HOME OFFICE - JAK BEZPIECZNIE UREGULOWAĆ PRACĘ Z DOMU?

W zależności od okoliczności, praca z domu może być wykonywana w trybie formalnej telepracy albo tzw. „home office”, który nie jest uregulowany w przepisach. Pracodawcy często starają się uniknąć telepracy twierdząc, że wymaga zbyt wiele formalności. Jednak od niedawna jej wprowadzenie jest znacznie prostsze.

Możliwość pracy z domu, na stałe lubczęściowo, jest już standardem u wielu pracodawców w Polsce. Pracownicy cenią ją sobie, bowiem pozwala im łączyć pracę zawodową z życiem prywatnym (np. opieką nad dzieckiem), a także oszczędzić czas i wydatki na codzienne podróże do biura. Z kolei pracodawcy mogą zaoszczędzić poprzez zmniejszenie swojej powierzchni biurowej. Mają także możliwość zatrudnienia specjalistów mieszkających daleko od siedziby firmy. Ale kluczowe wydaje się wyjście naprzeciw oczekiwaniom zatrudnionych na konkurencyjnym rynku pracy.

PRACA ZDALNA W PRZEPISACH

Praca poza firmą może odbywać się jako formalna telepraca, na zasadach wynikających z kodeksu pracy. Zgodnie z definicją, jest to praca wykonywana regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, za pomocą których pracownik przekazuje wyniki swojej pracy. Zatem wprowadzenie telepracy jest obowiązkowe, jeśli podwładny pracuje zdalnie regularnie, a do tego przekazuje przełożonym efekty swojej pracy drogą elektroniczną.

Natomiast inne formy pracy zdalnej (tzw. home office) są dopuszczalne jeśli taka praca jest wykonywana okazjonalnie bądź jej wyniki są przekazywane w inny sposób niż drogą elektroniczną. Taka praca zdalna nie jest uregulowana w przepisach, zatem daje firmom większą elastyczność. W praktyce, pracodawcy tworzą czasem wewnętrzne regulaminy pracy zdalnej lub wprowadzają odpowiednie postanowienia do regulaminu pracy. Jednak, w zależności od okoliczności, jej stosowanie może wiązać się z ryzykiem jej zakwestionowania przez Państwową Inspekcję Pracy lub samych pracowników.

W każdym przypadku pracodawcy muszą pamiętać, aby nie dyskryminować osób wykonujących pracę z domu względem pracowników pracujących w biurze. Dodatkowo, przepisy o telepracy wskazują wprost, że telepracownikowi należy umożliwić przebywanie w firmie i korzystanie z działalności socjalnej pracodawcy.

TELEPRACA NA NOWO

Dotychczas pracodawcy zwykle starali się unikać formalnej telepracy. Procedura jej wprowadzania była bowiem dość skomplikowana i czasochłonna. Przede wszystkim wymagało to zawarcia szczegółowego porozumienia ze związkami zawodowymi działającymi u pracodawcy. Jeśli w firmie nie działały związki, to konieczne było przeprowadzenie wyborów przedstawicieli pracowników, a następnie skonsultowanie z nimi treści regulaminu telepracy. Porozumienie albo regulamin telepracy muszą określać szczegółowe zasady dotyczące sprzętu do pracy, jego serwisowania, ubezpieczenia,
itd. Powyższe procedury były obowiązkowe nawet jeśli telepracą mieli być objęci tylko pojedynczy pracownicy.

W czerwcu 2018 r. doszło do istotnych zmian w prawie. Pracodawcy mogą teraz
stosować telepracę bez konieczności zawarcia specjalnego porozumienia lub wydania regulaminu. Wystarczy wniosek pracownika złożony w formie papierowej lub elektronicznej oraz aneks do umowy o pracę. Szczegółowe kwestie należy uregulować bezpośrednio w umowie z pracownikiem. Dotyczy to w szczególności sposobu wykonywania pracy, przesyłania jej wyników, narzędzi pracy, zasad zachowania poufności i przestrzegania BHP oraz raportowania czasu pracy lub nieobecności.

KONTROLA CZASU PRACY

Wspomniana nowelizacja przepisów nie rozwiązała natomiast innych częstych problemów pracodawców związanych ze stosowaniem pracy zdalnej. Firmy wskazują bowiem, że istotnym wyzwaniem jest dla nich skuteczna kontrola godzin pracy i efektywności podwładnego. Przepisy o telepracy pozwalają na kontrolę czasu pracy telepracownika. W tym celu firmy stosują różne metody. Niektóre opierają się na dobrowolnym raportowaniu przez pracownika jego godzin pracy. Natomiast inne na monitorowaniu jego aktywności poprzez rejestrację czasu kiedy jest zalogowany w systemie, obliczaniu liczby ruchów myszką czy liczby wprowadzonych znaków na klawiaturze. Jednak tego typu narzędzia muszą być stosowane z ostrożnością, aby nie naruszyć przepisów o ochronie danych osobowych i prywatności zatrudnionych.

ZAPEWNIENIE BEZPIECZEŃSTWA I POUFNOŚCI

Firmy obawiają się także o większe ryzyko naruszeń zasad BHP oraz wycieku informacji poufnych w domu pracownika. Zgodnie z przepisami, pracodawca ma obowiązek zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy także osobom wykonujących zadania poza
firmą. Dlatego ma także prawo kontrolować telepracownika w miejscu wykonywania pracy. Jeśli praca jest wykonywana w domu, to taka kontrola wymaga każdorazowo zgody podwładnego. Warto uregulować szczegółowe zasady kontroli w umowie z pracownikiem. Ponadto, aby zmniejszyć ryzyko ewentualnej odpowiedzialności prawnej, należy zapewnić mu regularne szkolenia i udostępniać mu
pełne informacje o zasadach BHP i czynnikach ryzyka. Istotne jest także przestrzeganie procedur mających na celu zapewnienie, że sprzęt wykorzystywany do pracy spełnia wymogi BHP.

W celu ochrony danych firmy powinny wprowadzić odpowiednie mechanizmy techniczne oraz prawne. Mogą określić szczegółowe zasady poufności, takie jak zasady korzystania z Internetu i z zewnętrznych nośników pamięci. Może to dotyczyć także zasad zapewnienia fizycznego bezpieczeństwa sprzętu oraz zabezpieczenia sprzętu hasłem. Dodatkowo, warto przeprowadzić szczegółowy instruktaż i regularne szkolenia dla pracowników w tym zakresie.

Autorzy:
Michal Lisawa, LL.M.
Katarzyna Oleksik