Jak zmigrować księgi do systemu ERP – SAP S/4 HANA?
Dostawca systemu SAP ogłosił, że starsza wersja SAP ECC 6.0 będzie wspierana tylko do końca 2027r. Data ta wydaje się nadal dość odległa, ale patrząc na ilość pracy, którą należy przeznaczyć na migrację danych może okazać się, że tego czasu wcale tak dużo nie ma. Warto więc już teraz zastanowić się nad migracją do nowej wersji programu SAP S/4 HANA. Na jakie elementy zwrócić uwagę?
Migracja danych jest bardzo ważnym i jednocześnie trudnym zadaniem. Pochłania bardzo dużą ilość czasu pracy, a kluczowe może okazać się właściwe jej zaplanowanie oraz przyporządkowanie odpowiednich osób do każdego z migrowanych procesów. Mimo że we wdrożeniu biorą udział firmy wdrożeniowe to jednak niezwykle istotne jest oddelegowanie również wykwalifikowanych księgowych do tego procesu. Spełniają oni rolę zarówno osób, które analizują przedstawione przez firmę wdrożeniową rozwiązania, pilnują poprawności bilansowo-podatkowej, ale też często biorą udział w przygotowaniu danych migracyjnych.
Proces migracji można podzielić na kilka etapów:
- Wybór firmy wdrożeniowej.
- Oddelegowanie pracowników do procesu z wewnątrz organizacji.
- Spisanie procesów, które będą obsługiwane za pomocą programu.
- Przedstawienie przez firmę wdrożeniową poszczególnych rozwiązań.
- Analiza propozycji firmy wdrożeniowej przez osoby wewnątrz organizacji.
- Zgłoszenie uwag do zaproponowanych rozwiązań.
- Testy programu.
- Przygotowanie danych migracyjnych.
- Import danych na system testowy.
- Import danych na system produkcyjny.
- Kontrola zmigrowanych danych i wdrożonych rozwiązań oraz zgłoszenie ewentualnych błędów.
Warto zauważyć, że migracja do systemu SAP S/4 HANA może odbywać się zarówno ze starszej wersji programu SAP, ale też z innych programów księgowych. Wyzwaniem wtedy może okazać się przygotowanie danych migracyjnych. Często taki proces należy rozpocząć od zmapowania kont z obecnego systemu księgowego do nowych kont w SAP. W dalszej kolejności należałoby zastanowić się nad rodzajem migrowanych danych i sposobem na ich wygenerowanie z dotychczasowego systemu oraz dostosowanie ich do wytycznych w SAP.
W większości przypadków migracji podlegają:
- Bilans otwarcia poszczególnych kont księgi głównej i ksiąg pomocniczych.
- Bazy danych - dostawców i odbiorców.
- Nierozliczone pozycje na saldach dostawców i odbiorców.
- Moduł środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.
- Moduł rozliczeń międzyokresowych czynnych.
Finalnym etapem migracji jest kontrola pomigracyjna wdrożonych rozwiązań. Często mają one wpływ na kolejne procesy, które mogą przysporzyć sporych problemów w Spółce, jeśli nie zostaną prawidłowo zmigrowane. W przypadku migracji rachunków bankowych kontrahentów warto przyjrzeć się poprawności realizowanych przelewów po wdrożeniu z nowego systemu. Podobnie kwestia wygląda z migrowanymi danymi podatkowymi, ale też nowymi ustawieniami w SAP, np. faktur sprzedaży. Jedno nieprawidłowe ustawienie może skutkować masowymi błędami w Spółce.
Patrząc na ogromną ilość danych do migracji oraz kończące się wsparcie poprzedniej wersji programu SAP należy zadać sobie pytanie – czy dalsze korzystanie z programu jest dobrze zaplanowane w organizacji?
