Jak skutecznie chronić tajemnicę przedsiębiorstwa? – pracowniczy zakaz konkurencji i obowiązek poufności

Nie trzeba nikomu tłumaczyć, jak dużą wartość dla każdego przedsiębiorcy mają informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa. Zazwyczaj obejmują one m.in. zasady organizacji i funkcjonowania przedsiębiorstwa, jego plany handlowe czy marketingowe, dane kontrahentów (w tym w szczególności dostawców oraz klientów) czy informacje o sytuacji prawnej i gospodarczej. Dostęp do wszystkich tych informacji – choć w różnym zakresie – mają pracownicy danego przedsiębiorcy w związku ze świadczeniem pracy. Dlatego tak istotne jest zabezpieczenie przedsiębiorcy przed ujawnieniem informacji właśnie przez pracowników.

W okresie trwania stosunku pracy pracowniczy obowiązek poufności wyprowadza się z art. 100 § 2 pkt 4 k.p., tj. z obowiązku dbania o dobro zakładu pracy. Zgodnie z treścią tego przepisu pracownik ma dbać o dobro zakładu pracy, chronić jego mienie oraz zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Warto nadmienić, że obowiązki wymienione w art. 100 k.p. uznaje się za tzw. podstawowe obowiązki pracownicze, a ich zawinione naruszenie przez pracownika może skutkować rozwiązaniem stosunku pracy na podstawie art. 52 § 1 pkt. 1 k.p. Wydawać by się zatem mogło, że nie ma potrzeby dodatkowego regulowania tej kwestii w przepisach wewnątrzzakładowych (np. regulaminie pracy) albo umowach zawieranych z pracownikiem. Pomimo tego, w mojej ocenie wskazanie pracownikowi, że jest zobowiązany do powstrzymania się od ujawniania informacji dotyczących tajemnicy przedsiębiorstwa, a także wskazanie, co ta tajemnica obejmuje i jakie mogą być konsekwencje jej naruszenia, ma nie tylko walor edukacyjny. Pozwala także uniknąć ryzyka zwolnienia od odpowiedzialności pracownika, który twierdziłby przykładowo, że nie miał świadomości tego, że określone informacje są objęte tajemnicą i jaką wartość mają one dla pracodawcy.

Zawieranie umów o poufności czy dodawanie klauzul regulujących tę kwestię do umowy o pracę ma nadto duże znaczenie dla okresu po ustaniu stosunku pracy. Wiedza pracownika o tajemnicach przedsiębiorstwa ma bowiem określoną wartość także po rozwiązaniu umowy – często nawet przez kilka lat. Warto przy tym zaznaczyć, że naruszenie przez byłego pracownika obowiązku poufności po ustaniu stosunku pracy może być opatrzone rygorem zapłaty kary umownej (w przeciwieństwie do naruszenia tego rodzaju w czasie trwania umowy o pracę). To ważne także dlatego, że mimo często dużej wartości informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, w przypadku ich ujawnienia wykazanie przez przedsiębiorcę wysokości szkody jest trudne – bo nie jest łatwo udowodnić, że ewentualna strata kontraktu czy klienta jest skutkiem wyłącznie ujawnienia informacji przez byłego pracownika.

Opisany powyżej obowiązek poufności nie jest równoznaczny z zakazem konkurencji, tj. zakazem prowadzenia przez pracownika działalności konkurencyjnej lub uczestniczenia w działalności tego rodzaju prowadzonej przez inne podmioty. Zakaz konkurencji zawsze ogranicza swobodę zatrudnienia pracownika, dlatego jego skuteczne wprowadzenie wymaga zachowania warunków formalnych – tego zakazu nie da się wyprowadzić z ogólnego obowiązku dbałości o dobro zakładu pracy.

Stosownie do regulacji kodeksu pracy (art. 1001-1004 k.p.) zakaz konkurencji wprowadza się w drodze pisemnej umowy zawieranej z pracownikiem. Nie wystarczy zatem ujęcie tej kwestii w regulaminie pracy lub innym akcie wewnątrzzakładowym. Niedochowanie formy pisemnej skutkuje nieważnością umowy o zakazie konkurencji. Warto zatem zauważyć, że forma pisemna polega na opatrzeniu umowy własnoręcznym podpisem przez obie strony.

Kodeks pracy odrębnie reguluje zakaz konkurencji w czasie trwania stosunku pracy oraz po jego ustaniu. Umowę wprowadzającą zakaz w czasie trwania stosunku pracy można zawrzeć z każdym pracownikiem i nie wymaga ona zastrzeżenia odrębnej odpłatności za ograniczenie możliwości zarobkowych pracownika. Kluczowe jest w niej określenie, co stanowi działalność konkurencyjną wobec pracodawcy, musi być to bowiem dla pracownika jasne. Określenie to następuje z jednej strony poprzez wymienienie – zazwyczaj przykładowe – aktywności, jakich pracownik nie może podejmować (np. czynności podejmowane na własny rachunek w ramach jednoosobowej działalności, zatrudnienie pracownicze, zatrudnienie na podstawie umowy cywilnoprawnej czy uczestnictwo w innych podmiotach jako wspólnik, członek organu lub pełnomocnik). Dodatkowo należy zdefiniować rodzaj działalności, jaki jest konkurencyjny wobec pracodawcy.

Co do zasady za konkurencyjną nie można uznać działalności określonej kodami PKD ujawnionymi w KRS lub CEiDG, bowiem przedsiębiorcy często wskazują kody znacznie szersze niż faktycznie prowadzona działalność. Zakaz konkurencji może zaś obejmować jedynie działalność faktycznie realizowaną przez pracodawcę oraz działalność planowaną, o której pracownik wie. Działalność pracownika może być uznana za konkurencyjną, jeśli podejmowane przez niego czynności pokrywają się, przynajmniej częściowo, z zakresem działalności pracodawcy. Może to przykładowo dotyczyć produkcji towarów lub świadczenia usług tego samego rodzaju, lub takich, które mogą je zastąpić (o charakterze substytucyjnym).

Umowa powinna określać nie tylko rodzaje działalności zakazanej dla pracownika, ale także terytorium objęte tym zakazem. Powinno być ono określone w sposób korespondujący z działalnością pracodawcy – faktyczną lub planowaną (o ile plany te są pracownikowi znane).

Naruszenie przez pracownika zakazu konkurencji w czasie trwania stosunku pracy może skutkować odpowiedzialnością odszkodowawczą pracownika. Nie można jednak zastrzec w sposób ważny kary umownej. Jeśli naruszenie zakazu ma charakter zawiniony, może być także przyczyną rozwiązania umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia. Należy jednak poinformować wcześniej pracownika (np. w samej umowie o zakazie konkurencji), że powstrzymanie się od działalności konkurencyjnej stanowi jeden z jego podstawowych obowiązków, a jego naruszenie może mieć taki właśnie skutek.

Warto w tym miejscu zauważyć, że odmowa podpisania przez pracownika umowy o zakazie konkurencji w czasie trwania stosunku pracy może stanowić przyczynę wypowiedzenia umowy o pracę na czas nieokreślony.

W przeciwieństwie do omówionego powyżej zakazu konkurencji w czasie trwania stosunku pracy, zakaz po ustaniu tego stosunku może być zawarty tylko z pracownikiem, który ma dostęp do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. O tym, czy pracownik ma dostęp do szczególnie ważnych informacji, decyduje pracodawca – co do zasady pracownik nie może twierdzić, że nie ma dostępu do takich informacji, dlatego zakaz go nie obowiązuje.

Ponadto zakaz konkurencji po ustaniu stosunku pracy wiąże się z koniecznością wypłaty byłemu pracownikowi odszkodowania przez okres objęty zakazem. Strony mogą określić wysokość odszkodowania w sposób dowolny, jednak nie może być ono niższe niż 25% wynagrodzenia otrzymanego przez pracownika przed ustaniem stosunku pracy przez okres odpowiadający okresowi obowiązywania zakazu konkurencji. Cel tego odszkodowania jest jasny: ma ono zrekompensować pracownikowi niższe zarobki wynikające z tego, że po zakończeniu stosunku pracy nie może podejmować aktywności zarobkowych w obszarze, który jest mu najbardziej znany i w którym miałby największe szanse na znalezienie kolejnego zatrudnienia W tym miejscu warto zaznaczyć, że obowiązywanie zakazu konkurencji oraz związany z nim obowiązek wypłaty odszkodowania są niezależne od sposobu zakończenia stosunku pracy, a także od tego, czy pracownik faktycznie po ustaniu pracy znalazł pracę gorzej płatną. Samo odszkodowanie może być wypłacone jednorazowo lub ratalnie.

W praktyce najczęściej stosowana jest ta druga opcja. W umowie zawieranej z pracownikiem można przy tym zastrzec, że płatność raty odszkodowania uzależniona zostanie każdorazowo od złożenia przez pracownika oświadczenia, że faktycznie powstrzymuje się on od prowadzenia działalności konkurencyjnej wobec byłego pracodawcy.

Umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy musi także określać termin obowiązywania zakazu. Nie można w sposób ważny zawrzeć takiej umowy na czas nieokreślony. Kodeks pracy przewiduje, że zakaz konkurencji po ustaniu stosunku pracy przestaje obowiązywać przed upływem terminu, na jaki została zawarta umowa o zakazie konkurencji w razie ustania przyczyn uzasadniających taki zakaz lub w razie niewywiązywania się pracodawcy z obowiązku wypłaty odszkodowania.

Warto także w treści samej umowy przewidzieć opcję jej wypowiedzenia dla pracodawcy, aby mógł on jednostronnie zdecydować o zakończeniu obowiązywania zakazu w sytuacji, gdy powstrzymywanie się przez byłego pracownika od działalności konkurencyjnej przestanie mieć dla przedsiębiorcy znaczenie. Bez wprowadzenia takiej klauzuli do umowy o zakazie konkurencji jest ona w zasadzie nierozwiązywalna – chyba że obie strony w drodze porozumienia Warto także w treści samej umowy przewidzieć opcję jej wypowiedzenia dla pracodawcy, aby mógł on jednostronnie zdecydować o zakończeniu obowiązywania zakazu w sytuacji, gdy powstrzymywanie się przez byłego pracownika od działalności konkurencyjnej przestanie mieć dla przedsiębiorcy znaczenie. Bez wprowadzenia takiej klauzuli do umowy o zakazie konkurencji jest ona w zasadzie nierozwiązywalna – chyba że obie strony w drodze porozumienia.

Autor: dr Iwona Więckiewicz-Szabłowska

radca prawny, Kierownik działu Obsługi Prawnej

CHUDZIK i WSPÓLNICY Radcowie Prawni sp.p.

Artykuł pochodzi z magazynu:
FOCUS ON Business #6 September-October (5/2022)