Nagrywanie pracowników - inwigilacja czy wsparcie?

Nagrywać czy nie nagrywać? Większe poczucie bezpieczeństwa czy inwigilacja? Kwestie monitoringu wizyjnego w miejscu pracy od lat budzą kontrowersje. Z jednej strony jest to legalne narzędzie zwiększające bezpieczeństwo w miejscu pracy, z drugiej bywa odbierane jako narzędzia mające na celu inwigilację pracowników. Eksperci Seris Konsalnet próbują odpowiedzieć na trudne pytania związane z monitoringiem w pracy.

Warszawa, 25.05.2023 – Seris Konsalnet w ostatnich latach obserwuje znaczący wzrost zastosowania kamer w miejscach pracy, zarówno w Polsce, jak i na całym świecie. Technologia monitoringu staje się coraz bardziej zaawansowana i przystępna cenowo, co przyczynia się do jej rozpowszechnienia. Istnieje przynajmniej kilka powodów, dla których przedsiębiorstwa decydują się na wdrożenie systemów monitoringu:

• Poprawa efektywności: monitoring może pomóc w identyfikacji wąskich gardeł, optymalizacji procesów oraz zwiększeniu produktywności pracowników poprzez lepsze zarządzanie zasobami.
• Ograniczenie ryzyka: kamery monitorujące działają jako środek prewencyjny, odstraszając potencjalnych sprawców przestępstw, takich jak kradzieże czy wandalizm, a także redukują ryzyko oszustw czy nadużyć wewnętrznych.
• Zapewnienie zgodności z przepisami: w niektórych branżach, takich jak produkcja, logistyka czy gastronomia, monitoring może być wymagany przez przepisy prawne w celu zapewnienia zgodności z normami sanitarnymi, jakościowymi czy bezpieczeństwa.
• Ułatwienie rozwiązywania sporów: nagrania z kamer mogą stanowić obiektywny dowód w sytuacjach konfliktowych, takich jak spory między pracownikami, reklamacje klientów czy sprawy sądowe.

- Ważnym powodem, dla którego firmy instalują monitoring wizyjny, jest bezpieczeństwo pracowników - mówi Piotr Kanabus, Dyrektor Działu Handlowego Monitoring i Technika w firmie Seris Konsalnet. - Monitoring pomaga zwiększyć bezpieczeństwo pracowników poprzez obserwację potencjalnych zagrożeń, reagowanie na incydenty i monitorowanie przestrzegania przepisów BHP. W przypadku sytuacji awaryjnych nagrania mogą być pomocne służbom ratunkowych oraz w ocenie zgodności z procedurami ewakuacji.

Szereg międzynarodowych badań wskazuje wpływ monitoringu wizyjnego na wydajność i zachowania pracowników oraz korzyści związane z zastosowaniem takich systemów. Analiza przeprowadzona przez Welsha i Farringtona^[i] wykazała, że monitoring wizyjny wpływa na redukcję zachowań przestępczych w miejscach o ograniczonej dostępności nawet o 51 proc. Badanie opublikowane w National Library of Medicine^[ii] ujawniło, że zastosowanie monitoringu wpływa na wzrost bezpieczeństwa pracowników oraz służby zdrowia w szpitalach. Z kolei raport opublikowany przez European Agency for Safety and Health at Work^[iii] (EU-OSHA, 2013) wskazuje, że monitoring wizyjny poprawia nie tylko bezpieczeństwo pracowników, ale też przyczynia się do redukcji wypadków oraz zwiększenia zadowolenia z pracy.

Podstawa legalności monitoringu wizyjnego

Podstawowe regulacje prawne dotyczące monitoringu w miejscu pracy znajdują się w Kodeksie pracy, w szczególności w art. 222 § 1.

Decyzję o wprowadzeniu pracodawca co do zasady podejmuje samodzielnie. Zasady prowadzenia monitoringu powinny jednak zostać ustalone w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub w obwieszczeniu (jeżeli w danej firmie nie obowiązuje układ zbiorowy i nie ma ona obowiązku wprowadzania regulaminu). Pracodawca powinien w nich w szczególności wskazać cel, zakres i sposób zastosowania monitoringu. Stosowanie kamer ochrony w miejscu pracy musi być zgodne z zasadą proporcjonalności. Oznacza to, że zakres monitoringu powinien być ograniczony tylko do celów, dla których został wprowadzony, a czas przechowywania nagrań nie może być dłuższy niż niezbędny. Co ważne – niedozwolone jest nagrywanie dźwięku! Można nagrywać jedynie obraz.

Ważne jest również, aby pamiętać o prawie do informacji o monitoringu.

Jak informować pracowników o monitoringu?

Pracodawca jest zobowiązany poinformować pracowników o monitoringu w sposób jednoznaczny i skuteczny, nie później niż dwa tygodnie przez jego uruchomieniem. Informacja może być przekazana pracownikom e-mailowo, poprzez zamieszczenie informacji w intranecie, czy na tablicy informacyjnej. Nowo zatrudnieni pracownicy powinni otrzymać taką informację na piśmie przed dopuszczeniem do pracy.  

Dodatkowo pomieszczenia oraz teren objęty systemem kamer powinien zostać przez pracodawcę oznaczony w sposób widoczny i czytelny jeszcze przed uruchomieniem monitoringu. 

Co powinna zawierać informacja o monitoringu?

Informacje przekazane pracownikom powinny zawierać przynajmniej następujące elementy:

• Identyfikację administratora danych, czyli osoby odpowiedzialnej za przetwarzanie danych w ramach monitoringu (zazwyczaj pracodawca lub firma zewnętrzna).
• Cel monitoringu, np. ochrona mienia, zapewnienie bezpieczeństwa, poprawa wydajności.
• Zakres monitoringu, czyli obszary objęte kamerami oraz ewentualne ograniczenia w dostępie do nagrań.
• Okres przechowywania danych, czyli informacje o czasie, przez jaki nagrania będą przechowywane zgodnie z RODO lub kodeksem pracy.
• Informacje o prawach pracowników w zakresie ochrony danych osobowych, np. prawo dostępu do danych, prawo żądania sprostowania czy usunięcia danych.
• Pozostałe dane określone w art. 12 i 13 RODO.

Przestrzeganie obowiązku informowania pracowników jest kluczowe dla legalności monitoringu w miejscu pracy oraz zapewnienia poszanowania praw i prywatności pracowników. Monitoring powinien obejmować tylko te obszary, które są niezbędne do osiągnięcia celu monitoringu. Nie można stosować kamer w miejscach, gdzie pracownicy mogą mieć uzasadnione oczekiwanie prywatności, takich jak łazienki, szatnie, toalety, stołówki. Podstawową zasadą jest, że monitorowanie powinno być stosowane zawsze zgodnie z prawem oraz etyką, a także poszanowaniem godności ludzkiej.

[i] Welsh, B. C., & Farrington, D. P. (2009). Public area CCTV and crime prevention: An updated systematic review and meta-analysis. Justice Quarterly, 26(4), 716-745. https://www.tandfonline.com/doi/full/10.1080/07418820902873852

[ii] https://www.ncbi.nlm.nih.gov/pmc/articles/PMC5214512/

[iii] https://osha.europa.eu/en/publications/review-workplace-innovation-and-its-relation-occupational-safety-and-health

Seris Konsalnet