Jak przygotować firmę na urlop księgowego?
“Przepraszamy za opóźnienie. Przelewy zrealizujemy po powrocie księgowej z urlopu”. Brzmi znajomo? Kiedy księgowy planuje udać się na zasłużony urlop, firma stoi przed wyzwaniem związanym nie tylko ze zorganizowaniem zastępstwa, ale także z utrzymaniem płynności w zakresie obsługi księgowości. Nowoczesne technologie stają się brakującym ogniwem w radzeniu sobie z tymi problemami. Wyjaśniamy, jak przygotować firmę na tę sytuację.
Niezastąpiony jak… księgowy. Sposób na spokojny urlop
W działach księgowych firm, które nadal korzystają z papierowej formy dokumentów, rola księgowego jest niezastąpiona. Jest on nierzadko jedyną osobą, która zna precyzyjną lokalizację poszczególnych dokumentów i wie, w którym segregatorze znajduje się najnowsza faktura.
Aby księgowy mógł cieszyć się udanym, co najmniej 14-dniowym odpoczynkiem, niezbędne jest staranne przygotowanie firmy na jego nieobecność. Tradycyjne rozwiązania oparte na dokumentach papierowych wymagają szczególnej organizacji, która pozwoli uniknąć chaosu podczas urlopu. Jednak to właśnie w takich momentach pomocne stają się nowoczesne narzędzia.
Rozwiązania cyfrowe nie tylko eliminują konieczność fizycznego przeszukiwania dokumentów, lecz także umożliwiają łatwy dostęp do plików z dowolnego miejsca. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na błyskawiczne odnalezienie potrzebnych informacji, nawet w przypadku, gdy księgowy nie jest dostępny. To z kolei przekłada się na spokojniejszy odpoczynek, bez uciążliwych telefonów z pytaniami od zastępców – tłumaczy Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.
Sezon urlopowy w księgowości. Zastępstwa i utrzymanie płynności operacyjnej
Przygotowanie zastępstwa dla księgowego wymaga strategicznego podejścia. Zanim specjalista opuści firmę na czas urlopu, warto przemyśleć procesy księgowe i zidentyfikować obszary, które będą wymagały szczególnej uwagi w okresie jego nieobecności. Dobra organizacja i dokumentacja pracy to klucz do sukcesu i sprawnego działania przedsiębiorstwa w takim momencie.
Nowa funkcja “zastępstwa” w naszej aplikacji pozwala użytkownikom uniknąć gromadzenia się pracy podczas urlopu. Dzięki niej można łatwo wyznaczyć osobę zastępującą do obsługi dokumentów podczas nieobecności. Zastępstwa są elastyczne, można je dostosować do różnych parametrów, a administrator, osoba nieobecna i przełożony mają kontrolę nad procesem. Funkcja ta skupia się głównie na dokumentach, a śledzenie historii edycji dodatkowo zwiększa przejrzystość procesu. Celem tej funkcji jest zapewnienie płynności procesów księgowych oraz ułatwienie specjalistom powrotu do pracy po urlopie, a także ograniczenie liczby dokumentów wymagających ich uwagi – wyjaśnia Krzysztof Wojtas z SaldeoSMART.
E-archiwum. Koniec z przeszukiwaniem segregatorów!
Wprowadzenie e-archiwum to eliminacja problemu przeszukiwania papierowych dokumentów w stertach segregatorów. Dzięki niemu wszystko jest przechowywane w formie elektronicznej, co pozwala na błyskawiczne odnalezienie potrzebnych informacji poprzez proste wyszukiwanie. Ponadto e-archiwum gwarantuje optymalne wykorzystanie przestrzeni, eliminuje bowiem konieczność przechowywania dużej ilości dokumentów w formie fizycznej. To rozwiązanie nie tylko zwiększa efektywność, ale także wpływa na oszczędność miejsca i redukcję kosztów związanych z tradycyjnym archiwizowaniem. Dodatkowo daje kontrolę dostępu do dokumentów, co zwiększa bezpieczeństwo informacji.
Współczesne narzędzia cyfrowe integrują różne funkcje księgowe w jednym miejscu. To przyczynia się do skutecznego zarządzania dokumentacją, fakturami i sprawami finansowymi. Dzięki temu nawet nowy pracownik może łatwo odnaleźć się w złożonych procesach księgowych, co minimalizuje czas potrzebny na adaptację – dodaje Krzysztof Wojtas z SaldeoSMART.
Automatyczne rozliczanie transakcji
Księgowi to często jedyne osoby, które mają dostęp do firmowego konta bankowego. Gdy pójdą na urlop, nikt z zespołu nie może zalogować się na konto, aby pobrać transakcje i je rozliczyć. To może oznaczać opóźnienia w procesie księgowania dokumentów.
Nowoczesne narzędzia pozwalają na połączenie systemu wspierającego pracę księgowych z rachunkiem bankowym i automatyczne pobieranie listy transakcji oraz rozliczanie ich jednym kliknięciem. To nie tylko umożliwia płynne zarządzanie dokumentami w czasie nieobecności księgowego, ale też wyraźnie skraca czas, który zastępcy muszą poświęcić na prace wykonywane za odpoczywającego współpracownika.
Udostępniliśmy taką funkcję w SaldeoSMART z myślą o firmach i biurach rachunkowych. Lista transakcji jest dostępna na każdym koncie, które ma przypisane odpowiednie uprawniania. Co dzięki niej zyskujemy? Szybki przepływ informacji, także między księgowością a administracją, bieżący i stały dostęp do danych na temat transakcji, sprawną identyfikację faktur oraz windykację zaległych płatności, a także łatwiejsze rozpoznawanie podejrzanych przelewów – wyjaśnia Krzysztof Wojtas.
EOD – efektywnie nawet w rozproszonym środowisku
Co szczególnie ważne w dzisiejszych czasach – elektroniczny obieg dokumentów wspiera także pracę w rozproszonym środowisku. Zatem niezależnie od tego, w ilu lokalizacjach znajdują się na co dzień pracownicy firmy, czy korzystają z home office, czy też przebywają w delegacji – zawsze mają dostęp do niezbędnych im plików i danych. Mogą weryfikować, opisywać i akceptować dokumenty bez żadnych przeszkód. Procesowanie umów, faktur i rachunków przebiega zatem w sposób niezakłócony, bez względu na okoliczności. Ani miejsce pracy, ani urlop księgowego nie mają na ten proces negatywnego wpływu.
Przygotowanie firmy na urlop księgowego to nie tylko zadanie logistyczne, ale także strategia minimalizacji ryzyka operacyjnego. Wykorzystanie nowoczesnych narzędzi pozwala na zachowanie płynności operacyjnej oraz ułatwia procesy związane z ustaleniem i zrealizowaniem zastępstwa. Dla przedsiębiorców, którzy zdają sobie sprawę z ważnej roli księgowości w funkcjonowaniu firmy, inwestycja w nowoczesne technologie staje się kluczowym elementem skutecznej strategii zarządzania zespołem i finansami
SaldeoSMART
