organom nadzorczym zamiar rozpoczęcia prowadzenia działalności w Polsce poprzez oddział, zagraniczna instytucja musi wskazać, które z tych usług zamierza świadczyć w Polsce – i tylko w tym zakresie oddział będzie mógł prowadzić działalność. Świadczenie np. usług IT dla innych podmiotów z grupy kapitałowej w tym zakresie usług nie powinno się znaleźć.

Podsumowując, najwłaściwszą formą prowadzenia w Polsce działalności przez centrum usług wspólnych należące do grupy instytucji finansowych, wydaje się utworzona w Polsce spółka zależna. Otwarcie w tym celu polskiego oddziału zazwyczaj nie będzie dobrym pomysłem.

ŁĄCZENIE DZIAŁALNOŚCI FINANSOWEJ I CENTRUM USŁUG WSPÓLNYCH W JEDNYM PODMIOCIE

Nie każda jednak spółka działająca w Polsce nadaje się do prowadzenia centrum usług wspólnych. Jeśli dana grupa finansowa posiada już w Polsce spółkę zależną prowadzącą działalność regulowaną, pojawia się czasami pomysł, aby działalność centrum usług wspólnych ulokować w tej spółce. W przypadku niektórych rodzajów podmiotów (np. banków czy towarzystw ubezpieczeń) nie jest to w zasadzie możliwe, gdyż zakres dopuszczalnej prawnie działalności tych podmiotów jest ściśle zdefiniowany i nie należą do niego typowe czynności wykonywane przez centra usług wspólnych. Już jednak niektóre inne rodzaje regulowanych instytucji finansowych (np. instytucje pożyczkowe) nie doznają tego typu ograniczeń i formalnie nie ma przeszkód, aby oprócz swojej działalności w zakresie usług finansowych prowadziły także działalność jako centrum usług wspólnych dla swojej grupy kapitałowej.

Jednak i takie rozwiązanie może się w praktyce okazać wysoce kłopotliwe. Trzeba bowiem pamiętać, że instytucje pożyczkowe mają status tzw. instytucji obowiązanych, w rozumieniu przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Oznacza to w szczególności, że ciąży na nich szereg obowiązków z zakresu tzw. KYC (ang. Know Your Customer), a więc identyfikacji i weryfikacji tożsamości klienta i jego beneficjenta rzeczywistego. Jest kwestią dyskusyjną, czy obowiązki te mają zastosowanie do działalności instytucji obowiązanych, innej niż działalność regulowana (a więc np. do działalności w zakresie centrum usług wspólnych realizowanej przez instytucję pożyczkową), jednak niestety obecnie brak jest wyraźnych podstaw do odrębnego traktowania działalności nieregulowanej instytucji obowiązanych w zakresie obowiązków związanych z AML i należy uznać, że wymogi te stosuje się do wszystkich relacji instytucji obowiązanej z klientami. Sytuacja taka może niepotrzebnie utrudnić działalność prowadzoną przez instytucję obowiązaną w zakresie centrum usług wspólnych.

W konsekwencji, w większości wypadków najbardziej wskazanym rozwiązaniem będzie umieszczenie działalności centrum usług wspólnych w odrębnej, przeznaczonej wyłącznie dla celów tej działalności spółce.

OUTSOURCING CZYNNOŚCI PRZEZ INSTYTUCJE FINANSOWE

Kolejnym zagadnieniem o fundamentalnym znaczeniu dla prawidłowego ustrukturyzowania oraz zgodnego z prawem prowadzenia działalności centrum usług wspólnych, świadczącego usługi dla grupy instytucji finansowych, są regulacje dotyczące outsourcingu, które w przypadku instytucji finansowych bywają bardzo rygorystyczne. Co istotne, gdy centrum usług wspólnych świadczy usługi dla instytucji finansowych nieprowadzących działalności w Polsce, istotne w tym względzie będą przede wszystkim regulacje obowiązujące w ich państwach macierzystych, nie zaś w naszym kraju. Jest to element mogący niewątpliwie komplikować działalność polskiego centrum usług wspólnych, gdyż działając jednocześnie dla regulowanych instytucji finansowych z różnych państw, polskie centrum usług wspólnych będzie musiało w swojej działalności mieć na względzie przepisy dotyczące outsourcingu obowiązujące w każdym z tych państw.

Oczywiście największy ciężar związany z koniecznością przestrzegania tych przepisów będą ponosić same instytucje finansowe korzystające z usług polskiej spółki, jednak przepisy te będą także bardzo często miały wpływ na działalność samego centrum usług wspólnych, np. w postaci konieczności: (i) zapewnienia odpowiedniego poziomu wykształcenia, doświadczenia i kwalifikacji osób zarządzających centrum usług wspólnych; (ii) posiadania planów działania zapewniających ciągłe i niezakłócone prowadzenie działalności w zakresie objętym umową łączącą centrum usług wspólnych z daną instytucją finansową; czy też (iii) zapewnienia możliwości przeprowadzania w centrum usług wspólnych kontroli prawidłowości wykonywania umowy, zarówno przez samą instytucję finansową, na rzecz której centrum usług wspólnych świadczy usługi, jak i potencjalnie przez władze nadzorcze jej państwa macierzystego. W przypadku, gdy dane centrum usług wspólnych świadczy usługi na rzecz regulowanych podmiotów sektora finansowego z różnych krajów, może to prowadzić do istotnego skomplikowania aspektów regulacyjnych jego działalności.

Polskie przepisy dotyczące outsourcingu czynności przez instytucje finansowe mogą także znaleźć zastosowanie, gdy usługi centrum usług wspólnych świadczone są na rzecz instytucji z siedzibą w Polsce, a także, w pewnym zakresie, gdy świadczone są na rzecz instytucji zagranicznych prowadzących w Polsce działalność w formie oddziału.

Warto także mieć na względzie, że ograniczenia prawne w zakresie outsourcingu nie dotyczą tylko samych instytucji finansowych, takich jak banki, towarzystwa ubezpieczeń czy firmy inwestycyjne, ale także niektórych podmiotów świadczących regulowane usługi pośrednictwa finansowego. Dla przykładu, powierzanie wykonywania określonych czynności przez brokerów ubezpieczeniowych w Polsce podlega znaczącym ograniczeniom – mogą oni stosować outsourcing wyłącznie w zakresie czynności wymagającej specjalistycznej wiedzy, innej niż wiedza na temat ubezpieczeń i pośrednictwa ubezpieczeniowego.

Podsumowując, działalność centrum usług wspólnych w ramach grupy finansowej podlega różnorakim ograniczeniom związanym z regulowanym charakterem działalności podmiotów w takiej grupie. Przy tworzeniu i zarządzaniu takimi centrami trzeba się więc liczyć z licznymi regulacjami, często mającymi swe źródło w różnych systemach prawnych.

* Termin ten będzie używany w tym artykule w potocznym, szerokim znaczeniu.

Autor: Konrad Werner, radca prawny, ekspert w zakresie zagadnień regulacyjnych dla sektora finansowego, Noerr